Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Электронный архив документов

 

Электронный архив документов

Электронный архив документов в системе документооборота ESCOM.BPM

Электронный архив - это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде. Программное обеспечение электронного архива может быть самостоятельным или интегрированным в систему документооборота. В стандартный состав комплекса входит аппаратная часть - сервера с дисковыми массивами для хранения информации, устройства ввода - вывода (сканеры, принтеры, мониторы) и программная часть, состоящая из системы управления базой данных, подсистемы ввода и регистрации, подсистемы поиска.

Система документооборота ESCOM.BPM содержит готовый электронный архив документов, который является важной составляющей для перехода на безбумажный документооборот. В соответствии с процессным подходом (см. автоматизация процессов) управления документами, реализуемым в ESCOM.BPM, в результате прохождения документа по маршруту он в конечном итоге попадает в одну из папок электронного архива. Кроме такого подхода имеется возможность помещать электронные документы непосредственно в базу данных электронного архива. 

Электронный архив системы ESCOM.BPM представляет собой готовое решение для создания единого информационного хранилища документов компании с возможностью гибкой настройки структуры и прав доступа к папкам и электронным документам.


Перейдя по этой ссылке, Вы можете узнать стоимость программы для создания и управления электронным архивом документов.

Смотрите видео обзор возможностей электронного архива в системе ESCOM.BPM


Состав электронного архива

Как и любая система накопления информации электронный архив в ESCOM.BPM основан на работе с базой данных (см. архитектура системы документооборота). В качестве СУБД для ESCOM.BPM может использоваться сервер MS SQL Server или Oracle. В таблицах базы данных хранится атрибутная информация - карточки документов, а так же данные справочников НСИ (нормативно-справочной информации). Файлы документов хранятся на жёстком диске сервера ESCOM.BPM в специальном файловом хранилище. Файлы документов, для которых возможен полнотекстовый поиск, дополнительно помещаются в специальный индексный каталог СУБД. Доступ к файлам возможет только через карточки документов. Для работы с карточками пользователю необходимо зарегистрироваться в системе со своим логином и паролем. После этого он получает свой набор прав доступа и в соответствии с ним может просматривать журналы и папки, работать с доступными карточками документов.  Для контроля сроков хранения документов в архиве используются специальные таймеры контроля.

Таким образом, архив электронных документов в ESCOM.BPM состоит из:

  • Базы данных и полнотекстового каталога
  • Файлового хранилища
  • Подсистемы аутентификации пользователей и управления правами доступа
  • Подсистемы ввода/вывода информации (карточки, журналы, отчёты) 
  • Подсистемы атрибутного и полнотекстового поиска
  • Подсистемы контроля сроков хранения

Функции электронного архива документов

К стандартным функциям электронного архива документов относятся:

В системе ESCOM.BPM стандартный набор функций электронного архива может быть расширен за счёт встроенной в систему среды разработки электронного документооборота.


Возможности электронного архива в ESCOM.BPM

Видео обзор. Возможности архивного хранения документов в системе документооборота ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM содержит несколько возможностей для архивного хранения документов в электронном виде:

  • База данных системы документооборота. В системе ESCOM.BPM все карточки документов при сохранении отправляются на сервер системы документооборота и помещаются в базу данных. Нет никакой необходимости помещать карточки в какие-либо папки или журналы. Любую карточку можно быстро найти с помощью формы универсального поиска.
  • Библиотека документов. Если необходимо создать произвольную структуру папок для систематизации хранения и работы с документами, то наилучшим решением будет являться использование модуля "библиотека документов".  Система ESCOM.BPM содержит возможность настройки прав доступа пользователей к папкам библиотеки. Любую карточку документа можно опубликовать в одну или несколько папок библиотеки. При просмотре папок библиотеки система отображает списки документов, находящихся в папке. Удаление документа из папки не приводит к его удалению из базы данных. Права доступа на создание папок в библиотеке документов возможно предоставить некоторым сотрудникам или группам.
  • Номенклатура дел. Система документооборота содержит специализированный справочник "Номенклатура дел", предназначенный для классификации и архивного хранения документов.  
  • Журналы документов. Для оперативной работы с документами наиболее удобны динамические журналы. Каждый журнал имеет свой фильтр, предназначенный для отбора документов из базы данных системы документооборота по заданным критериям. Критерии отбора можно настраивать. Например, журнал "Документы на контроле" является динамическим журналом, так как он отбирает из базы данных все документы имеющие признак "На контроле". Как только в документе это признак будет снят, то документ перестанет отображаться в этом журнале. Система ESCOM.BPM имеет для каждого из готовых процессов документооборота набор шаблонов журналов, используя которые можно создавать новые журналы для конкретных задач. Так же можно создать новые шаблоны журналов. Создавать новые журналы по умолчанию может Администратор СЭД. Но он может дать права другим пользователям на создание и настройку журналов в отдельных разделах.

Электронный архив. Номенклатура делЭлектронный архив в системе ESCOM.BPM обеспечивает структурированное архивное хранение документов. Для этого электронный архив кроме структуры дел содержит возможность классификации карточек архивных документов по видам. В карточку каждого документа можно занести из классификатора видов документов нужное значение. Это позволяет группировать документы в делах по видам.

Поиск документов в электронном архиве

Форма поиска позволяет быстро отобрать нужные документы из базы данных системы документооборота. При больших и очень больших объёмах документов использование формы поиска наиболее целесообразно. Отобранные формой поиска карточки документов отображаются в виде журнала, что очень удобно. Можно открыть любую из отобранных карточек. Карточка документа содержит информацию о том, в каких папках электронного архива она находится.

Отбор документов осуществляется как по атрибутам карточки документа, так и по содержаниям прикреплённых к карточке файлов. Форма поиска содержит готовый набор критериев отбора, но если их недостаточно, то Администратор системы сам или с помощью тех. поддержки может добавить в неё дополнительные. Кроме того, возможно создание узко специализированных форм поиска документов, настроенных для решения конкретных задач.

Первичное наполнение электронного архива документов

В начале эксплуатации системы электронного документооборота электронный архив пустой. Поэтому на первом этапе внедрения электронного архива создаётся структура папок и выполняется загрузка уже существующих в организации архивных документов. Поскольку система ESCOM.BPM является процессно-ориентированной, то в ней для каждого вида документа предусмотрен электронный маршрут. Такой маршрут, как правило, имеет конечным этапом работы помещение карточки в электронный архив документов. Но для архивных документов маршрут не нужен. Поэтому для первичного наполнения электронного архива в ESCOM.BPM имеется специальная карточка "Архивный документ". Эту карточку можно использовать не только при начальном наполнении базы данных документооборота, но и в оперативной работе, если требуется добавить в архив документ, для которого нет маршрута. Карточка содержит все необходимые поля и к ней можно прикрепить файлы вложений. После заполнения карточку архивного документа нужно сохранить. Первичное наполнение архива может осуществляться посредством использования оборудования для потокового ввода документов. При этом оправдано использование технологии штрих-кодирования. Электронный архив системы ESCOM.BPM позволяет вводить документы в базу данных архива через потоковый сканер с автоматическим созданием карточек и прикреплением к ним отсканированных файлов.

Управление правами доступа к документам в электронном архиве документов

Доступ к архивным документам в системе ESCOM.BPM ограничен. Просматривать карточки документов в архиве могут только сотрудники, для которых предоставлены соответствующие права доступа. Редактирование карточек запрещено. Если необходимо внести изменения в документ, то в таком случае создаётся его новая версия. Все версии автоматически нумеруются и отображаются в карточке.

Перемещение документа в другие папки электронного архива разрешено Архивариусу. Другие пользователи сделать этого не могут. Для расширения доступа к карточкам архива предусмотрена роль Читатели. Это роль имеется в каждой карточке. Это означает, что доступ предоставляется не ко всем сразу документам архива, а только к конкретным. Архивариус может добавить одного или нескольких сотрудников (или группу) в эту роль, для того чтобы дать им доступ для просмотра карточки. Если сотрудника исключить из роли Читатель, то он уже не сможет просматривать данный документ.

Удаление документов из электронного архива

Как и для любых процессов документооборота в ESCOM.BPM процедура удаления является регламентной.  Как правило, в большинстве документационных процессов запрещено удалять документы, не достигшие конечного состояния. Если возникает необходимость удаления не завершённого документа, то ему сначала присваивается статус "Отменён" и только после этого его можно удалить. При удалении карточки процесса удаляются так же прикреплённые к ней файлы.

Процедура удаления может выполняться вручную или автоматически. Удалить карточку из архива предоставляется специальной роли "Архивариус". Для автоматического удаления документов из папок электронного архива с истёкшим сроком хранения в системе документооборота имеется специальная автоматизированная процедура, что значительно облегчает работу Архивариуса.

Ведение электронной номенклатуры дел

Электронный архив документов. Картчока делаНоменклатура дел организации может вестись по годам. Для этого система обеспечивает возможность создания и хранения нужного количества номенклатур дел. Один раз настроенную номенклатуру можно скопировать и сохранить как новую, дав ей другое название. Это значительно облегчает работу по созданию новой номенклатуры. Также можно копировать разделы и дела.

Справочник номенклатуры содержит разделы, содержащие карточки электронных дел. Каждый раздел, и каждое дело имеет свой уникальный индекс, использующийся при регистрации электронного документа. Индексы могут формироваться автоматически или вводиться вручную.

Дела могут быть открытые и закрытые. В дела со статусом "Открытое" можно помещать новые документы. В карточке дела так же указывается его название, тип, срок хранения, ценность и др.

Права доступа на редактирование справочника номенклатуры дел настраивает Администратор СЭД. Права можно дать как отдельным сотрудникам, так и группам сотрудников. Система позволяет для каждого дела индивидуально настроить права доступа. Можно для отдельных дел настроить права доступа так, чтобы их эти дела могли просматривать ограниченное число пользователей.


Как купить  электронный архив документов

Электронный архив можно купить в составе любой из редакций системы ESCOM.BPM: "Стандартная-ДЕЛО ", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес", "Корпоративная".

Для того чтобы купить электронный архив документов Вам нужно прислать нам письмо на sales@escom-bpm.com с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение или позвонить по телефону 8-495-255-0099.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в интернет-магазине системы документооборота ESCOM.BPM. 

Возврат к списку

X

Задать вопрос