Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Электронный документооборот. Технологии и внедрение.

 

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПОНЯТИЕ

Работая в области автоматизации документооборота уже более 15 лет нас неоднократно спрашивали что такое электронный документооборот? В результате мы сформулировали следующее определение электронного документооборота:

Электронный документооборот это совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов, выполняемые посредством систем электронного документооборота (СЭД) и охватывающих полный жизненный цикл документа или его отдельные этапы.

Смотрите видео-курс по работе совещанием в ESCOM.BPM

В данной статье пойдёт речь об основных понятиях электронного документооборота и аспектах внедрения систем документооборота.


ОГЛАВЛЕНИЕ


ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Электронный документооборот. Схема маршрута документа

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

Видео-курс "Подготовка совещания в системе электронного документооборота"



Технологии хранения электронных документов

Электронный документ в СЭД состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и т.д., и непосредственно файла документа. В некоторых случаях файл документ может создаваться "на лету", автоматически по заданному шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа и из базы данных. Атрибуты электронного документа, как правило, хранятся в таблицах базы данных. Если файл документа может быть проиндексирован, то его текст помещается в специальный индексный каталог СУБД для индексации, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск. Сам файл документа записывается в папку информационного хранилища системы документооборота. Как правило доступ к такому файлу предоставляется пользователям через систему управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрывается.


Технология поточного сканирования

Поточное сканирование это массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование - поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.


Технология оптического распознавания текстов документов

Оптическое распознавание документа это процесс преобразования электронного образа документа в текстовый формат. Электронный образ документа получается при сканировании или фотографировании документа, а так же в случае специального преобразования текстового документа в графический формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. ESCOM.BPM содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространнёнными шрифтами. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.


Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах ESCOM.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:

  • При регистрации входящих документов. Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.
  • Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.
  • Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел "Места хранения" карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться:
    • при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов
    • в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов

Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.


Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД используют собственные форматы баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что бы документ был представлен в одном из форматов, для которых имеется возможность полнотекстового поиска. В первую очередь это текстовые форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком формате помещается в специальный индекс СУБД. Если же документ представлен в графическом формате (Tif, jpeg и т.п.), то для того, чтобы он мог участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.


ДОКУМЕНТАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ

Документационный процесс это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

  • Условия переходов
  • Ветвления маршрута
  • Циклы маршрута
  • Запуск:
    • Подпроцессов
    • Таймеров контроля сроков
    • Автоматизированных процедур обработки
  • Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.


ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

  • Управление правами доступа пользователей к информации и документу
  • Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.
  • Создание и отображение версий документа
  • Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:
    • Модель (схема) электронного согласования документа
    • Лист согласования документа
    • Замечания согласующих лиц
    • Иерархия резолюций, ход исполнения документа
    • Контрольные отметки
    • Учёт переноса сроков исполнения документа
    • И другие
  • Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.
  • Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД
  • Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа
  • Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера
  • Отображение журнала событий работы с документом

Электронный документооборот. Карточка документа

Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота используются специальные журналы и папки, например:

  • Журнал регистрации документов
  • Журнал контроля исполнения документов
  • Журнал согласования документов
  • И другие

ВИДЫ ОБРАБОТКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:

  • Общие виды обработки:
    • Создание
    • Редактирование
    • Сохранение
    • Переименование
    • Перемещение по маршруту
    • Помещение в папку
    • Индексирование
    • Удаление
  • Специализированные виды обработки:
    • Экспертиза
    • Согласование, визирование, подписание
    • Регистрация
    • Классификация
    • Исполнение
    • Контроль
    • Связывание документов по ссылкам
    • Поиск
    • И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.


Специфика электронного документооборота

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.

Можно выделить следующие виды электронного документооборота:

  • Производственный
  • Управленческий
  • Технологический
  • Бухгалтерский
  • Складской
  • Офисный
  • И другие.

ЗАДАЧИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:

  • Систематизацию и регламентацию работы с документами
  • Подготовка документов по шаблонам
  • Ведение номенклатуры дел организации
  • Автоматизацию учёта документов, в том числе:
    • Классификацию документов по различным критериям
    • Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам
    • Учёт сроков хранения
    • Помещение документов в дела и разбивка дел на тома
  • Автоматизацию поиска документов
  • Электронную рассылку документов
  • Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:
    • Разработка проекта документа
    • Согласование документа
    • Экспертиза документа
    • Исполнение документа
  • Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации

Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:

  • Оперативный обмен информацией и документами – вместо электронной почты и интернет пейджеров
  • Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами – вместо интранет порталов
  • Работа с органайзером и списком персональных поручений – вместо ежедневников

ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

  • Создание атрибутных карточек документов
  • Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов
  • Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд
  • Создание версий документов
  • Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов
  • Сохранение образа документа в файл pdf или ms word
  • Управление правами доступа пользователей сэд
  • Создание маршрутов документов
  • Управление движением документов по маршрутам
  • Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний
  • Ведение журналов документов
  • Ведение справочников и классификаторов
  • Регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов
  • Формирование поручений
  • Поиск карточек документов
  • Подписание документов эцп
  • Формирование отчётов и статистики о движении документов

К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:

  • Возможность удалённой работы с документами через интернет
  • Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных
  • Возможность одновременной работы с сэд
  • Обеспечение информационной безопасности
    • Персональная аутентификация пользователей сэд
    • Шифрование трафика
    • Ролевая модель управления доступом
    • Использование цифровых сертификатов

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.


ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПЛЮСЫ И МИНУСЫ

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:

  • Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве
  • Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)
  • Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам
  • Быстрый поиск документов
  • Аудит доступа пользователей к документам

К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.


РАСХОДЫ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? К первичным расходам можно отнести:

  • Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД
  • Сервер приложения СЭД:
    • "Железо" сервера
    • Лицензии на программное обеспечение сервера
  • Затраты на техническое обновление оборудования
  • Затраты на обучение персонала и администраторов
  • Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:
    • Настройку и доработку сэд по техническому заданию
    • Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование)
    • Интеграция сэд с другими системами

Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:

  • Затраты на сопровождение СЭД:
    • Консультации специалистов тех. Поддержки
    • Обновление версий СЭД
    • Обновление сопутствующего программного обеспечения

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в организации, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в организации:

Качественные цели внедрения, например:

  • Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций
  • Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов
  • Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.
  • Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Поскольку многие СЭД содержат систему контроля исполнения, то одной из целей перехода на автоматизированный документооборот является повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки. Достигается такой эффект за счёт «повышения прозрачности» процесса исполнения документа. В сэд по каждому документу, требующему контроля исполнения, автоматически создаются и доставляются исполнителям карточки поручений. В карточке документа отображается ход исполнения поручений, их статусы, сроки, исполнители и т.д. Это позволяет контролёру документа оперативно вмешаться в процесс исполнения, если будет замечено отставание от заданных сроков. В этом СЭД может помочь контролёру за счёт автоматического контроля сроков исполнения и рассылки уведомлений о событиях.

Количественные цели внедрения электронного документооборота, например:

  • Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты
  • Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт.
  • Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза с 20 000руб в месяц до 10 000руб.
  • Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.
  • И т.д.

Следует помнить, что внедрение электронного документооборота в денежном выражении может намного превышать затраты на бумажный документооборот.


ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Проект автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации.

Проект внедрения должен опираться на определённую методику внедрения. Пример такой методики приведён ниже:

  • Создать рабочую группу проекта, определить руководителя проекта внедрения
  • Определить цели, задачи, сроки и бюджет проекта
  • Провести обследование существующих документационных процессов
  • Разработать техническое задание на внедрение
  • Провести выбор системы электронного документооборота
  • Заключить договор на поставку и внедрение СЭД
  • Разработать и утвердить регламенты по работе с документами с учётом применения СЭД
  • Провести первоначально наполнение справочников системы
  • Провести предварительные испытания СЭД
  • Обучить персонал работе с системой документооборота
  • Издать приказ о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утвердить им программу опытной эксплуатации
  • По результатам опытной эксплуатации СЭДпровести доработку программного обеспечения и регламентов работы с документами
  • Издать приказ о вводе в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести пилотный проект. Только после завершения пилотного проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.

0blt1.jpg Читать далее о внедрении документооборота


ОШИБКИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Неподготовленность пользователей к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в не настроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в СЭД документационными процессами и существующим документооборотом в организации.


Вы можете купить решение "Электронный документооборот" в интернет-магазине ESCOM.BPM

Возврат к списку

X

Задать вопрос