Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Регистрация входящих документов. Учёт входящей корреспонденции

 

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ESCOM.BPM

МАРШРУТИЗАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Система автоматизации делопроизводства на платформе ESCOM.BPM (СЭД) содержит принципиально важный процесс "Входящий документ", обеспечивающий комплексную автоматизацию работы с входящей корреспонденцией. Для этого СЭД содержит карточку процесса и маршрут электронного документооборота, который определяет последовательность этапов работы с входящими документом, а так же управляет правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы очередному участнику процесса автоматически доставляется уведомление.

Узнать стоимость программы для регистрации входящих документов Вы можете перейдя по этой ссылке.

Маршрут входящего документа содержит следующие этапы:

  • Регистрация входящего документа. Создаётся карточка, формируется номер, записывается дата регистрации, указывается дело и другие атрибуты. Карточка сохраняется в базе данных. Документ отправляется в системе на рассмотрение.
  • Рассмотрение входящего документа получателем. Формируется резолюция, документ отправляется в работу. Исполнителям, указанным в резолюциях доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль. 
  • Контроль исполнения поручений по зарегистрированному входящему документу. Автоматически создаются и доставляются поручения Исполнителям. Ведётся работа по их исполнению. Система контролирует сроки. Формируются отчёты и при необходимости создаётся ответ на документ. Если документ был поставлен на контроль, то для завершения документа нужно выполнить процедуру снятия документа с контроля.
  • Архивное хранение входящей корреспонденции. После внесения отметки об исполнении документа он помещается в электронный архив для хранения. 

Ролевая модель процесса "Входящий документ" содержит следующие роли:

Роль Выполняемые функции
Регистратор Создаёт карточку документа, сканирует документ, прикрепляет его к карточке, регистрирует карточку и отправляет её Получателю
Получатель             Рассматривает поступивший документ и формирует резолюцию по исполнению. Указывает Контролёра, включает режим "На контроль".
Исполнитель (и) Исполняет поручение по назначенной ему резолюции
Контролёр Контролирует ход исполнения. Вносит контрольные отметки в карточку процесса. Проверяет отчёты Исполнителей. Снимает исполненный документ с контроля.
Архивариус Помещает документ в дело. Указывает срок хранения.


СОЗДАНИЕ РЕГИСТРАЦИОННЫХ КАРТОЧЕК ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация входящего документа в СЭД начинается с создания электронной регистрационной карточки и формировании регистрационной информации: регистрационного номера и даты регистрации. Карточки входящих документов могут создаваться вручную Регистратором или автоматически: из электронной почты, из факс-сервера, со сканера или из системы потокового сканирования. Регистратор - это сотрудник канцелярии, службы ДОУ, возможно секретарь-делопроизводитель или другое лицо, в обязанности которого входит регистрация и учёт входящей корреспонденции.

Регистрация входящих документов в системе электронного документооборота

В регистрационной карточке указывается тема, исходящий номер и дата, а так же указывается Отправитель - организация или физическое лицо. Поле "Отправитель" заполняется из базы данных контактов. Каждый контакт имеет свою атрибутную карточку в которой указывается название организации, её реквизиты, адреса, контакты и т.д. В карточке контакта автоматически отображаются все документы,  связанные с данным контактом.  Создать новую карточку контакта может Регистратор. База контактов доступна всем Регистраторам, поэтому достаточно один раз ввести в базу контакт, что бы он стал доступен при регистрации в карточках процессов. 

К регистрационной карточке можно прикрепить один или несколько файлов произвольного вида (word, excel, pdf, jpeg и др). Поступивший в бумажном виде документ можно отсканировать прямо из регистрационной карточки. Кроме этого отсканированный документ можно распознать (преобразовать в текстовый формат) с помощью интегрированной процедуры оптического распознавания. Это позволяет в дальнейшем выполнять поиск данного документа по его содержанию, так как текст распознанного документа автоматически индексируется для полнотекстового поиска.

В регистрационной карточке можно дополнительно указать дату доставки документа, способ доставки (факс, почта России, электронная почта и т.п.) и количество страниц документа. Если поступил пакет документов, то имеется возможность составить опись пакета, указать названия документов, количество экземпляров и количество страниц.


ФОРМИРОВАНИЕ РЕГИСТРАЦИОННОЙ ИНФОРМАЦИИ 

Первое что необходимо сделать регистратору после создания регистрационной карточки - это выполнить проверку на повторную регистрацию. Такая проверка необходима для исключения повторной регистрации и создания дубликата документа. Проверка выполняется на наличие в базе документооборота ранее зарегистрированного документа с такими же атрибутами (номер, организация). Проверка выполняется с учётом года входящей даты документа. Если система документооборота ESCOM.BPM обнаруживает наличие в базе данных уже ранее зарегистрированного документа с таким же номером, то она выдаёт сообщение и не позволяет продолжить регистрацию.

Регистрация входящего документа может осуществляться централизованно, в канцелярии организации или децентрализовано, в подразделениях организации. При регистрации используется автоматическое формирование номера. Так же у Регистратора имеется возможность ввести регистрационный номер в ручную и указать дату регистрации. Однако, если такой номер уже есть в базе данных, то карточку с некорректным номером нельзя будет отправить далее по маршруту. Регистратор может указать папку Номенклатуры дел, в которую следует поместить карточку документа.

Регистрация входящих документов может быть как сквозная, так и раздельная. Например, в зависимости от места регистрации (подразделение) система будет генерить раздельные номера. Если в базе данных документооборота ведётся регистрация по нескольким компаниям, то программа будет формировать раздельные номера для документов каждой организации.

Если документ получен в ответ на исходящий, то СЭД позволяет это отразить в карточке как входящего, так и исходящего документа посредством внесения в них перекрёстных ссылок. 


ШТРИХ-КОДИРОВАНИЕ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНОВ

В СЭД поддерживается возможность штрих-кодирования и учёт мест хранения оригиналов входящих документов. Система ESCOM.BPM позволяет отказаться от привычного использования штампа, который наносится на бумажный документ в момент его регистрации. Вместо него на документ наклеивается специальная самоклеющаяся этикетка, содержащая уникальный штрих-код, который связывает регистрационную карточку с оригиналом. На этикетке содержится регистрационный номер. Если этикетка печатается непосредственно при регистрации входящего документа, то на ней так же будет отображаться дата регистрации. Если регистрационные этикетки распечатываются заранее, то дата регистрации будет отображаться в электронной карточке документа.

Использование технологии штрих-кодирования позволяет автоматизировать процесс регистрации входящих документов и сократить время на эту операцию. При сканировании штрих-кода сканером происходит автоматический поиск и открытие регистрационной карточки документа, что облегчает их поиск в базе данных документооборота.

Технология штрих-кодирования может использоваться и при массовом вводе документов.  

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для отображения списка зарегистрированных карточек система электронного документооборота содержит универсальный журнал регистрации входящей корреспонденции.

Журнал регистрации входящих документов

В журнале регистрации имеется возможность отбора карточек процессов за произвольный период. Для быстрого указания периода отбора имеется набор предопределённых фильтров, позволяющих сформировать журнал за сегодня, за текущую неделю, текущий месяц, текущий квартал, год, предыдущий месяц и т.д. В журнале имеется возможность сортировки, группировки и поиска записей.  

В зависисмости от текущего этапа работы, документы в журанле отображаются разным цветом. Так же в каждой записи имеется ячейка с текущим статусом документа.


ПОИСК ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Система автоматизации делопроизводства содержит возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек входящих документов. Поиск документов по атрибутам позволяет быстро найти карточку документа, особенно если в база документов очень большая. Если к карточке прикреплены файлы в индексируемых форматах, то возможно выполнение поиска по содержанию этих файлов.


РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

В соответствии с моделью маршрута после завершения этапа "регистрация входящих документов" наступает этап рассмотрения. Зарегистрированный документ направляется по маршруту и поступает Получателю для рассмотрения и формирования резолюции. Получатель документа может сформировать резолюцию и отправить документ на исполнение. В резолюции нужно указать поручение, срок исполнение и исполнителя. Так же можно указать соисполнителей и важность данного поручения, включить режим контроля исполнения.

В СЭД имеется специальный журнал - документы на рассмотрении, который отображает карточки зарегистрированных документов, находящихся у получателей на рассмотрении, но ещё не отписанных в работу.

Если документ поступил не по адресу, то Получатель может его вернуть регистратору, а тот, в свою очередь, переслать документ другому сотруднику.

Если по документу не требуется вынесение резолюции и контроль исполнения, то для этого случая в СЭД имеется команда "Принять документ к сведению". После выполнения этой команды документ помещается в архивный журнал.


ИСПОЛНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнителям входящего документа автоматически доставляются поручения, которые формируются из резолюций, указанных Получателем. В карточке процесса отображаются сформированные поручения и ход их исполнения.  ESCOM.BPM содержит два специальных журнала:

  • Документы на исполнении. Данный журнал отображает все карточки, находящихся в работе у исполнителей.
  • Документы на контроле. Журнал отображает только карточки, у которых включен признак "На контроль!"

Подготовленный Исполнителем в качестве ответа  исходящий документ, отображается в виде ссылки в карточке входящего.

Система документооборота автоматически контролирует срок исполнения документа и при его приближении отправляет уведомление Контролёру и Исполнителям. Если документ не будет исполнен в срок, то ему будет присвоен статус "Просрочен". То же самое относится и к поручениям Исполнителей. 


АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для классификации входящих документов и контроля сроков хранения в СЭД используется номенклатура дел. Указать в карточке процесса дело, в которое помещается документ для хранения может Регистратор или Архивариус. Исполненные входящие документы автоматически помещаются в электронный архив. В нём они находятся до истечения срока хранения, установленного для папки дела.

Процесс "Регистрация входящих документов" включен в поставку всех редакций ESCOM.BPM начиная с редакции "Стандартная-ДЕЛО".


Вы можете купить решение "Регистрация входящих документов" в интернет-магазине ESCOM.BPM

Возврат к списку

X

Задать вопрос