Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Протокол совещания. Автоматизация подготовки и проведения совещаний

 

"Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут важнее самой проблемы."
Закон Хендриксона

Протокол совещания в системе ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM содержит готовый процесс для комплексной автоматизации задач, связанных с подготовкой совещания,  а также с формированием протокола совещания, его регистрацией и контролем исполнения решений совещания. ESCOM.BPM обеспечивает возможность отказа от бумаг в данном процессе с полным переходом на безбумажный документооборот.


Узнать стоимость программы для автоматизации работы с совещаниями, Вы можете, перейдя по этой ссылке.


Автоматизация процесса работы с совещанием

Процесс "Протокол совещания" в системе электронного документооборота обеспечивает автоматизацию следующих задач как:

Подготовка и проведение совещания

к задачам автоматизации подготовки и проведения совещания относятся:

  • Создание карточки электронного совещания
  • Формирование в электронном виде повестки дня совещания
  • Формирование списка участников совещания
  • Сбор предложений в повестку дня совещания
  • Утверждение даты, места, повестки дня и списка участников
  • Рассылка уведомлений участникам совещания
  • Подтверждение в электронном виде участниками отметок об участии

Работа с протоколом совещания

к задачам автоматизации работы с протоколом совещания относятся:


Карточка протокола совещания

Для работы с процессом "Протокол совещания" в системе документооборота предусмотрена специальная карточка,  содержащая следующие страницы и разделы:

  • Страница "Совещание". На этой странице собрана вся информация необходимая для подготовки совещания:
    • Тема совещания, время и место проведения, председатель, секретарь.
    • Повестка дня совещания, состоящая из вопросов совещания, докладчиков и содокладчиков.
    • Список участников совещания с отметками о их статусе участия:
      • Участие подтверждаю
      • Принять участие не смогу, причина (отпуск, командировка, больничный, другое)
    • Предложения в повестку дня совещания, поступившие от участников совещания
    • Раздел "Файлы вложений", в котором содержатся все файлы, относящиеся к данному совещанию, в том числе:
      • Заполненный бланк "Повестка дня совещания"
      • Заполненный бланк "Список участников совещания"
      • Заполненный бланк "Протокол совещания" - появляется после проведения совещания
      • Произвольные материалы совещания
  • Страница "Список поручений". На этой странице содержится список решений протокола совещания. На основании записей этого списка после публикации протокола совещания будут автоматически созданы персональные поручения по исполнению решений совещания и доставлены Исполнителям.
  • Страница "Согласование". На этой странице отображается вся информация необходимая для проведения электронного согласования
    • Модель электронного согласования
    • Электронный лист согласования
    • Список замечаний согласующих со статусами
  • Страница "Регистрация". На этой странице отображается вся информация, связанная с регистрацией и учётом протокола совещания:
    • Регистрационный номер
    • Дата регистрации
    • Дело в номенклатуре дел
    • Раздел "Учёт мест хранения оригинала документа"
  • Страница "Подписание". Страница содержит подписанный протокол совещания в виде документа в формате PDF, а так же информацию о подписанте: кто и когда подписал протокол совещания. Здесь же имеется возможность подписать протокол совещания с помощью электронно-цифровой подписи.
  • Страница "Рассылка". На странице в виде списка отображается информация о получателях документа, дате доставки им протокола совещания. В списке так же отображаются персональные отметки сотрудников об ознакомлении с протоколом совещания.
  • Страница "Контроль исполнения". На этой странице отображается ход исполнения поручений в виде иерархического списка. Отображаются "ветки" и "цепочки" поручений со статусами, сроками, исполнителями. Также на этой странице есть информация о контролёре документа, дате постановке на контроль, контрольных сроках, контрольных отметках и т.д.
  • Страница "Служебная". Страница содержит:
    • Журнал событий, в котором в хронологическом порядке отображаются записи о создании документа, его движении по маршруту, фактах обработки, например, регистрация протокола совещания и т.д. Каждая запись содержит информацию о дате события, авторе и наименование события.
    • Раздел "Читатели". Добавление сотрудника в Читатели позволяет расширить стандартные права доступа на просмотр протокола совещания. В раздел "Читатели" можно занести сотрудников, которым нужно видеть документ для своей работы.

Права доступа к протоколу совещания

Система электронного документооборота ограничивает как видимость документа, так и возможность его корректировать участниками процесса, которые являются Ролями процесса. В ходе процесса (маршрут документа) при изменении текущего этапа обработки документа меняются и права доступа Ролей. Для процесса "Протокол совещания" предусмотрены следующие Роли:

  • Инициатор
  • Участник совещания
  • Секретарь
  • Председатель
  • Исполнитель
  • Контролёр
  • Читатель

Маршрут процесса. Управление протоколом совещания

Работа с протоколом совещания в СЭД происходит в соответствии с электронным регламентом, определяющим этапы работы, их последовательность, участников и сроки исполнения. В этот регламент так же входят этапы подготовки совещания. Маршрут процесса является настраиваемым, то есть, из него можно исключить этапы или добавить в него новые этапы. Можно так же изменить последовательность этапов. Например, в нашем типовом процессе протокол сначала согласуется, потом регистрируется и только после этого отправляется на подпись. Это сделано для возможности полного отказа от бумаг и использования ЭЦП в данном процессе. Поскольку использование ЭЦП требует, чтобы документ не изменялся после подписания (иначе ЭЦП будет недействительна), то на подписание протокол поступает уже в законченном виде - с номером и датой регистрации. Утверждающий подписывает протокол ЭЦП и документ направляется на исполнение. Если необходимо, то Утверждающего можно включить в последний этап процесса электронного согласования.  


Формирование протокола совещания

После завершения этапа подтверждения участия в совещании автоматически наступает этап "Формирование протокола совещания".  Секретарь готовит протокол в автоматизированной системе. В карточку процесса вносятся решения совещания в виде поручений. В карточке поручения указывается ссылка на вопрос повестки дня, а так же исполнитель, срок исполнения и текст поручения.

Видео курс. Формирование протокола совещания. Часть 2.


Регистрация протокола совещания

В СЭД регистрацию протокола выполняет Секретарь. После завершения согласования ему поступает уведомление о необходимости выполнить регистрацию. В карточке процесса имеется специальная страница "Регистрация", на которой размещены компоненты для формирования регистрационного номера, даты регистрации и компоненты для учёта документа. Номера формируются системой автоматически. Возможна раздельная регистрация протоколов совещания по их видам. В этом случае номерация будет вестись отдельно для каждого вида документа.

Смотреть видео курс: Регистрация протокола совещания


Подписание протокола

После регистрации протокол направляется на подписание Председателю совещания. Он получает в СЭД уведомление. Подписание протокола может выполняться с использованием ЭЦП. Если требуется наличие бумажного документа, то Председатель может его распечатать из системы или это может сделать для него Секретарь. Внести в систему документооборота отметку о подписании протокола совещания за Председателя может Секретарь - это нужно в случае, если Председатель не работает с СЭД, а подписывает бумажные документы.

Видео курс. Подписание протокола совещания в электронном виде. Часть 5


Публикация протокола

После того, как протокол совещания подписан, он автоматически рассылается в СЭД по списку получателей. Каждый из получателей получает уведомление и поручение о необходимости ознакомиться с документом. Наличие в системе электронных отметок о подтверждении ознакомления с документом, позволяет сократить расходы на бумагу и картриджи, так как не требуется распечатка и копирование большого числа бумажных копий. Так же упрощается процедура ознакомления сотрудников с документом под роспись - все отметки об ознакомлении с документом отображаются в электронной карточке документа.


Исполнение протокола совещания

Наиболее важный этап в работе с протоколом совещания является этап контроля исполнения решений совещания. Для того, что бы контролировать исполнение решений по каждому из вопросов повестки дня совещания в карточке поручения, указывается, к какому из вопросов оно относиться. Поручения доставляются в электронном виде Исполнителям, указанным в карточке поручения. По каждому из решений может возникнуть цепочка поручений. В электронной карточке протокола на странице "Ход исполнения" отображаются в виде иерархического списка все цепочки поручений по исполнению протокола совещания.


Архивное хранение протоколов совещаний

Исполненные протоколы совещаний автоматически помещаются в электронный архив документов. Для учёта в карточке документа можно указать дело из номенклатуры дел организации. Электронный протокол совещания будет храниться в базе данных архива документов в соответствии с установленным для него сроком хранения. Этот срок может быть взят из атрибутов дела, в которое помещён документ или срок хранения можно указать непосредственно в карточке архивного документа.


Как купить программу для автоматизации работы с совещаниями

Процесс "Совещание" входит в состав следующих редакций системы ESCOM.BPM: "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес", "Корпоративная". Информацию о стоимости редакции системы ESCOM.BPM можно узнать на странице "Стоимость лицензий".

Для того чтобы купить данное решение Вам необходимо отправить письмо на e-mail sales@escom-bpm.com или позвонить нам по телефону 8-495-255-0099.

Вы также можете самостоятельно выписать счёт в интернет-магазине ESCOM.BPM

Возврат к списку

X

Задать вопрос