Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Система уведомлений и напоминаний в СЭД

 

Система уведомлений и напоминаний в СЭД

Система уведомлений и напоминаний ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM содержит интегрированную подсиcтему мгновенных уведомлений и напоминаний предназначенную для гарантированной доставки пользователям сообщений о возникающих или предстоящих событиях в ходе работы с процессами (согласование документов, согласование договоров) , а так же при работе заданиями (см. система контроля исполнения).

Гарантированная доставка сообщений основана на следующих режимах работы подсистемы:

  • Мгновенная доставка уведомлений по протоколу UDP. Сервер отправляет сообщения клиентскому приложению.
  • Проверка наличия новых сообщений по таймеру (используется протокол HTTP). Клиентское приложение запрашивает у сервера новые сообщения.

Система уведомлений и напоминанийКроме этого подсистема уведомлений позволяет пользователям обмениваться в режиме он-лайн сообщениями друг с другом, выполнять рассылки группам сотрудников.

Система уведомлений и напоминаний является удобным и эффективным средством коммуникаций между пользователями системы документооборота. Первое с чем сталкиваются и с чего начинают использовать систему документооборота, так это с создания персонального контакт листа и обмена сообщениями.


Дублирование сообщений на электронную почту и sms

В системе ESCOM.BPM предусмотрена возможность персональной настройки режима дублирования уведомлений на электронную почту сотрудника. Для каждого пользователя, Администратор, может указать e-mail адрес на который нужно дублировать сообщения и включить режим дублирования. Для отправки e-mail сообщений СЭД имеет специальный шлюз для подключения к почтовому серверу.

Аналогично можно настроить дублирование сообщений на мобильный телефон пользователя. Для этого нужен специальный модем, который подключается к серверу системы. В карточке пользователя указывается телефонный номер, на который будут отправляться SMS сообщения и включается режим дублирования.

Как работают системные уведомления в СЭД

При разработке процесса электронного документооборота определяются события, которые должны сопровождаться системными уведомлениями. Так же определяется, каким ролям процесса они должны быть доставлены, текст сообщения и важность сообщения. Важность влияет на способ показа новых (поступивших) уведомлений:

  • Обычная важность приводит к тому что в правом углу экрана мигает значок в виде конверта
  • Высокая важность приводит к тому, что окно с уведомлением всплывает поверх других окон

В карточке сообщения отображается информация о времени доставки уведомления, а так же текст и гиперссылка, при нажатии на которую открывается карточка процесса, породившего данное сообщение.

Отметка о прочтении сообщения пользователем СЭД

Для подтверждения прочтения сообщения нужно нажать в его карточке на кнопку "Подтвердить прочтение". В этом случае система запишет в карточку сообщения факт отметки о прочтении пользователем. Если сотрудник нажмёт на гиперссылку в сообщении, то тоже будет внесена отметка о прочтении сообщения, а кнопка "Подтвердить прочтение исчезнет". Если сообщение было адресовано нескольким пользователям, то в карточке сообщения будет отображаться информация о прочтении по каждому пользователю. Как только все непрочитанные сообщения будут прочитаны, мигающий значок новых уведомлений исчезнет.

Журнал персональных сообщений в системе уведомлений

Если уведомлений поступило несколько, или пользователь не успел ещё прочитать все ранее поступившие уведомления, то для отображения сообщений будет открыт Журнал сообщений. Новые непрочитанные сообщения отображаются в журнале сообщений жирным шрифтом.  В журнале сообщений кроме папки "Новые сообщения" имеются папки "Отправленные" и "Прочитанные". После того как сотрудник прочитал сообщение оно перемещается из папки "Новые" в папку "Прочитанные". Удалить сообщения пользователь не может, это может сделать только Администратор системы документооборота.

Сообщения, поступившие в рамках одного документа (процесса) автоматически группируются.

Персональный список контактов системы уведомлений

Каждый пользователь может создать свой персональный список контактов, занеся в него записи сотрудников из справочника "Орг.штатная структура" системы документооборота.

Записи в списке контактов имеют статус подключения контактов к системе:

  • если контакт подключен к системе, находиться в режиме on-line, то его статус отображается зелёным значком
  • если контакт не подключен, находиться в off-line, то его статус отображается серым значком.

В списке контактов сотрудники, находящиеся в on-line отображаются первыми, затем следуют все те, кто в off-line. Записи контактов можно объединять в группы. Это позволяет отправлять сообщения сразу группе контактов.

Обмен персональными сообщениями

После заполнения списка контактов пользователь СЭД может отправлять сообщения. Уведомление можно отправить одному или нескольким сотрудникам, а так же группе контактов. В карточке сообщения отображается информация о времени доставки уведомления и времени прочтения. Сотрудник, получивший уведомление может на него ответить или переслать другому пользователю.

Сообщения в Системе документооборота

К карточкам сообщений невозможно прикрепить файлы документов - для работы с документами предназначена система электронного документооборота.

При работе с карточками документов предусмотрена возможность просмотра всех сообщений, относящихся к данному документу/процессу, а так же создание сообщений. Для этого в карточке документа имеется команда Сервис->Сообщения, при выполнении которой будет открыт журнал сообщений. Если из этого журнала создать новое сообщение, то созданное сообщение будет содержать гиперссылку на документ/процесс.

Сообщение так же можно отправить сотруднику из персонального списка контактов. 

Возврат к списку

X

Задать вопрос