Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

ВЫБОР СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

ВЫБОР СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Правильный выбор системы документооборота

Если вы решили внедрить электронный документооборот, то Вам необходимо будет выбрать систему электронного документооборота (СЭД).

Выбор системы документооборота задача не простая. Как сделать правильный выбор? В этой статье мы расскажем про правильный выбор системы документооборота на примере ESCOM.BPM

На что нужно обращать внимание при выборе СЭД, какие ошибки совершаются и как их избежать чтобы переход на безбумажный документооборот оказался простым и принёс положительные результаты.

Как правило, выбор системы документооборота ведётся по следующим основным критериям:

СТОИМОСТЬ проекта, которая складывается из стоимости лицензий (лицензии на программу и лицензии на сопутствующее программное обеспечение), стоимости оборудования или его апгрейда (сервера, рабочие станции, сетевое оборудование) и стоимость работ по вводу СЭД в эксплуатацию (развёртывание, конфигурирование, обучение персонала и др.);

КАЧЕСТВО СЭД, к которому относятся надёжность, безопасность, функциональные возможности, а так же возможности масштабирования и адаптации;

УДОБСТВО в работе для пользователей (эргономика, дизайн интерфейсов), а так же наличие поддержки и сопровождения системы разработчиком, что в свою очередь характеризуется быстрой и качественной реакцией на обращения;

Мы не рассматриваем в этой статье такой критерий как ВРЕМЯ внедрения, так как он либо заложен в критерий СТОИМОСТЬ либо не является столь важным при выборе системы документооборота. Исходя из нашего опыта внедрения, в 99% случаев задержки связаны с плохой организацией проекта внедрения, которую на себя берёт Заказчик, стараясь сэкономить. Если организацию проекта на должном уровне, то проект выполняется в заданные сроки. Стандартный срок внедрения системы документооборота в объёме типовых процессов делопроизводства и числе рабочих мест до 50 составляет 1 - 1, 5 месяца. В этот срок входит:

  • обследование процессов, определение и согласование списка доработок (лист адаптации) типовых процессов
  • развёртывание системы, типовая настройка, конфигурирование
  • обучение персонала и администраторов
  • адаптация системы под специфику процессов Заказчика
  • тестирование и отладка
  • сопровождение опытной эксплуатации

Если требуются дополнительные работы, например, настройка интеграции с внешними системами, первоначальная загрузка документов, разработка специальных форм, то сроки и стоимость проекта немного увеличатся. Примерно оценить стоимость проекта можно в ходе переговоров. Более точную стоимость проекта даёт проведение предварительной диагностики области автоматизации, которая занимает 3-5 дней и как правило, включается в стоимость проекта.

Оценить удобство в работе можно, взяв СЭД на временное тестирование. Это позволит протестировать ряд функциональных возможностей программы. Однако самостоятельно «пощупать» более трёх – четырёх систем довольно затруднительно. Потому что это требует значительного времени и сил.

Наши Заказчики рассказывали нам, что те презентации и демонстрации программ документооборота, которые проводили для них сотрудники отделов продаж, имели мало толку, поскольку они не были объективным - на них явно, выпячивались, или замалчивались особенности демонстрируемой программы. При этом они хотели выбрать систему документооборота из достаточно большого числа программ данного класса. Самостоятельное тестирование системы пользователями даёт более объективную картину. Поэтому нужно правильно выбрать две – три системы документооборота для самостоятельного  тестирования. Но как это сделать? Если стоимость программы является важным критерием, то следует сразу отсечь те СЭД, которые не проходят по данному критерию. Ориентиром может являться стоимость лицензий на программу документооборота. Однако следует помнить, что многим СЭД требуется дополнительное программное обеспечение, которое требует лицензирования и в некоторых случаях существенно увеличивает совокупную стоимость, например, лицензирование продуктов Microsoft.

Правильный выбор системы документооборота всегда это учитывает – спросите представителя поставщика системы о том, какие дополнительные программы потребуются для работы с СЭД, и сколько это будет стоить.

В данной статье мы сделаем акцент на таком критерии как КАЧЕСТВО системы документооборота. Делаем мы это по тому, что большинство наших Заказчиков, столкнувшись с проблемой правильного выбора СЭД, обращались к нам либо после нескольких неудачных внедрений аналогичных программ, либо окончательно запутавшись в многочисленных опциях и функциях, как нужных, так и вполне сомнительных.

На рынке программ электронного документооборота представлено более 30-ти СЭД так или иначе имеющих право называться системами документооборота, однако реально выбрать можно из 3 – 5-ти. Одной из таких программ является система электронного документооборота ESCOM.BPM. Рассказывая о ней, мы коснёмся тех важных критериев, которые помогут Вам сделать правильный выбор системы документооборота.


Определяем базовые возможности СЭД

Система документооборота ESCOM.BPM представлена в следующих редакциях (СтартСтандартная, Большой бизнес, Корпоративная), а так же имеет ряд дополнительных модулей и конфигураций расширяющих возможности каждой из редакций. Это позволяет нашим клиентам выбрать наиболее подходящее, как по цене, так и по функциональным возможностям решение для автоматизации документооборота и документационных процессов.

Наличие возможности гибко выбрать состав СЭД - является правильным выбором.

ESCOM.BPM обладает набором возможностей, которые де-факто стали стандартом для программ такого класса. При правильном выборе системы документооборота Вам в первую очередь необходимо обратить на наличие в ней следующих базовых возможностей:

Работа с документами в режиме on-line через Интернет;

Ведение журналов документов;

·     Создание атрибутных карточек документов;

·     Атрибутный и полнотекстовый поиск карточке и документов;

·     Работа с произвольными типами файлов;

·     Создание версий документов;

·     Интеграция с почтовым сервером;

·     Ведение аудита событий при работе с программой;

·     Управление правами доступа пользователей;

·     Ведение справочников НСИ. Использование их при заполнении карточек документов. Автоподбор элементов и автозаполнение полей карточек документов;

·     Подписание документов ЭЦП;

·     Сканирование и оптическое распознавание документов.

Кроме того, стандартом для ESCOM.BPM является наличие интегрированных подсистем мгновенных уведомлений и напоминаний. Эти подсистемы внутренних коммуникаций обеспечивают автоматическое информирование пользователей о случившихся или предстоящих событиях, а так же позволяют пользователям СЭД обмениваться друг с другом сообщениями, выполнять групповые рассылки.  

Правильный выбор СЭД должен учитывать наличие не только базовых возможностей, но и встроенных средств коммуникаций, так как они существенно увеличивают эффективность использования системы электронного документооборота.

К отличительным чертам ESCOM.BPM, а так же к критериям правильного выбора системы документооборота можно отнести:

·    Настраиваемую ролевую модель динамического управления правами доступа. Если с системой документооборота работает только секретарь или делопроизводитель, то эта возможность мало актуальна. Однако если в ходе процесса с документом работают несколько человек, то в зависимости от этапа обработки нужно управлять правами доступа – кто, что и когда может менять, просматривать, удалять. Использование абстракций – Ролей (Инициатор, Регистратор, Согласующий и т.д.) - позволяет создавать шаблоны процессов;

·   Наличие индивидуальной атрибутной карточки для каждого вида документа/процесса. «Разделяй и властвуй» не только способ достичь успеха, но и важное средство удобного представления информации. У каждого процесса своя карточка. В свою очередь карточка процесса делиться на тематические страницы. На каждой странице представлена информация, касающаяся определённой темы, задачи, этапа обработки документа. Например, страница «Регистрация» содержит номер документа, дату регистрации, ссылку на дело в номенклатуре дел, место хранение оригинала документа и т.д. Страница отображается только при наступлении соответствующего этапа процесса. В данном примере страница «Регистрация» будет отображена только после наступления этапа «Регистрация документа», а поля на этой странице будут доступны для редактирования только сотруднику, являющемуся ролью Регистратор.;

·    Визуальную схему маршрута для каждого вида документа/процесса. Когда документационный процесс растёт, то со временем становиться сложно понять - «откуда растут ноги». Визуальная модель подскажет, как исполнялся процесс, в каком он сейчас состоянии, кто с ним работает,  куда дальше будет направлен документ;

·    Использование промышленных СУБД: MS SQL Server или Oracle. Использование промышленных СУБД значительно повышает надёжность, стабильность и безопасность системы документооборота, позволяет её интегрировать с другими внешними приложениями, обеспечивает стандартные подходы к администрированию и обслуживанию базы данных.

Перечисленные возможности доступны во всех редакциях ESCOM.BPM.

Несомненно важным аспектом выбора программы документооборота являются показатели надёжности и быстродействия системы. Так же следует обратить внимание на способность СЭД обрабатывать большое число одновременных транзакций и поддерживать большое количество одновременно работающих пользователей. Такие параметры определяются архитектурой системы и возможностями технологической платформы.


Архитектура СЭД: толстый или тонкий клиент?

Большая часть программ электронного документооборота созданы на безе двухзвенных или трёхзвенных решений. И те и другие используют систему управления базами данных и клиентское приложение. В трёхзвенной архитектуре имеется сервер приложения, который является средним звеном. Он реализует бизнес-логику и осуществляет взаимодействие с сервером базы данных и клиентским приложением. Трёхзвенные решения несколько дороже, но в совокупной стоимости могут оказаться дешевле двухзвенных.

Выбор системы документооборотаКлиентское приложение может быть «толстым» и «тонким». Эти понятия не всегда правильно трактуют искажая суть. Под «тонким» клиентом подразумевают WEB приложение использующее интернет браузер, а под «толстым» клиентом – специальное приложение со своим графическим интерфейсом.

По идее «тонкого» клиента – если у Вас на компьютере есть любой интернет браузер, то Вы можете работать с WEB системой документооборота. Но как показывает практика, это далеко не так. Web приложению для решения задач электронного документооборота недостаточно стандартных WEB технологий. Поэтому разработчики WEB приложений включают в систему различные модули, аплеты, скрипты и т.д., которые при работе web браузера закачиваются  на компьютер пользователя. Развитие интернета привело к массовому и быстрому развитию интернет браузеров. У одного Microsoft их сейчас три! Обновления интернет браузеров выпускаются очень часто. Разработчики систем документооборота с WEB клиентом просто не успевают настраивать свои системы под новые версии интернет-браузеров. Некоторые модули перестают корректно работать под разными браузерами и разными операционными системами.  На практике приходиться использовать только проверенные версии интернет браузеров. Постоянно растущие проблемы с безопасностью в интернет заставляют разработчиков интернет-браузеров всё больше уделять внимания безопасности, что в свою очередь требует от разработчиков СЭД учёта этих новых особенностей. На практике же это приводит к тому, что для использования таких "накрученных" WEB приложений приходиться в настройках интернет браузеров отключать элементы безопасности в угоду работы WEB систем документооборота. Последствия таких решений приводят к "дырам" в информационной безопасности. Если на одном компьютере используется несколько WEB приложений, то их настройки зачастую вступают в конфликт.

Под «толстым» клиентом раньше понималось приложение в двухзвенной архитектуре, без сервера приложения, которое реализует всю бизнес-логику на рабочей станции пользователя.  Такие решения были действительно толстыми и громоздкими с повышенными требованиями к «железу» компьютера, на котором они работали. В частности они «съедают» всю возможную память на компьютере, серьёзно загружают сеть при работе в сети. Если для бухгалтерской программы это ещё допустимо, то для системы документооборота, которая работает как дополнительное приложение – нет.

Однако у таких «толстых» клиентов есть ряд преимуществ. Одни намного более стабильны и не чувствительны к изменениям версий так как их WEB аналоги. Возможности графических интерфейсов и намного шире чем у WEB – здесь речь о функциональности интерфейсов и удобстве а не о красивых кнопочках и прочих «украшательствах». Такие системы менее уязвимы, так как разработаны для конкретных задач.

На наш взгляд оптимальным выбором являются системы документооборота в трёхзвенной архитектурой, использующей те же технологии, что и WEB системы, но в отличие от них имеющие собственные «тонкие» клиентские приложения, не использующие сторонние интернет браузеры. Такие решения позволяют использовать преимущества всех технологий и одновременно устраняя их проблемы.

Одной из таких программ является система электронного документооборота ESCOM.BPM, построенная в трехзвенной архитектуре с собственным «тонким» клиентом, работающего по протоколу http/https.

Правильным же выбором будет выслушать мнения и аргументы разработчиков разных СЭД и после этого всё «взвесив», сделать выбор.


Выбор дополнительных возможностей

Возможности системы документооборота ESCOM.BPM расширяет ряд дополнительных модулей:

Модуль интеграции с MS Active Directory. Интеграция с MS Active Directory оправдана (упрощает администрирование) в случае большого числа пользователей системы документооборота, скажем более 50-ти.

·  Модуль интеграции с «1С: Предприятие 8.хх». Интеграция с «1С: Предприятие» оправдана в случае если автоматизируются такие процессы как «Согласование договоров», «Согласование заявок на оплату» - в этом случае синхронизируются общие справочники систем, например «Контрагенты», «Банки», а так же в систему «1С: Предприятие 8.хх» могут автоматически перегружаться согласованные в СЭД документы, например, договора или создаваться карточки РКО или платёжек.

·  Модуль «Бизнес-студия». Если приобретается данный модуль, то все конфигурации становятся доступны для изменения (настройки). Конфигурации поставляются с открытым кодом в виде пакетов метаданных. Модуль содержит восемь основных конструкторов позволяющих в визуальном режиме производить настройку всех объектов конфигурации. Конструктор документооборота позволяет создавать новые процессы, формы, справочники, таблицы, журналы и т.д. Используя конструктор документооборота, Вы можете самостоятельно настроить бизнес-процессы под свои требования, разработать необходимые таблицы для хранения данных, настроить графические интерфейсы.

Данные модули доступны для выбора, начиная с редакции «Стандартная-*»:

·     Для редакции «Стандартная» модуль «Бизнес-студия» включен в поставку.

·     Для редакций «Большой бизнес» и «Корпоративная» все модули включены в поставку.

Правильным выбором системы документооборота будет приобретение модулей интеграции с MS Active Directory и «1С: Предприятие» только в случае их действительной необходимости.

Использование "Бизнес-студии" требует наличия определённых навыков программирования. Кроме визуальной разработки с использованием готовых компонент используется объектно-ориентированное программирование с использованием языка PHP.

Правильным выбором при приобретении "Бизнес-студии"будет направление сотрудника на учебные курсы, так как на них можно в короткие сроки освоить использование конструктора, избежать ненужных ошибок, получить базовые навыки по использованию визуальных компонент.


Редакция СТАРТ

Редакция «Старт» ESCOM.BPM является самой недорогой в линейке решений на базе ESCOM.BPM

Она включает в себя все базовые возможности ESCOM.BPM и содержит готовое решение (конфигурацию) для автоматизации контроля исполнения поручений.

Приобретение редакции «Старт» является правильным выбором, если Вам необходимо автоматизировать только процесс выдачи, учёта и контроля исполнения поручений.

Поскольку, как правило, речь идёт о поручениях выдаваемых руководителем организации, то следует подумать над тем, каким образом поручения будут вводиться в систему? Несмотря на то, что на создание и заполнение карточки поручения требуется меньше минуты, вряд ли сам руководитель осилит эту работу. Это может делать за него секретарь или помощник.

Распространенной ошибкой внедрения такой программы является ошибочное мнение, что пользователи системы – а они же исполнители поручений будут добровольно работать в системе. Исполнители не будут давать сами себе поручения, и не будут реагировать на поручения, если не будет контроля над их работой со стороны руководства. В лучшем случае они будут вносить в свои отчёты простые отписки.

Оптимально с программой контроля исполнения поручений должен работать минимум один руководитель и все исполнители поручений. Если исполнитель не работает с системой по каким-то причинам, скажем у него нет компьютера, то давать ему поручения не имеет особого смысла.

Система контроля исполнения позволяет выстраивать цепочки исполнения поручений, поэтому её необходимо внедрять «до последнего исполнителя». При желании можно привлекать сотрудников на роль Контролёров заданий.


Редакция СТАНДАРТНАЯ-ПРОФ

Редакция «Стандартная-ПРОФ» является готовым (коробочным) и в то же время адаптируемым решением для автоматизации стандартных документационных процессов организации с общей численностью пользователей до 100.

Редакция включает в себя следующие готовые решения (конфигурации):

  • Работ с договорами - процесс для согласования договоров в электронном виде, их регистрации и учёта.
  • Контроль исполнения поручений
  • Электронный архив документов
  • Back Office,  содержит готовые процессы:
    • Заявка на оплату
    • Заявка на закупку
    • Заявка на ремонт
    • Заявка в службу тех. поддержки
    • Заявка в бюджет
Конфигурации «Делопроизводство» позволяет перейти на безбумажный документооборот на всех этапах работы с документом, где юридически не требуется наличие бумажного документа. При использовании юридически значимой электронно-цифровой подписи возможно более широкое внедрение безбумажных технологий. 

В конфигурации «Делопроизводство» большинство документационных процессов подразумевают работу с системой нескольких сотрудников, а именно:

  • Инициатора документа – сотрудника, создающего карточку документа в СЭД;
  • Согласующих лиц – сотрудников, участвующих в электронном согласовании;
  • Утверждающего лица – сотрудника, который рассматривает документ и формирует резолюцию;
  • Регистратора – сотрудника, который регистрирует документ – присваивает ему регистрационный номер (хотя в системе это может выполняться автоматически);
  • Исполнителей – сотрудников, которым поступают поручения по исполнению документа. Они формируют в СЭД отчёты об исполнении документов;
  • Контролёр – сотрудника, который контролирует ход исполнения документа (может отсутствовать).

Но в принципе, возможно использование конфигурации «Делопроизводство» только в ограниченном кругу сотрудников канцелярии. Электронное согласование можно не проводить. Резолюцию вносить в систему за Утверждающего, после того как он рассмотрит документ в бумажном виде. Однако следует помнить, что для контроля исполнения документов используется конфигурация «Контроль исполнения поручений». Это означает, что выданная резолюция по исполнению документа в системе документооборота будет доведена до конкретного исполнителя. Если же он не работает с СЭД, то процесс «застопориться». Поэтому здесь приемлемы те же рекомендации, что и для конфигурации «Контроль исполнения поручений».

Эффективность такого внедрения будет крайне низкой. Однако в результате Вы получите структурированное электронное хранилище документов. Это всё же результат….

Перед внедрением конфигурации «Делопроизводство» правильным выбором является проведение диагностики процессов, чтобы определить какие процессы будут выполняться исключительно в электронном виде, какие будут использовать и бумажные носители, кто из сотрудников будет участником работы с СЭД, на каких участках будет производиться обработка документов, и в каком виде – то есть определить масштабы проекта.

Основными ошибками внедрения электронного документооборота в конфигурации «Делопроизводство» является дублирование бумажного и электронного документооборота, с возложением обязанностей на сотрудников канцелярии функций по вводу в СЭД документов, резолюций и внесением в карточки поручений отчётов за исполнителей. Это значительно повышает загрузку сотрудников канцелярии, а электронный документооборот по своей сути не внедряется.

Правильным выбором будет являться создание рабочей группы из числа активных сотрудников во главе с исполнительным директором и издание приказа о внедрении системы документооборота, с указанием в нём ответственных за работу с системой по участкам. Рекомендуется утвердить приказом изменения в инструкции по документообороту, если таковая имеется, или утвердить рабочие регламенты по каждому из видов документационных процессов с учётом использования СЭД.

    Главное отличие редакции «Стандартная» в том, что в её состав включен модуль «Бизнес-студия». Модуль позволяет не только адаптировать все имеющиеся в конфигурациях объекты, но и самостоятельно разрабатывать новые процессы, формы, таблицы, отчёты. Используя Бизнес-студию Вы можете самостоятельно создавать законченные решения для автоматизации специфичных бизнес-процессов.

    Конфигурация «Back Office» предполагает работу в каждом из процессов нескольких сотрудников. Поэтому перед внедрением каждого из процессов необходимо определить участников, провести с ними тестовые прогоны процессов, чтобы научиться работать с системой.

    Приобретение редакции «Стандартная-ПРОФ» является правильным выбором, если Вам необходимо автоматизировать не только стандартные документационные процессы, но и адаптировать их под свои требования, разработать и настроить собственные процессы.

    Одной из ошибкой совершаемой Заказчиками – это расчет на самостоятельное освоение IT специалистами Бизнес-студии без прохождения обучения. Изучение достаточно сложного инструмента требует времени, а его то у IT-шников как раз и не хватает. Попытки на скорую руку что-то «сотворить» не собрав и не проанализировав все требования заказчика исходя в основном только из собственного понимания «как это должно быть», не обладая достаточными знаниями, и уж тем более опытом в применении инструмента - всё это приводит к неудачным и затянутым решениям.

    Правильным выбором в освоении возможностей Бизнес-студии является привлечение на начальных этапах специалистов Разработчика для совместной настройки процессов, в ходе которой IT специалисты Заказчика приобретут необходимые навыки и знания, что позволит им самостоятельно сопровождать эксплуатацию СЭД.


    Редакция БОЛЬШОЙ БИЗНЕС

    Редакция «Большой бизнес» позволяет автоматизировать процессы в организациях с численностью пользователей системы документооборота более 300. Кроме того, в поставку включены все дополнительные модули и конфигурации, что в совокупности снижает общую стоимость системы.

    Для редакции «Большой бизнес» можно приобрести дополнительные серверные лицензии в случае установки нескольких серверов системы электронного документооборота.


    Редакция КОРПОРАТИВНАЯ

    Редакция «Корпоративная» позволяет автоматизировать процессы в организациях с численностью пользователей системы документооборота более 300. Кроме того, возможна организация распределённого документооборота среди группы компаний или филиалов за счёт использования нескольких серверов документооборота ESCOM.BPM с общей базой метаданных.

    В поставку редакции «Корпоративная» включены все дополнительные модули и конфигурации, что в совокупности снижает общую стоимость системы.

    Мы надеемся, что данная информация поможет Вам сделать правильный выбор системы документооборота.

    Возврат к списку

    X

    Задать вопрос