Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Постановка документа на контроль

 

Постановка документа на контроль

Постановка документа на контроль в СЭД ESCOM.BPM

В системе контроля исполнения документов и поручений постановка документа на контроль осуществляется путём внесения в карточку документа специального признака "На контроль". Документ с таким признаком будет отображаться в специальном журнале "Документы на контроле".

Если документ находящийся на контроле отображается в другом журнале, например в журнале регистрации документов, то у такой документ будет отмечен специальным значком, что облегчает восприятие информации. Так же для удобства восприятия документы и задания в журнале контроля исполнения отображаются разными цветами в зависимости от их статуса.


ЖУРНАЛЫ КОНТРОЛЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов в системе документооборота ESCOM.BPM позволяет для каждого вида документа создавать свой журнал контроля. Так же возможно ведение единого журнала контроля исполнения документов для всех видов документов.

В карточке контролируемого документа можно указать Контролёра - сотрудника, осуществляющего контроль над исполнением документа.

При включённом признаке "На контроль" в карточке документа требуется указать дату контроля. При наступлении даты контроля система контроля исполнения документов автоматически отправит уведомление Контролёру.

При просмотре журнала контроля Контролёру показываются только те документы, в которых он является контролёром. Таким образом, каждый контролёр просматривает свой журнал контроля исполнения документов.

 контроль документов

Система контроля исполнения документов позволяет настроить права доступа к документам, так что бы определённые сотрудники, например, начальник канцелярии или другое лицо, видело все документы, находящиеся на контроле.


КОНТРОЛЬНЫЕ ОТМЕТКИ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА

Контролёр может вносить контрольные отметки в карточку документа. Для этого в карточке контролируемого документа имеется специальный раздел "Контрольные отметки", содержащий специальную таблицу. Контролёру предоставляется возможность просматривать карточки персональных поручений по исполнению документа и отчётов исполнителей.

Система контроля исполнения поддерживает процедуру переноса срока исполнения документа и корректировки контрольного срока. Контролёр может снять документ с контроля. События постановки и снятия документа с/на контроль фиксируются в журнале событий документа.

Журнал контроля документов позволяет отобразить все поручения по документу с их исполнителями, сроками и статусами. Это позволяет контролёру, не открывая карточку документа, увидеть состояние исполнения документа целиком. По каждому заданию выводится информация о том, сколько времени осталось до срока исполнения или на сколько задание просрочено.

Журнал контроля исполнения документов позволяет отобрать только интересующие документы, например, за период времени, по контрагенту, по исполнителю, по руководителю. Так же можно отобрать только просроченные документы и вывести такой отчёт на печать.

Можно открыть сразу несколько журналов контроля документов. В любое время Контролёр может распечатать журнал контроля документов.

Система контроля исполнения содержит контрольную карточку  документа, которую можно вывести на печать.

Контроль исполнения документов предусмотрен для  входящих, внутренних, организационно-распорядительных документов и протоколов совещаний. Система электронного документооборота ESCOM.BPM позволяет создавать свои собственные виды документов и использовать в них готовые решения для контроля исполнения документов.

Система контроля исполнения документов входит во все редакции, кроме редакции "Старт".

Возврат к списку

X

Задать вопрос