Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Документооборот: Готовые прикладные решения на платформе ESCOM.BPM

 

Бюджетирование в системе документооборота
Бюджетирование в системе документооборота

Для автоматизации процесса согласования, регистрации и контроля платежей в системе документооборота ESCOM.BPM имеется специальный процесс "Заявка на оплату". В рамках данного процесса можно согласовывать наличные и безналичные платежи, согласовывать в электронном виде оплату счётов, согласовывать выдачу наличных денег под отчёт. Предусмотрена возможность контроля лимитов по расходным статьям бюджета каждого ЦФО.

Учёт рабочего времени сотрудников
Учёт рабочего времени сотрудников

Система документооборота ESCOM.BPM содержит интегрированную подсистему учёта рабочего времени сотрудников, которая обеспечивает ведение корпоративного и персональных календарей сотрудников, а также позволяет учитывать статистику приходов и уходов. Календари используются для определения графика работы организации и персональных графиков работы сотрудников. Ведение статистики приходов и уходов, используется для учёта фактически отработанного времени. Статистика формируется на основании отметок о приходе и уходе сотрудников.

Рассылка документов в электронном виде
Рассылка документов в электронном виде

Рассылка документа предназначена для уведомления о документе пользователей системы электронного документооборота - сотрудников, получающих документ к сведению в виде копии. Предусмотрена возможность контроля за ознакомлением. Получатели должны поставить отметку об ознакомлении.

Система уведомлений и напоминаний в СЭД
Система уведомлений и напоминаний в СЭД

Интегрированная в СЭД подсистема мгновенных уведомлений и напоминаний обеспечивает оперативное информирование участников процессов документооборота о возникающих и предстоящих событиях, а так же позволяет пользователям обмениваться произвольной информацией в ходе работы. Если пользователь находится в off-line, то как только он подключится к серверу системы документооборота, то он получит все новые уведомления. Можно настроить дублирование уведомлений на e-mail сотрудника

Контроль сроков  в бизнес-процессах. Таймеры в СЭД
Контроль сроков в бизнес-процессах. Таймеры в СЭД

Для автоматизации процедур контроля сроков документов, процессов и поручений в системе документооборота ESCOM.BPM используются таймеры, которые размещаются в маршруте процесса. Таймер может быть настроен на запуск при наступлении заданного времени или иметь собственное расписание запуска. При срабатывании таймер может вызывать различные автоматизированные процедуры, отправлять уведомления, перемещать документ по маршруту, создавать новые документы и т.д.

Интеграция с системой «1С: Предприятие»
Интеграция с системой «1С: Предприятие»

Универсальные возможности интеграции ESCOM.BPM с "1С Предприятие 8.хх" обеспечивают возможность двухсторонней синхронизации справочников, а так же обмен любыми документами в режиме on-line или по заданному графику. Для интеграции используются стандартные решения (COM объекты), предоставляемые компанией "1С".

Контроль сроков исполнения поручений
Контроль сроков исполнения поручений

В системе электронного документооборота ESCOM.BPM выполняются различные автоматические процедуры для контроля сроков исполнения поручений. Ведутся журналы просроченных поручений и поручений находящихся на контроле. Исполнителям поручений доставляются в системе уведомления и напоминания. Ведётся журнал учёта переноса срока исполнения.

Создание карточек сотрудников в системе документооборота
Создание карточек сотрудников в системе документооборота

Подробная информация о работе в системе документооборота ESCOM.BPM с карточками сотрудников и карточками штатных единиц. Для чего нужны карточки сотрудников, как их создавать, как редактировать как управлять доступом.

Отчёт по исполнительской дисциплине
Отчёт по исполнительской дисциплине

В системе контроля исполнения поручении имеется специальный отчёт по исполнительской дисциплине. Этот отчёт формируется системой по данным о выполнении заданий за определённый период времени. В отчёте выводиться информация об общем количестве назначенных заданий исполнителю, количестве выполненных и не выполненных поручений. Выполняется расчёт коэффициента исполнительской дисциплины сотрудника.

Контроль исполнения поручений в подразделениях
Контроль исполнения поручений в подразделениях

Специальный отчёт "Контроль исполнения поручений в подразделениях" позволяет отбирать для визуального контроля задания, находящиеся на исполнении в подразделениях организации. Отчёт автоматически отображает количество заданий, находящихся на исполнении в подразделении.  Список заданий содержит всю необходимую информацию для контроля: текст поручения, исполнитель, дату выдачи задания, статус, срок исполнения, насколько задание просрочено или сколько осталось времени до срока исполнения.

Состояние дел - монитор руководителя
Состояние дел - монитор руководителя

Для того чтобы быстро оценить состояние дел по исполнению поручений в системе документооборота предусмотрен специальный динамический журнал - монитор руководителя. Он показывает задачи в сгруппированном по статусу виде и отображает количество задач для каждого статуса. Если руководителю нужно получить подробную информацию, то ему достаточно развернуть группу для просмотра списка заданий. Список содержит необходимую информацию о задании, но если необходимо, то руководитель может можно открыть карточку задания.

Монитор исполнения поручений
Монитор исполнения поручений

Для визуального контроля исполнения поручений в системе документооборота имеется специальный динамический отчёт "Монитор исполнения поручений". Этот отчёт позволяет отобрать контролируемые задания и вывести всю необходимую для контроля информацию: исполнителя, текст поручения, срок исполнения, сколько осталось и на сколько просрочено поручение, отчёт исполнителя.

Планирование мероприятий. Согласование проведения мероприятий.
Планирование мероприятий. Согласование проведения мероприятий.

Программа документооборота ESCOM.BPM содержит готовое решение для автоматизации процесса планирования мероприятий в организациях, а так же для электронного согласования заявок на проведение мероприятий. Предусмотрено автоматическое ведение журнала мероприятий с различными группировками: по подразделениям, срокам проведения, местам проведения и т.д. В персональные органайзеры и календари участников мероприятий автоматически заносятся записи событий по предстоящим мероприятиям, формируются напоминания, рассылаются уведомления. Завершённые процессы помещаются в электронный архив.

Заместитель в системе документооборота
Заместитель в системе документооборота

Если сотрудник отсутсвует на работе и не может обрабатывать электронные документы, то за него это в системе документооборота может сделать заместитель. У сотрудника может быть постоянный заместитель или временный, один или несколько заместителей с разграничением доступа по видам документов: например, один может согласовывать в СЭД договоры, другой рассматривать письма и обращения.

Разработка бизнес-процессов и процессов электронного документооборота
Разработка бизнес-процессов и процессов электронного документооборота

Система документооборота ESCOM.BPM начиная с редакции "Стандартная" поставляется с открытым кодом и содержит интегрированную среду визуальной разработки "Бизнес-студия", позволяющую адаптировать все имеющиеся в системе объекты (карточки, процессы, маршруты, отчёты, таблицы, формы, скрипты PHP и т.д.), а так же создавать новые. 

Безбумажный документооборот
Безбумажный документооборот

Многие внутренние документационные процессы организации могут быть переведены в электронный вид. Переход на безбумажный документооборот технически возможен, но одной из главных проблем перехода являются стереотипы и привычка работать с бумагой. Однако, поработав с системой электронного документооборота многие пользователи начинаю осознавать очень важные преимущества безбумажного документооборота. К таким преимуществам относятся возможность быстро узнать статус документ, на каком этапе обработки он находиться, кто с ним работает, когда планируется завершение работ, какие этапы пройдены и какие предстоят. Электронные документы удобно и быстро ищутся в базе данных СЭД.

Напоминания участникам процессов о сроках исполнения
Напоминания участникам процессов о сроках исполнения

Всем участникам документационных процессов в системе документооборота автоматически доставляются напоминания о сроках исполнения документов и поручений. Участникам процессов электронного согласования документов доставляются уведомления и напоминания о сроке согласования документа.

Постановка документа на контроль
Постановка документа на контроль

Контроль исполнения документов является одной из наиболее востребованных функций системы документооборота. В СЭД документы можно ставить на контроль - это приводит к автоматическому помещению карточки документа в журнал контроля. Нельзя завершить документ, если он не снят с контроля. Факт постановки и снятия с контроля заносятся в специальный журнал. Если указана дата контроля и контролёр документа, то ему будет автоматически направлено уведомление. Контролёр может вносить контрольные отметки в карточку исполняемого документа. При автоматическом завершении документа происходит автоматическое снятие документа с контроля (опция).

Интеграция системы документооборота с Active Directory
Интеграция системы документооборота с Active Directory

Сервис интеграции ESCOM.BPM с Active Directory предназначен для синхронизации списка пользователей системы ESCOM.BPM с пользователями MS Active Directory. Синхронизация выполнятся в автоматическом режиме (по расписанию), а так же по команде администратора.

Управление офисом в системе ESCOM.BPM
Управление офисом в системе ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM помимо процесса "Внутренний документ" содержит несколько готовых процессов для автоматизации внутреннего документооборота организации: "Заявка на ремонт", "Заявка на закупку", "Заявка на проведение мероприятия", "Заявка в бюджет", "Новость". Все эти процессы можно использовать для перехода на безбумажный документооборот. На базе перечисленных готовых процессов администратор системы может с помощью интегрированной визуальной среды разработки создать свои собственные документационные процессы.

X

Задать вопрос