Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Учёт, регистрация и согласование заявок на оплату. Согласование счетов на оплату

 

Учёт, регистрация и согласование заявок на оплату.  Согласование счетов на оплату

В системе документооборота ESCOM.BPM помимо типовых процессов электронного документооборота имеются специальные процессы, обеспечивающие автоматизацию работы с различными видами внутренних документов организаций. К одному из таких процессов относится автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Этот процесс обеспечивает комплексную автоматизацию на всех этапах жизненного цикла заявки на оплату. Типовой процесс очень прост и предусматривает электронное согласование счетов на оплату.


Перейдя по этой ссылке, Вы можете узнать стоимость программы для электронного согласования счетов на оплатубез контроля лимитов по статьям бюджета.

В редакциях "Стандартная-ПРОФ" и выше возможности процесса расширены за счёт модуля бюджетирования, который обеспечивает процедуры автоматизированного контроля лимитов по статьям движения денежных средств ЦФО (центров финансовой ответственности)


Перейдя по этой ссылке, Вы можете узнать стоимость программы для программы для электронного согласования счетов на оплату

Выгоды от автоматизации процесса работы с заявками на оплату

Планируйте Ваши расходы. Начните с формирования плана расходов

  • Ведение в программе справочника денежных лимитов ЦФО по периодам в разрезе статей БДДС.
  • Сбор и консолидация предстоящих расходов от подразделений с помощью электронных заявок в бюджет.
  • Формирование расходной части бюджета в разрезе статей бюджета по ЦФО. 

Контролируйте и анализируйте Ваши расходы

  • При отправке заявки на оплату выполняется автоматический контроль лимитов по каждой статье бюджета заявителя.
  • Заявки по важным статьям БДДС будут направлены на обязательное рассмотрение Утверждающему лицу, например, фин. директору.
  • Формирование отчётов по заявкам в различных разрезах (по статусам, по ЦФО, по плательщикам или получателям, по статьям БДДС).
  • Представление отчётов в виде диаграмм.
  • Возможность создания любых дополнительных отчётов в Бизнес-студии.

Сократите сроки согласования заявок. Упростите процедуру

  • Согласование заявок на оплату осуществляется в режиме on-line локально и удалённо через Интернет.
  • Заявки без превышения лимита идут по сокращённой схеме.
  • Можно использовать шаблоны согласования.
  • Ведётся автоматический контроль сроков согласования и рассылка уведомлений.
  • Автоматически ведётся журнал контроля согласования документов.

Вы не упустите важные замечания

  • Ведётся контроль устранения замечаний, выданных согласующими лицами.
  • Учитывается авторство замечаний и дата выдачи.
  • На листе согласования автоматически выводятся не снятые замечания.

Наведите порядок в работе с заявками. Заявки больше не теряются

  • Карточки заявок сохраняются в базе данных системы и систематизируются.
  • Подписанной заявке автоматически присваивается порядковый номер.
  • Имеется быстрый поиск заявок в базе данных по атрибутам (номеру, датам, ЦФУ, сумме, статьям и т.д.).
  • Автоматически ведётся журнал истории работы с каждой заявкой.
  • Движение заявки по маршруту осуществляется автоматически.

Сократите затраты на бумагу и расходные материалы

  • Не нужно создавать бумажные копии заявок.
  • Обеспечивается возможность полного перехода на безбумажный документооборот.
  • Весь процесс выполняется в электронном виде.

Обеспечьте высокий уровень конфиденциальности

  • Заявка не попадёт "случайно" тому, кто не должен её видеть.
  • Доступ к просмотру заявок ограничен. Сотрудники видят только те заявки, к которым они имеют отношение.
  • Разграничиваются права на редактирование вплоть до каждого поля карточки.

Как купить данное решение?

Решение "Автоматизация заявок на оплату счетов" с модулем бюджетирования доступно в редакции "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". В редакции "Стандартная-ДЕЛО" так же имеется процесс согласования счетов, но без модуля бюджетирования. Для того чтобы купить данное решение Вам нужно отправить нам письмо на e-mail sales@escom-bpm.com с указанием основных параметров задачи автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-0099 . 

В так же можете купить данное решение самостоятельно в нашем интернет-магазине sales.escom-bpm.com. Для этого нужно поместить в корзину одну серверную лицензию редакции "Стандартная-ПРОФ" и нужное число клиентских лицензий. Затем перейти в корзину и нажать на кнопку "Оформить заказ".
Возможно, что прямо сейчас есть специальные предложения по данному продукту.


Процесс согласования заявок на оплату в системе документооборота ESCOM.BPM

Данный автоматизированный процесс обеспечивает решение следующих задач:

  • Ведение атрибутных карточек заявок на оплату
  • Проведение электронного согласования заявки на оплату в системе документооборота
  • Ведение динамических журналов заявок на оплату в СЭД
  • Ведение справочников: "ЦФО", "Статьи БДДС",  "Лимиты по статьям БДДС"
  • Автоматический учёт статусов заявок (на согласовании, согласована, на утверждении, на оплате, оплачена)
  • Автоматический контроль лимитов по статьям бюджета при согласовании заявок на оплату
  • Автоматическую рассылку уведомлений участникам процесса согласования
  • Формирование реестра платежей 
  • Формирование платёжного календаря (расходная часть)
  • Интеграцию с системой "1С: Предприятие"
  • Ведение архива заявок на оплату с поиском заявок по различным атрибутам

Вы можете скачать презентацию "Согласование заявок на оплату счетов".


Внедрение согласования заявок на оплату

Для внедрения автоматизированного процесса электронного согласования заявок на оплату необходимо:

  • Установить систему ESCOM.BPM на сервер и персональные компьютеры пользователей
  • Заполнить справочник пользователи (данные можно загрузить из Active Directory) и орг. штатная структура. В карточках подразделений нужно указать руководителей подразделений
  • Настроить роли процесса:
    • Инициатор, кто может создавать (инициировать) заявки на оплату
    • Контролёр - сотрудник казначейства, финансовый контролёр, участник согласования
    • Утверждающий - фин. директор или другое лицо, уполномоченное утверждать заявки на оплату
    • Бухгалтер - сотрудник на участке "Банк-касса"
  • Если нужно контролировать лимиты, то нужно заполнить справочники ЦФУ, Статьи ДДС, Периоды и Лимиты
  • Заполнить справочник Контрагенты. Если используется интеграция с "1С", то данные по контрагентам будут загружены в СЭД из "1С"
  • Провести обучение Инициаторов и Согласующих
  • Если требуется, то настроить интеграцию с "1С: Предприятие"
  • Провести согласование нескольких заявок в режиме опытной эксплуатации

Как правило, внедрение модуля автоматизации работы с заявками на оплату счетов, занимает от 2 недель до 2-х месяцев.

Учёт заявок на оплату. Формирование карточек заявок на оплату

Для работы с заявкой на оплату в системе ESCOM.BPM имеется специальная атрибутная карточка заявки. В карточке заявки указывается вид оплаты: наличный или безналичный. Карточку создаёт Инициатор, и если требуется оплатить счёт, то он должен отсканировать счёт и прикрепить его к карточке заявки как файл вложения.

Для автоматического контроля лимитов в карточке заявки нужно указать период лимитов, центр финансовой ответственности и статью движения денежных средств. В системе можно указать связь между ЦФУ и подразделениями. В этом случае при создании карточки заявки на оплату будет автоматически подставляться ЦФУ. Система знает, в каком подразделении числиться Инициатор заявки и по ссылке подставит нужное ЦФУ. В типовой настройке Инициатору разрешено указать другое ЦФУ в карточке заявки на оплату.

Новое: В последней версии программы появилась возможность указывать несколько статей БДДС. Статьи выбираются с привязкой к ЦФУ, указанному в заявке на оплату. По каждой из статей будет автоматически осуществляться контроль лимита.  Сумма заявки складывается из сумм всех статей БДДС.

Если указывается вид оплаты "Безналичный", то необходимо указать получателя. Выбор организации - получателя платежа осуществляется из справочника организаций. При этом из карточки организации автоматически заносятся реквизиты получателя в карточку заявки на оплату. 

В карточке заявки также указываются параметры платежа, которые автоматически переносятся в карточку платежа системы "1С:Предприятие" (если используется интеграция).

Электронное согласование заявки на оплату в СЭД

В системе электронного документооборота карточку процесса создаёт Инициатор. Затем он её направляет на согласование по маршруту.

Согласование заявки на оплату осуществляется по заданному маршруту. Маршруты согласования заявок задаются перед началом эксплуатации системы. Так же предусмотрен механизм автоматического формирования схемы согласования: когда Инициатор создаёт карточку заявки, то в схему согласования автоматически подставляется его руководитель (указывается в карточке подразделения) и сотрудник планово-бюджетного управления (финансовый контролёр - указывается в роли Контролёр). В типовой настройке Инициатор заявки не может изменить маршрут. Согласование заявки на оплату может происходить как параллельно несколькими сотрудниками, так и последовательно.

  • При параллельном согласовании заявка на оплату поступает сразу всем участникам согласования. Только после того как все согласующие внесут свои отметки о согласовании (согласовано или отклонено) заявка на оплату будет перемещена по маршруту: если хотя бы один отклонил заявку, то она вернётся Инициатору, а если все одобрили заявку и нет превышения лимита, то заявка будет отправлена на оплату.
  • При последовательном согласовании заявка на оплату поступает первому согласующему. Если один из согласующих отклонит заявку, то она будет возвращена инициатору с замечанием. Если согласующий одобряет заявку, то заявка будет направлена следующему согласующему. После одобрения заявки она автоматически направляется на подпись фин. директору (указывается в роли Утверждающий), или другому уполномоченному лицу.

После рассмотрения заявки Утверждающим она либо возвращается Инциатору (заявка на оплату отклонена) или отправляется сотруднику казначейства для оплаты.

Дальнейший маршрут и перегрузка заявки на оплату в систему "1С:Предприятие" зависит от вида оплаты, указанного в карточке заявки:

  • Если в карточке указан наличный расчёт, то заявка будет направлена кассиру для выдачи наличных денег Инициатору. Одновременно в системе "1С" будет создана карточка РКО.
  • Если же указан безналичный платёж, то заявка будет направлена на бухгалтеру, отвечающему за банковские операции, а в системе "1С" будет создана карточка платёжного поручения. 

После внесения Бухгалтером в систему отметки об осуществлении платежа или выдачи наличных денег запускается таймер контроля срока предоставления отчётных документов. После того, как Инициатор отчитается, а Бухгалтер проверит документы процессу присваивается статус "Завершён".

Контроль лимитов по статьям БДДС

Для учёта и контроля лимитов по статьям ДДС в системе документооборота ведутся справочники: ЦФУ, Статьи ДДС, Периоды, Лимиты. Для каждого ЦФУ указываются статьи ДДС. Лимиты задаются по статьям ДДС в рамках заданного периода. Периоды могут быть произвольные - Вы сами указываете, какой период нужен: год, месяц, квартал, неделя и т.п. или конкретный интервал дат. После того, как лимиты заданы для всех ЦФУ и статей ДДС, можно запускать на согласование заявки на оплату.

В типовой настройке процесса разрешается отправить заявку на согласование с превышением лимита. Инициатору заявки будет выведено окно с предупреждением, а в самой карточке заявки на оплату будет отображаться информация о превышении лимита. Если заявка на оплату идёт без превышения лимита, то она после одобрения согласующими лицами сразу поступает сотруднику казначейства (или бухгалтеру) для оплаты. Если же лимит превышен по одной из статей ДДС, то такая заявка на оплату после её одобрения согласующими лицами поступит на утверждение финансовому директору. В системе ESCOM.BPM имеется возможность в карточке статьи ДДС включить признак "Обязательное утверждение фин. директором". Заявка на оплату, содержащая статью ДДС с таким признаком обязательно поступит на утверждение фин. директору, даже если лимит не  превышен.

Если Вам требуется, чтобы заявки на оплату с превышением лимита не отправлялись на согласование, то это решается путём простой настройки маршрута процесса (данная возможность доступна только в редакции "Стандартная" и выше).

Когда заявка на оплату отправляется на согласование, происходит автоматическое резервирование заявленной суммы по каждой из статей ДДС, указанных в заявке. Значения лимитов будут уменьшены на заявленные суммы. Если будет создана ещё одна заявка, то в ней можно будет указать сумму, уже с учётом скорректированного лимита. В случае, если заявка будет отклонена, то зарезервированная сумма по каждой из статей ДДС вернётся в лимит. Если заявка будет оплачена, то зарезервированная сумма будет перенесена в расход - в системе автоматически ведётся учёт расходов по статьям ДДС. До тех пор пока заявка не оплачена, указанная в ней сумма в расход не переноситься. 

Формирование реестра платежей

Реестр платежей в системе электронного документооборота ESCOM.BPM формируется автоматически. Согласованная в электронном виде заявка на оплату автоматически попадает в реестр платежей на дату, указанную в её карточке.

Реестр платежей в системе документооборота может редактировать финансовый контролёр и фин. директор. При работе с реестром платежей доступны следующие действия:

  • Отбор записей в реестре платежей на любую дату 
  • Формирование реестра платежей по:
    • Плательщику
    • ЦФУ
    • Статье ДДС
    • Получателю
    • по диапазону сумм
  • Отображение цветом просроченных заявок, отображение в отдельном поле информации на сколько просрочена заявка
  • Возможность отбора только просроченных заявок
  • Отметка нескольких заявок в реестре для выполнения групповых операций:
    • установка статуса "Оплачено" для одной или нескольких заявок
    • исключение одной или нескольких заявок из реестра платежей и помещение их в журнал "Отложенные"
    • изменение срока платежа в одной или нескольких заявках
  • Автоматический подсчёт итоговой суммы:
    • по всем заявкам 
    • по отмеченным заявкам
  • Просмотр карточки заявки на оплату

Реестр платежей можно распечатать, выгрузить в файл MS Excel для дальнейшей обработки.

Формирование платёжного календаря в СЭД

В системе документооборота ведётся только расходная часть платёжного календаря. Платёжный календарь формируется автоматически на основании данных из заявок на оплату. Сформировать отчёт может фин. контролёр или фин. директор.

Данные платёжного календаря можно выгрузить в файл MS Excel для дальнейшей обработки.

Журнал отложенных заявок

Фин. контролёр имеет возможность исключить заявку из реестра платежей. Такая заявка перемещается в журнал "Отложенные заявки". При работе с журналом предоставляются следующие возможности:

  • Отметить одну или несколько заявок
  • Сделать отбор данных по сроку платежа, плательщику, получателю, ЦФУ, статье ДДС
  • Вернуть одну или несколько заявок обратно, в реестр платежей
  • Вернуть заявку на оплату Инициатору
  • Автоматически ведётся подсчёт суммы всех заявок и суммы только выделенных заявок на оплату.

Интеграция заявки на оплату с системой"1С:ПРЕДПРИЯТИЕ"

Интеграция  базируется на стандартных возможностях шлюза, обеспечивающего интеграцию СЭД с системой "1С: Предприятие". В задачи интеграции входит:

  • Синхронизация общих справочников: (Статьи ДДС, Контрагенты, Банковские счета, ЦФУ, Подразделения, Организации)
  • Создание в базе "1С:Предприятие":
    • карточки расходно-кассового ордера, если в карточке заявки указан вид оплаты "Наличные"
    • карточки платёжного поручения, если в карточке заявки на оплату указан вид оплаты "Безналичные"

Синхронизация информации выполняется как по таймеру (специальному расписанию), так и в режиме on-line по сигналу из процесса.

Новое: Если в заявке на оплату указано несколько статей ДДС, то при перегрузке такой заявки в систему "1С:Предприятие" будет создано несколько платёжных поручений - по числу статей ДДС.

Возврат к списку

X

Задать вопрос