Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Согласование договоров в электронном виде

 

Согласование договоров в электронном виде

Электронное согласование договоров в системе документооборота

Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций системы документооборота ESCOM.BPM (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.

Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного  автоматизированного процесса работы с договором

Перейдите по этой ссылке чтобы узнать стоимость программы для электронного согласования договоров


Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.

Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях электронное согласование документов позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий безбумажного документооборота.


Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:

  • Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
  • Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование) 
  • Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
  • Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
  • Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
  • Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
  • Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
  • Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
  • Формирование версий согласуемого договора
  • Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
  • Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
  • Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
  • Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
  • Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
  • Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
  • Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора 
  • Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору 
  • Автоматическое ведение журнала истории согласования
  • Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
  • Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
  • Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
  • Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
  • Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора 
  • Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

Здесь можно скачать презентацию решения электронного согласования договоров.


ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.

Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.


ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ

Система электронного документооборота при необходимости позволяет выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде. Для этого необходимо выполнить сканирование бумажных оригиналов и прикрепить их к карточке процесса. ESCOM.BPM позволяет автоматизировать эту процедуру. В карточке процесса имеется команда сканирования с автоматическим прикреплением отсканированного образа к карточке процесса. Так же возможно выполнить оптическое распознавание отсканированного образа, что позволит проиндексировать текст для полнотекстового поиска.

При больших объёмах бумажных документов необходимо использовать потоковое сканирование, что требует наличия специального оборудования в местах первичной регистрации документов. Использование специального оборудования необходимо для быстрой оцифровки договоров и ввода их в систему. Если мест ввода документов в организации много, то обеспечение их оборудованием может стать серьёзным препятствием при внедрении системы согласования. Поэтому перед внедрением необходимо проанализировать и оптимизировать потоки документов. Это даст возможность организовать центры по регистрации и оцифровке, укомплектовать их сканирующим оборудованием, что в итоге снизит затраты на внедрение.


ТРЕБОВАНИЯ К ОБОРУДОВАНИЮ ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

Хранение больших объёмов оцифрованных договоров накладывает дополнительные требования на серверное и сетевое оборудование. Необходимо предусмотреть возможность масштабирования, например, увеличения дисковой памяти в RAID массивах, а так же продумать процедуру архивирования и восстановления.

Передача больших объёмов информации требует обеспечения высокой скорости передачи данных по сети между клиентскими машинами и сервером. Иначе пользователям работать с медленной системой будет неудобно, и автоматизация согласования договоров может потерпеть неудачу.


Подготовка участников электронного согласования договоров

Одним из важнейших аспектов успешного внедрения системы согласования договоров является обучение пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Без качественной подготовки пользователей эффект от внедрения будет сведён к минимуму, и даже может быть отрицательным. Неумение работать с электронными документами и привычка работать с бумажными может привести к тому, что на местах договора будут распечатываться, исправления делаться на бумаге, а к работе в системе электронного согласования будут привлекаться дополнительные ресурсы, для переноса замечаний из бумажных договоров в электронные. Такое положение дел ни только не сократит время и затраты, но и ухудшит ситуацию за счёт дополнительной нагрузки на сотрудников.


Последовательное согласование договоров

При последовательном согласовании срок согласовании для каждого согласующего рассчитывается автоматически в момент поступления ему на согласование договора. В поручении указывается относительное значение срока согласования, например, 3 рабочих дня. Когда документ поступает согласующему, то в этот момент программа получает данные о нерабочих днях из корпоративного календаря и персонального календаря сотрудника и вычисляет дату срока согласования.

Типовая настройка процесса согласования предусматривает прерывание процесса согласования, если один из согласующих ставит отметку "Отклонено". Если же ставиться отметка "Согласовано" или "Согласовано с замечаниями", то процесс согласования переходит на следующий этап и договор доставляется следующему согласующему.


ПАРАЛЛЕЛЬНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ

Для сокращения сроков согласования система должна  поддерживать возможность параллельного согласования договоров в разных службах. Например, согласование договоров на подключение к электрическим сетям может выполняться одновременно в четырёх службах (юридической, технической, финансовой, эксплуатационной). Согласование документа в каждой из служб может выполняться по собственной схеме. В ходе каждого согласования могут уточняться те или иные параметры договора, создаваться новые версии. В каждой службе может выполняться повторное согласование независимо от состояния согласования в других службах. После успешного завершения согласования должен создаваться итоговый пакет документов, который будет передан на подпись.


АНАЛИЗ И УСТРАНЕНИЕ ЗАМЕЧАНИЙ СОГЛАСУЮЩИХ

При согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. Ускорение данного процесса можно достичь за счёт автоматического сравнения и слияния версий договоров на этапе устранения замечаний. Система согласования должна не только обеспечивать возможность автоматического объединения версий согласуемых договоров с возможностью принятия или отклонения тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.

Немаловажным значением для ускорения электронного согласования договоров является возможность предоставления согласующему лицу возможности проанализировать устранение его замечаний при повторном согласовании. Для этого система электронного документооборота при выполнении повторного согласования должна направлять согласующему лицу текущую версию договора и предыдущие версии с замечаниями данного согласующего лица.


КОНТРОЛЬ СРОКОВ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

Электронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контроля. Внедрение электронного согласования должно максимально поддерживаться средствами контроля системы документооборота. В случае просроченности задания по согласованию договора система должна уведомлять согласующего и контролёра процесса. Кроме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласования по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.


ПРИМЕНЕНИЕ ЭЦП ПРИ СОГЛАСОВАНИИ ДОГОВОРОВ

Использование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позволяет исключить необходимость подписания итогового бумажного договора всеми участниками согласования. Применение электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать неизменность документа с момента его подписания и однозначно идентифицировать автора подписи.СЭД должна блокировать возможность изменения согласованного договора на всех следующих этапах работы с документом. Система документооборота ESCOM.BPM полностью соответствует вышеперечисленным требованиям и обеспечивает весь необходимый набор функций для выполнения электронного согласования. 


РЕГИСТРАЦИЯ СОГЛАСОВАННЫХ ДОГОВОРОВ

После того, как согласованный договор подписан и распечатан, ему присваивается регистрационный номер, который формируется автоматически в системе согласования. Договор может быть распечатан из программы на бланке содержащим штрих-код. Если документ был распечатан на простой бумаге, то на него наклеивается специальная этикетка, содержащая регистрационную информацию и штрих-код договора. Зарегистрированный договор передаётся контрагенту для подписания.

После получения от контрагента подписанного оригинала он сканируется и автоматически прикрепляется к электронной карточке. При сканировании оригинала договора выполняется автоматический поиск карточку договора по его штрих-коду. Отсканированный оригинал отображается в карточке договора.


КОНТРОЛЬ НАЛИЧИЯ ОРИГИНАЛА ДОГОВОРА

Для возможности контроля наличия оригинала в электронной карточке договора имеется специальное поле - "Оригинал получен". Когда ответственное лицо получает подписанный экземпляр договора, то скан договора прикрепляется к карточке договора, а в самой карточке ставиться признак, что оригинал договора получен.

В журналах договоров в отдельной колонке отображается признак "Оригинал получен" , что позволяет сделать отбор договоров, по которым не получен оригинал. Кроме журналов в системе согласования договоров предусмотрен специальный отчёт "Контроль наличия оригиналов документов". Этот отчёт показывает не только договора, но и все связанные с ним документы и по каждому из документов отображается признак наличия оригинала документа. В карточке договора так же имеется раздел, в котором отображаются все связанные с ним документы и по каждому документу отображается признак наличия оригинала. Это удобно, и позволяет быстро увидеть, какие закрывающие документы по данному договору ещё не получены. К карточкам закрывающих документов можно прикреплять их сканы.

Для контроля сроков возврата отправленных контрагенту на подписание оригиналов договора в его карточке можно указать контрольный срок при наступлении которого система выдаст напоминание. Так же предусмотрена возможность указать вид доставки, дату отправки, дату возврата, скан квитанции.


КАК КУПИТЬ РЕШЕНИЕ "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Решение "Согласование договоров в электронном виде" доступно в редакциях: "Стандартная-ДОГОВОРЫ", и "Стандартная-ПРОФ". Вы можете самостоятельно купить решение "Электронное согласование договоров" в интернет магазине ESCOM.BPM.

Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на sales@escom-bom.com с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

Возврат к списку

X

Задать вопрос