Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Безбумажный документооборот

 

Безбумажный документооборот

БЕЗБУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ НА БАЗЕ ESCOM.BPM

ТЕХНОЛОГИИ БЕЗБУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Безбумажный документооборот это процессы работы документами, представленными в электронном виде. Безбумажный документооборот отличается от электронного документооборота тем, что в электронном документообороте возможно частичное или полное дублирование бумажного документооборота. Безбумажный  документооборот подразумевает полный отказ от использования бумаг и переход исключительно в электронный формат. Примерами процессов в которых возможен полный переход на работу в электронном виде являются:


Переход на безбумажные технологии предполагает работу в электронном виде с документом на всех этапах его жизненного цикла. Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает такую возможность. Это достигается за счёт применения комплекса следующих процедур:

  • Подготовка проекта документа. Электронная карточка документа формируется сотрудником в произвольном подразделении. Таким образом, карточка документа создаётся не в момент регистрации документа, а на самом первом этапе жизненного цикла документа. Тем самым достигается отказ от использования бумаги на этапе подготовки проекта документа.
  • Формирование текста документа по шаблону. В карточке документа указывается его вид, а для каждого вида в системе храниться шаблон, который может содержать Переменные. При формировании текста документа по шаблону Переменные автоматически заменяются значениями из карточки документа, например, в текст документа могут быть внесены реквизиты организации, контрагента, контактная информация и т.д. Система документооборота ESCOM.BPM позволяет использовать в шаблонах все поля базы данных. Другими словами, если какая либо информация есть в базе данных, то её можно занести в текст документа.
  • Формирование электронного образа документа. Поскольку мы все привыкли работать с бумажными документами, то гораздо удобнее, если вид электронного документа будет таким же, как и на бумаге. Для этого система документооборота позволяет сформировать электронный образ (бланк) документа в формате PDF. Делается это, как правило, на заключительном этапе, когда все правки сделаны и нужно сформировать итоговый документ. Кроме того, если документ на бумажном носителе всё же нужен, то образ документа можно распечатать.
  • Электронное согласование документа. Система документооборота позволяет провести электронное согласование проекта документа, что позволяет отказаться от бумажных копий и носителей на этом этапе. Согласующий может внести свои замечания в специальный раздел карточки документа или создать версию документа, содержащую его правки. Для внесения отметки о согласовании Согласующий должен нажать в карточке документа на кнопку «Согласовать» или «Отклонить».
  • Формирование версий документа. Система электронного документооборота позволяет создавать электронные версии документа, что принципиально важно как на этапе подготовки проекта документа, так и на этапе согласования документа. Система документооборота отображает в карточке документа все версии в виде иерархического списка. Первым в списке находится последняя – актуальная версия документа. Система документооборота автоматически нумерует версии документа, указывает авторство, и дату создания версии. Безбумажный документооборот не возможен без функций управления версиями документа.

ПРОЦЕДУРЫ ВИЗИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

  • Электронное подписание документа. После того, как проект документа согласован он направляется по маршруту на подписание утверждающему лицу. Система документооборота позволяет выполнить эту процедуру в электронном виде. Утверждающий видит электронный образ документа, так как если бы он работал с бумажным документом. Кроме того ему доступен для просмотра электронный лист согласования. Для подписания документа Утверждающему нужно нажать в карточке документа на кнопку «Утверждаю».
  • Подписание документа ЭЦП. В ходе согласования или подписания документа возможно использование ЭЦП с целью придания подписанному документу юридической значимости. Система документооборота позволяет подписать документ ЭЦП и проверить имеющиеся в документе подписи. Безбумажный документооборот предполагает использование ЭЦП. Это гарантирует неизменность электронного документа с момента его подписания и подтверждает авторство подписанта. 

ПРОЦЕДУРЫ ЭЛЕКТРОННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

  • Регистрация документа. Подписанный электронный документ может быть зарегистрирован автоматически или в зависимости от настроек маршрута может быть направлен Регистратору для присвоения номера и занесения карточки документа в нужное дело. На этом этапе также отсутствуют бумаги, так как вся информация записывается в электронную карточку документа. Зарегистрированная карточка документа автоматически попадает в электронный журнал регистрации документов. Система документооборота позволяет для каждого вида документа вести отдельные журналы регистрации и присваивать уникальные номера.

ПРОЦЕДУРЫ ПУБЛИКАЦИИ И КОНТРОЛЯ

  • Электронная рассылка документа. Система электронного документооборота может автоматически выполнить рассылку зарегистрированного документа пользователям системы. Электронная рассылка в системе ESCOM.BPM позволяет не только разослать документ сотрудникам, но и получить в электронном виде отметки об ознакомлении. Система документооборота позволяет за счёт такой функции отказаться от массового копирования документов и рутинного сбора подписей сотрудников об ознакомлении с документом.
  • Постановка документа на контроль. Если в карточке документа включен признак «На контроль», то документ автоматически будет отображаться в электронном журнале контроля. Система документооборота будет автоматически контролировать срок исполнения документа.
  • Исполнение документа. Система документооборота позволяет внести в электронную карточку документа резолюции и выполнить их рассылку Исполнителям. В свою очередь, Исполнители могут внести свои отчёты об исполнении в электронном виде в электронную карточку назначенного им поручения или распределить работу по назначенному поручению между своими подчинёнными. Система ESCOM.BPM для этого имеет функцию создания подчинённых заданий. Все созданные задания и документ связываются автоматически. Система документооборота умеет отображать цепочки поручений в виде иерархического «дерева», что наглядно даёт представление о ходе исполнения документа. По каждому поручению виден его статус, срок исполнения, исполнитель, дата выдачи поручения, оставшееся время до срока исполнения, а если поручение просрочено, то оно выделяется специальным значком и автоматически ведётся отсчёт просроченного времени. Использование электронных поручений позволяет отказаться от бумажных карточек и отчётов.

ПРОЦЕДУРЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

  • Архивное хранение документов. Система документооборота  содержит структурированный электронный архив документов. В системе ESCOM.BPM поддерживается несколько видов электронных архивов. Первый вид архива – это стандартная номенклатура дел организации, состоящая из разделов, в которые помещаются дела, имеющие специальные индексы. В папки электронных дел помещаются электронные карточки документов. Одна карточка может находиться только в одном деле. Архивариус может переместить карточку из одного дела в другое. Данный вид архива предназначен для задач регламентного учёта документов. Для управленческого учёта документов система документооборота ESCOM.BPM содержит электронный архив, который называется «Библиотека документов». Такой архив содержит произвольную настраиваемую структуру папок. Карточка документа может быть помещена одновременно в несколько папок библиотеки документов. Эта возможность отличает библиотеку документов от номенклатуры дел. Если карточка документа не помещена ни в дело, ни в папку библиотеки, то её можно увидеть в журналах, которые содержит система документооборота ESCOM.BPM. Журналы представляют собой настраиваемые динамические фильтры (запросы к базе данных). Фильтр журнала отбирает из базы данных карточки документов и отображает их в виде списка – журнала. Перечисленные средства позволяют организовать электронный архив документов и полностью перейти на безбумажный документооборот.
  • Поиск карточек документов. Система документооборота содержит настраиваемые формы атрибутного и полнотекстового поиска, позволяющие быстро найти карточку нужного документа. Результатом работы формы поиска являются отобранные карточки, которые будут представлены в виде списка, с которым можно работать как с журналом документов.

Как правило, с внедрением технологий безбумажного документооборота организация сталкивается при автоматизации делопроизводства. Большая часть внутренних документационных процессов может быть переведена исключительно в электронный вид. Особую ценность внедрения безбумажных технологий приобретается в случае  автоматизации корпоративного документооборота, так как значительно сокращается количество бумажных документов, объёмы их пересылки и сроки их согласования, рассмотрения.


ОСОБЕННОСТИ БЕЗБУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В тех документационных процессах, где требуется наличие документа на бумажном носителе, система электроннного документооборота  может помочь и в учёте мест хранения оригиналов документов. ESCOM.BPM поддерживает технологию штрих-кодирования документов, что позволяет автоматизировать процедуру ввода и регистрации документов на бумажных носителях, а так же обеспечивает однозначную идентификацию документов. Наличие на бумажном документе штрих кода позволяет быстро найти электронную карточку документа в базе данных.

Переход на безбумажный документооборот требует комплексного подхода к проекту автоматизации документационных процессов. Компания Максфилл имеет большой опыт внедрения безбумажных технологий и систем автоматизации документооборота. Мы рекомендуем привлекать наших консультантов в проекты внедрения электронного документооборота. Это позволит выполнить проекты с наименьшими рисками.

Возврат к списку

X

Задать вопрос