Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Файлы документов. Управление версиями

 

ФАЙЛЫ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ФАЙЛОВОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Создание версий файлов документовСистема документооборота ESCOM.BPM позволяет прикреплять к карточкам процессов произвольные файлы вложений. Для хранения файлов вложений предусмотрено защищённое файловое хранилище, размещаемое на сервере системы. Помещение файлов в хранилище осуществляется при сохранении карточки процесса. Прикреплённые к карточке файлы предаются с персонального компьютера на сервер. Размер файла может быть любым, но следует помнить, что файл передаётся на сервер по каналу и скорость передачи будет зависеть от скорости канала. Если файл большой, то загрузка его на сервер может занять много времени. При передачи файлов они автоматически сжимаются, так что нет необходимости их архивировать.

При открытии файла из карточки документа система документооборота проверяет наличие копии данного файла в кэш на локальном компьютере и при необходимости загружает актуальную версию с сервера. Если версии файла совпадают, то файл не скачивается, а открывается с диска. Тем самым сокращается объём передаваемой информации и время на открытие файла. При удалении карточки документа из хранилища удаляются связанные с ней файлы.

Видео-курс. Работа с вложениями. Формирование версий


ДОСТУП К ФАЙЛАМ ДОКУМЕНТА

Доступ к файлам можно получить только через интерфейс карточки документа. Владельцем файла считается пользователь, прикрепивший файл к карточке процесса. Если текущий этап работы предусматривает возможность изменения файлов вложений, то владелец файла может изменить или удалить файл. Другие пользователи могут только просматривать файл и создавать его версии. 

Карточку экземпляра документа могут просматривать ограниченное число пользователей. В системе ESCOM.BPM предусмотрена возможность ограничить просмотр файлов среди этой группы пользователей путем ограничения доступа к странице карточки, на которой размещены файлы вложений. Среда визуальной разработки электронного документооборота позволяет в карточке документа можно создать новую страницу, перенести на неё компонент для работы с файлами и настроить права на просмотр данной страницы.  


СОЗДАНИЕ ВЕРСИЙ ДОКУМЕНТОВ

Если открываемый файл не может быть изменён, то он может быть открыт, либо только для просмотра, либо в режиме создания новой версии, если последнее допустимо текущим этапом работы с документом.

AttacheFiles.jpg

В ходе согласования документа, всем пользователям – участникам согласования предоставляется возможность создания новых версий, а на этапе корректировки замечаний, исполнитель может объединить версии файлов в файл новой ветки и внести в него необходимые правки. Так же в системе документооборота предусмотрена процедура сравнения файлов

Система документооборота ESCOM.BPM позволяет сохранить любой из прикреплённых файлов на локальный диск для редактирования их в режиме off line с последующей возможностью прикрепления изменённого файла в качестве новой версии к существующему в карточке документа файлу. 

Для просмотра и редактирования файлов различных видов (doc, xls, pdf, txt и т.д.) используются зарегистрированные в windows приложения для файлов данных типов. Файл нельзя будет открыть, если для данного типа на локальном компьютере не установлено нужное приложение.


ПОДПИСАНИЕ ФАЙЛОВ ЭЦП 

Прикрепленные к карточке процесса или документа файлы можно подписать электронно-цифровой подписью, а так же выполнить поверку подписанных файлов.

Для подписания файла нужно наличие у пользователя электронного сертификата, выданного удостоверяющим центром.

Чтобы подписать файл ЭЦП нужно нажать на нём правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт "ЭЦП" -> "Подписать". Будет открыто окно выбора сертификата. Нужно выбрать сертификат и нажать Ок. Если сертификат защищён ПИН кодом, то отобразиться окно ввода ПИН кода. Если список сертификатов пустой, значит на данном компьютере нет сертификатов, доступных для использования.


СКАНИРОВАНИЕ И РАСПОЗНАВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

При сканировании документа к карточке документа прикрепляется файл с отсканированного образа документа. Для того, что бы обеспечить полнотекстовый поиск по такому файлу нужно выполнить процедуру оптического распознавания. Такая процедура может выполняться автоматически при сканировании или отдельно. Для выполнения процедуры оптического распознавания файла на локальном компьютере должно быть установлено специальное программное обеспечение.

Команды сканирования и оптического распознавания документа доступны из контекстного меню карточки документа. Распознанный текст документа может быть прикреплён к карточке документа в виде файла или помещён в специальное поле карточки «Содержание». Текст, размещённый в этом поле, так же участвует в полнотекстовом поиске.


ПОИСК ФАЙЛОВ ДОКУМЕНТОВ

Для обеспечения возможности полнотекстового поиска документов система документооборота помещает индексируемые SQL сервером файлы в полнотекстовый каталог СУБД.

Для учёта морфологии при полнотекстовом поиске используются библиотеки и словари для используемой СУБД сторонних разработчиков.


ОГРАНИЧЕНИЕ НА РАЗМЕР ФАЙЛОВ

Поскольку передача файлов осуществляется средствами PHP по протоколу http, то в стандартной поставке системы ESCOM.BPM имеется ограничение на максимальный размер передаваемого файла устанавливаемый типовыми настройками PHP. Специалист по PHP может изменить настройки в файле server\scripts\engine\bin\php.ini для изменения или снятия этих ограничений.  

Возврат к списку

X

Задать вопрос