Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Внутренние электронные документы. Служебные записки. Автоматизация

 

Внутренние электронные документы. Служебные записки. Автоматизация

"Внутренняя согласованность ценится больше эффективной работы"

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ. СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ В СИСТЕМЕ ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает комплексную автоматизацию процесса работы с внутренними документами. Комплексная автоматизация делопроизводства невозможна без процесса работы в электронном виде со служебными записками, докладными, объяснительными и прочими. Внедрение данного процесса позволяет полностью отказаться от бумаг при работе с внутренними электронными документами и полностью перейти на безбумажный документооборот


Перейдя по этой ссылке, Вы можете узнать стоимость программы для работы со служебными записками в электронном виде.

МАРШРУТ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ, ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

Электронный документооборот внутренних документов состоит из следующих этапов:

  • Формирование проекта внутреннего документа
  • Согласование
  • Регистрация внутреннего документов
  • Рассмотрение документа получателем
  • Формирование резолюций
  • Контроль исполнения поручений по документу
  • Формирование ответа
  • Архивное хранение внутреннего документа

Система электронного документооборота автоматически управляет маршрутом документа, статусами внутренних документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с внутренним документом.


КАРТОЧКА СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ, ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

Карточки внутренних документов создаются в системе документооборота сотрудниками в подразделениях. Карточка содержит информацию об отправителе и получателе документа, а так же заголовок, дату создания и регистрационную информацию. В карточке можно указать вид внутреннего документа, выбрав его из классификатора видов документов (служебная записка, докладная и т.п.).

При необходимости проводится электронное согласование внутреннего документа. Для этого на странице "согласование" нужно поставить галочку в поле "Нужно провести электронное согласование документа" и заполнить модель согласования.

В карточке документа отображаются сформированные резолюции и ход их исполнения, а так же ссылка на подготовленный ответ.


РЕГИСТРАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК, ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

В системе ESCOM.BPM предусмотрена возможность автоматической регистрации документа, а так же режим регистрации с участием Регистратора. При автоматической регистрации номер документу присваивается системой после завершения согласования.  Регистрацию внутреннего документа осуществляет Регистратор. О поступлении внутреннего документа на регистрацию система уведомляет Регистратора с помощью уведомления. В системе документооборота ведётся журнал регистрации внутренних документов. Формирование регистрационного номера осуществляется автоматически по заданному шаблону.

Для исключения повторного использования регистрационного номера при регистрации выполняется проверка на наличие ранее зарегистрированного документа с такими же атрибутам.

После того как документ зарегистрирован, Инициатору автоматически направляется уведомление, и он может отправить зарегистрированный документ Получателю.


УЧЁТ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Для классификации внутренних документов и контроля сроков хранения внутренних документов в системе документооборота используется номенклатура дел.

Система документооборота содержит журналы внутренних документов и возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек внутренних документов.

Поддерживается возможность штрих-кодирования внутренних документов и учёт мест хранения оригинала внутреннего документа.


ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА НА БЛАНКЕ

СЭД позволяет сформировать бланк внутреннего документа по шаблону. При формировании бланка система подставляет в выбранный шаблон значения из карточки внутреннего документа. Бланк внутреннего документа можно распечатать или экспортировать в файл нужного формата.


КАК КУПИТЬ РЕШЕНИЕ ДЛЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Процесс работы со внутренними документами можно приобрести в составе редакции "Стандартная-ДЕЛО" и редакции "Стандартная-ПРОФ" системы ESCOM.BPM. Для покупки лицензий Вам необходимо прислать нам письмо на sales@escom-bpm.com или позвоните нам по телефону 8-495-255-0099. В письме укажите выбранную редакцию, количество требуемых  лицензий и прикрепите файл с реквизитами Вашей организации. Мы подготовим для Вас коммерческое предложение на поставку и внедрение СЭД ESCOM.BPM

Вы также можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в нашем интернет магазине www.sales.escom-bpm.com Вам необходимо приобрести одну серверную лицензию редакции "Стандартная-ДЕЛО" и нужное количество клиентских лицензии для редакции "Стандартная".

Возврат к списку

X

Задать вопрос