Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Исходящие документы. Автоматизация

 

Исходящие документы. Автоматизация

"Стоит запечатать письмо, как в голову приходят свежие мысли".
Закон письма.

Исходящие документы. Процесс работы с исходящей корреспонденцией

Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает комплексную автоматизацию процесса работы с исходящими документами на всех этапах жизненного цикла.

Маршрут исходящего документа

Маршрут процесса "Исходящие документы" состоит из следующих этапов:


По этой ссылке Вы можете узнать стоимость программы для автоматизации делопроизводства.


Карточка исходящего документа

Карточки исходящих документов создаются в системе документооборота сотрудниками в подразделениях. При необходимости проводится электронное согласование исходящего документа.

В карточке исходящего документа указывается организация-получатель документа из справочника организаций, указывается её адрес, из списка адресов организации и получатель документа из списка сотрудников данной организации. Кроме того, в карточке исходящего документа можно дополнительно указать перечень организаций, адресов и контактов, в которые должна быть отправлена копия документа.


Регистрация исходящего документа

Регистрацию исходящего документа в системе документооборота осуществляет Регистратор. О поступлении исходящего документа на регистрацию система уведомляет Регистратора с помощью уведомления. В системе документооборота ведётся журнал регистрации исходящих документов. Формирование регистрационного номера осуществляется автоматически по заданному шаблону.

Для исключения повторного использования регистрационного номера при регистрации выполняется проверка на наличие ранее зарегистрированного документа с такими же атрибутам. Для классификации исходящих документов и контроля сроков хранения карточек исходящих документов в системе документооборота используется номенклатура дел.

Журналы исходящих документов

Система документооборота содержит журналы исходящих документов и возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек исходящих документов.

Поддерживается возможность штрих-кодирования исходящих документов и учёт мест хранения оригинала внутреннего документа.

ESCOM.BPM позволяет сформировать бланк исходящего документа по шаблону. При формировании бланка система подставляет в выбранный шаблон значения из карточки исходящего документа. Бланк исходящего документа можно распечатать или экспортировать в файл нужного формата.

В карточке исходящего документа предусмотрена возможность формирования описи документов с указанием их ценности и печати бланка описи.

Система документооборота позволяет выполнить печать адресов на конвертах различных форматов для всех адресов, указанных в карточке исходящего документа.

Управление статусами документа

СЭД автоматически управляет статусами исходящих документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с исходящим документом.

Если исходящий документ подготовлен в ответ на входящий, то система документооборота позволяет это отразить в карточке как входящего, так и исходящего документа посредством внесения в карточки документов ссылок.

В карточке исходящего документа указывается информация о способе и виде доставки, срок отправки документа, ответственный сотрудник за отправку документа,  а так же фактическая дата отправки документа.

Контроль получения ответа

При необходимости контроля получения ответа в карточке исходящего документа указывается контрольный срок и контролёр - сотрудник, который будет осуществлять контроль получения ответа. При наступлении контрольного срока система направит контролёру уведомление. При получении ответа Контролёр вносит в карточку исходящего документа ссылку на полученный ответ.

Как купить программу для работы с исходящей корреспонденцией

Решение доступно в редакциях "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на sales@escom-bpm.com с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в интернет-магазине ESCOM.BPM. Для покупки нужно положить в корзину серверную лицензию редакции Стандартная-ДЕЛО и необходимое число клиентских лицензий редакции Стандартная-ДЕЛО.

Возврат к списку

X

Задать вопрос