Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Автоматизация бизнес-процессов. Workflow cистема управления бизнес-процессами

 

Автоматизация бизнес-процессов. Workflow cистема управления бизнес-процессами

Workflow cистема для автоматизации бизнес-процессов ESCOM.BPM

Назначение workflow системы автоматизации процессов

Система документооборота ESCOM.BPM относится к классу программ BPMS и предоставляет всё необходимое для комплексной автоматизации бизнес-процессов и процессов электронного документооборота. Система ESCOM.BPM изначально (2005-2006 года) создавалась именно для решения задач автоматизации процессов. Сначала был разработан универсальная визуальная среда (конструктор бизнес-процессов) для создания графических моделей процессов, а так же центральное ядро - система workflow обеспечивающая выполнение заложенных в графических моделях процессов. Мы использовали нотацию IDEF3 для описания автоматизированных процессов и немного расширили её с учётом того, что модели процессов создаются не для распечатки, а для автоматизированного выполнения. Поэтому нам потребовалось включить несколько дополнительных компонентов, которые обеспечивают решение определённых задач:

  • Компонент "Таймер" - контролирует заданный срок. Имеет собственное расписание. Таймер должен быть инициализирован (включен). Это происходит при поступлении в него сигнала из процесса. При наступлении заданного срока таймер посылает сигнал в процесс. Далее поведение зависит от обработчика события. Это может быть уведомление, запуск подпроцесса, изменение текущего этапа процесса, вызов автоматизированной (скриптовой) процедуры, вызов внешней процедуры и т.д.
  • Компонент "Процедура". Выполняет произвольный скриптовый код. Процедура вызывается по сигналу процесса.
  • Компонент "Подпроцесс". Любой созданный в ESCOM.BPM процесс можно включить в другой процесс в качестве подпроцесса. Можно создать такие классы процессов, которые буду использоваться исключительно как подпроцессы. Подпроцесс создаётся сигналом из родительского процесса, при этом между ними автоатически создаётся связь. Оба процесса могут передавать сигналы и информацию. Допускается неограниченная вложенность.
  • Компонент "Счётчик". Управляет маршрутом. Позволяет подсчитывать число итераций и направлять маршрут процесса при достижении порогового значения.

Перейдя по этой ссылке, Вы можете узнать стоимость программы для автоматизации бизнес-процессов

Основными компонентами маршрута процесса являются этапы (состояния state), в ходе которых выполняются определённый работы (work) и действия (action). Этапы соединяются между собой переходами. В некоторых случаях при выполнении переходов и действий маршрута процесса должны выполняться различные условия, проверки, обработки данных, связанные с чтением и изменением различной информации, то есть выполняться алгоритмические процедуры. Для реализации таких возможностей добавлены специальные обработчики событий.

Для фиксации истории работы с экземпляром процесса каждое событие сопровождается записью в специальный журнал. Карточка события содержит уникальный код, наименование, авторство (кто был инициатором) и время. Журнал событий отображается в карточке процесса. Это позволяет контролировать ход выполнения процесса, делает его прозрачным.

Затем была реализована динамическая ролевая модель управления правами доступа. Она позволяет максимально гибко управлять правами доступа пользователей при работе с процессами. При этом права доступа изменяются динамически в зависимости от той роли или ролей, которые выполняет пользователь и текущего этапа процесса.

Следующим шагом было включение универсальной подсистемы мгновенных уведомлений и напоминаний. Это позволило оперативно информировать участников процессов о различных событиях, выводить напоминания, обмениваться сообщениями. При настройке графической модели процесса можно указать когда и кому направлять уведомление, когда выводить напоминание.

Далее развитие было направлено на создание развитых и удобных средств ввода - вывода информации. Это в первую очередь были графические интерфейсы. К ним относятся карточки процессов, журналы, диалоговые формы. Поскольку каждый процесс имеет свою специфику в ESCOM.BPM была заложена возможность создания для каждого класса процесса индивидуальной атрибутной карточки. Такая карточка позволяет отображать на своих страницах всю информацию, относящуюся к данному экземпляру процесса. Доступ к созданию, просмотру (видимость карточек), удалению, редактированию атрибутов карточек обеспечивает ролевая модель управления доступом.  Это очень мощное решение. Оно обеспечивает потрясающие возможности управления доступом к каждому компоненту формы, для каждой роли, в каждом состоянии процесса.  В том числе, часть данных может быть скрыта от просмотра для некоторых участников процесса.

Для работы со списками карточками процессов был создан специальный механизм динамических журналов. Каждый такой журнал имеет свой фильтр для отбора карточек процессов из базы данных. Фильтр представляет собой SQL запрос к базе данных. Другими словами он может выбрать из базы данных всё что необходимо. Однако при выборке учитываются права доступа текущего пользователя. В свою очередь фильтр имеет форму для настройки критериев отбора. Это позволяет один и тот же фильтр использовать для решения нескольких задач. Для визуализации результатов отбора используется очень мощный, универсальный компонент. Описание всех его возможностей будет приведено в отдельной статье.

Задачи автоматизации бизнес-процессов не могли быть решены на 100% без подсистемы управления файлами. При работе с экземплярами процессов повсеместно возникает необходимость прикреплять к карточке процесса файлы, передавать из одного экземпляра процесса в другой.  Нами было создано защищённое файловое хранилище и разработаны процедуры работы с ним. Доступ к файлам процесса возможен для пользователей только через карточку процесса. Если у пользователя нет доступа к процессу, то он и не получит доступа к файлам. Ну а если доступ к процессу есть, то дальше права доступа пользователя зависят от настроек ролевой модели. Для управления файлами процесса мы создали универсальный компонент, обеспечивающий работу со списком файлов и решающий все основные задачи такие как:

  • Добавление файла. Фиксация даты, автора, наименования, типа. Сохранение файла в файловом хранилище. Индексация.
  • Управление правами доступа к файлам. Удаление, изменение доступно владельцу, а так же зависит от ролевой модели.
  • Сканирование и распознавание.
  • Создание версий. Сравнение, объединение версий. Автоматическая нумерация. Добавление примечаний.
  • Подписание файла ЭЦП.

Однако, как оказалось в последствии для комплексной автоматизации процессов потребовался ещё и компонент для работы с одним файлом. Этот компонент позволяет сохранить конкретный файл и отобразить его на карточке процесса. Потребность возникала при реализации процессов электронного документооборота. В некоторых случаях (подписание документа) удобно показывать пользователю только один, конкретный файл, требующий его внимания. Как правило, в этом компоненте отображается итоговый документ: договор, приказ, протокол совещания. Сотрудник может его подписать ЭЦП.

Следующим этапом развития системы автоматизации процессов стало создание мощной системы управления нормативно-справочной информацией. Это требовалось сделать потому, что в каждый новый процесс закладывалась специфика связанная с получением, хранением и обработкой данных. Кроме этого, требовалось использовать в карточках процессов справочники и словари как с целью упрощения заполнения полей карточек и снижения ошибок при их заполнении, так и с необходимостью формирования различных аналитических отчётов по связанным объектам. Для решения этих задач и была разработана визуальная среда управления базой данных. Она позволяет выполнять все процедуры работы с таблицами в визуальном конструкторе: создание таблиц и структур, настройка полей, ссылочное связывание, создание вычисляемых полей и т.д. В таблицах поддерживаются все типы полей, в том числе BLOB поля. Разрешено использовать все отношения для реляционных баз данных, в том числе многие-ко-многим. Так же предусмотрена возможность подключения обработчиков событий, связанных с занесением и изменением информации. Всё это позволяет создавать необходимые структуры данных для хранения и обработки информации для каждого вида процесса.  При построении SQL запросов система автоматически показывает все имеющиеся связи между таблицами и позволяет создать запрос для выбора данных из нескольких связанных таблиц.

Для визуализации информации, хранящейся в базе данных были созданы специальные унифицированные графические интерфейсы: обозреватель справочника, форма элемента, форма выбора, форма поиска. Для связывания элементов справочников с экземплярами процессов были разработаны специальные ссылочные компоненты, которые размещаются на формах карточек процессов: выпадающие списки, поля-ссылки, поля - перечисления. Такие компоненты очень удобны в работе. Они запоминают сделанные пользователем выборы и при следующем обращении показывают последние использованные значения, что сокращает время на заполнение карточек. Кроме того, компоненты содержат собственные SQL запросы, что позволяет отображать в маске компонента произвольную из связанного объекта. Например, в поле "Контрагент" отображать его реквизиты, скажем "ИНН" и "КПП". Принципиально важно то, что между элементами справочников и экземплярами процессов автоматически создаются ссылочные связи.  Наличие такой связи позволяет быстро отобрать все экземпляры процессов, связанные с конкретной записью справочника. Например, можно отобрать все процессы по конкретному инициатору, или процессы, связанные с конкретным контрагентом. 

Итогом развития стала интеграция в систему генератора отчётов и печатных форм. Возможности генератора очень большие. С его помощью можно разработать бланк любого документа или отчёт произвольной формы. Данные для отчётов получаются из базы данных с помощью SQL запроса. Полученные данные при необходимости могут быть трансформированы в нужный формат представления. В генератор отчётов встроена возможность скриптовой обработки данных. Сформированные отчёты могут быть выведены для просмотра и вывода на печать, а также для экспорта в файлы популярных форматов (excel, pdf, rtf, doc).

На сегодняшний момент workflow система ESCOM.BPM содержит помимо развитых возможностей управления процессами, мощные средства управления базами данных, инструментарий для построения аналитических отчётов и создания графических интерфейсов пользователей. Всё это позволяет разрабатывать на платформе ESCOM.BPM готовые решения для автоматизации процессов предприятия. 

Интегрированная среда визуальной разработки бизнес-процессов ESCOM.BPM позволяет решает такие задачи, как:

  • разработка графических моделей бизнес-процессов
  • управление маршрутизацией процессов
  • управление карточками бизнес процессов
  • управление ролями и правами доступа
  • управление подпроцессами и заданиями
  • формирование уведомлений и напоминаний
  • управление базой данных
  • управление графическими интерфейсами пользователей
  • формирование отчётов
  • контроль сроков
  • запись и обработка событий
  • выполнение автоматизированных процедур (скриптов)
  • экспорт и импорт данных и метаданных и др.

Расширение возможностей системы управления бизнес-процессами ESCOM.BPM осуществляется за счёт применения следующих дополнительных сервисов:

  • Атрибутный и полнотекстовый поиск информации
  • Формирование журналов процессов и документов 
  • Формирование динамических отчётов и диаграмм
  • Учёт рабочего времени сотрудников

РОЛИ И ПРАВА ДОСТУПА

В системе управления бизнес-процессами ESCOM.BPM предусмотрены статические и динамические права доступа.

Статические права доступа используются для ограничения доступа к таблицам баз данных, в частности для настройки прав на изменение данных в справочниках, а так же для ограничения доступа к некоторым интерфейсам (журналам документов, календарям и пр.)

Динамические права доступа в системе автоматизации бизнес-процессов используются для управления доступом пользователей к карточкам процессов и документов в ходе исполнения бизнес-процессов.

Для каждого класса бизнес-процесса определяется индивидуальный ролевой состав. Ограничения по количеству ролей нет. Роли используются для определения прав доступа к бизнес-процессу для различных пользователей. Роли в системе управления бизнес-процессами различаются по виду их актуализации - способу назначения пользователей на роль.

0blt1.jpgПодробнее об использовании ролей и правах доступа в системе бизнес-процессов


МАРШРУТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕСОВ

Маршрутизацию бизнес процессов осуществляет встроенный движок workflow системы бизнес-процессов ESCOM.BPM. Он обеспечивает движение по маршруту в соответствии с заданной моделью, проверяет условия и права доступа, выполняет процедуры, и другую бизнес-логику процесса.

После создания экземпляр бизнес-процесса в зависимости от настроек модели маршрута может быть сразу запущен на исполнение. Для документационных процессов, которые, как правило, предполагают перед запуском заполнение атрибутной карточки, предусмотрен стартовый этап, в который бизнес-процесс попадает сразу после его создания. Инициатору такого бизнес-процесса показывается карточка процесса для заполнения. После заполнения полей карточки бизнес-процесса пользователь для запуска процесса должен выполнить действие маршрута бизнес-процесса.

Система бизнес-процессов отображает только те действия, которые данный пользователь может выполнить в данный момент времени. Действия маршрута могут приводить не только к переходу бизнес-процесса на следующий этап работы, но и запускать выполнение процедур, таймеров и подпроцессов.

Этапы бизнес-процесса предполагают некоторое статичное состояние бизнес-процесса, в котором пользователи системы управления бизнес-процессами ESCOM.BPM могут работать с карточкой бизнес-процесса. Вход в статичное состояние бизнес-процесса и выход из него сопровождается событиями, которые могут повлечь запуск процедур, запуск или остановку таймеров, создание или управление подпроцессами, отправку уведомлений другим пользователям системы бизнес-процессов и т.д.

BPMS.jpgВ системе управления бизнес-процессами ESCOM.BPM экземпляр бизнес-процесса может быть выполнен полностью в автоматическом режиме, если в его модели не предусмотрено статических этапов. В случае наличия в процессе статического этапа работы выход из этого этапа может быть произведён по таймеру или по событию в подпроцессе. Например, если предполагалось, что на определённом этапе пользователь должен ввести в карточку процесса данные, но он не сделал это за отведённое время, то бизнес-процесс будет исполняться далее с данными «по умолчанию» или ввод данных будет предложен другому пользователю.

Экземпляр бизнес-процесса будет выполняться в системе бизнес-процессов до тех пор, пока он не попадёт в конечное состояние, определённое моделью бизнес-процесса.

Бизнес-процесс может быть зациклен и выход из цикла может быть осуществлён по счётчику циклов, либо по условию, либо по таймеру, либо по команде пользователя (если такая команда предусмотрена в маршруте), либо по сигналу из подпроцесса или из родительского процесса.

В ходе исполнения экземпляра процесса система управления бизнес-процессами выполняет автоматическую запись событий в специальный журнал истории. Такой журнал ведётся для каждого экземпляра бизнес-процесса. Виды записываемых событий определяются в графической модели маршрута бизнес процесса.

Наличие мощного движка workflow системы управления бизнес-процессами обеспечивает ESCOM.BPM выгодные конкурентные преимущества перед большинством других систем автоматизации процессов и документооборота. Система управления бизнес процессами ESCOM.BPM может решать любые задачи стоящие перед системой класса bmps.


КАРТОЧКИ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

В системе управления бизнес-процессам ESCOM.BPM взаимодействие пользователей с процессом осуществляется через графический интерфейс – карточку процесса, которая содержит различные компоненты графического интерфейса, предназначенные для ввода и отображения информации.

Карточка в системе бизнес-процессов может содержать:

  • Поля для ввода и отображения текста, чисел, денежных значений и т.п.
  • Поля с выбором из списков (например, валюта)
  • Поля с выбором из справочников (например, контрагенты)
  • Поля для работы с текстом в формате RTF
  • Раздел для работы с файлами вложений. Наличие на карточке процесса раздела "Вложения" позволяет в ходе работы прикреплять к карточке произвольные файлы вложений, создавать их версии, подписывать их ЭЦП и т.п. 
  • Списковые подчинённые структуры
  • Иерархические подчинённые структуры
  • Другие произвольные разделы, разработанные программистом

Карточка бизнес-процесса содержит SQL запрос к базе данных, посредством которого данные выбираются из связанных таблиц базы данных и передаются в клиентское приложение по протоколу http/https во внутреннем формате системы ESCOM.BPM, специально адаптированным для минимизации трафика. Если карточка бизнес-процесса содержит несколько страниц, то передаются только поля, отображаемые на данной странице. При открытии следующей страница карточки происходит загрузка данных для этой страницы.

ide_escom.jpgКомпоненты формы для работы со связанными таблицами так же как и форма карточки имеют собственный источник данных и SQL запрос. Это позволяет показывать и использовать на форме карточки бизнес-процесса информацию из связанного объекта, например, в поле «Контрагент» отображать не только название организации, но и её реквизиты, полученные запросом из подчинённой таблицы реквизитов.

Доступ к работе с карточкой бизнес-процесса ограничен и предоставляется только тем пользователям системы управления бизнес-процессами, которые являются ролями в отношении данного экземпляра бизнес-процесса и для этих ролей на текущем этапе бизнес-процесса разрешён доступ. Получив доступ к карточке бизнес-процесса, пользователь системы управления бизнес-процессами может просматривать только те страницы карточки, к которым у него есть доступ. Пользователь может изменять содержимое только тех полей и разделов карточки бизнес-процесса, к которым у него есть доступ. Права доступа зависят от той роли, за которой закреплён данный пользователь и текущего этапа бизнес-процесса. Пользователь может быть закреплён за несколькими ролями, а так же может замещать другого пользователя.

После изменения данных в карточке бизнес-процесса выполняется процедура сохранения изменений. При этом на сервер отправляются только изменённые поля.


ПОДПРОЦЕССЫ И ЗАДАНИЯ

Система бизнес-процессов ESCOM.BPM позволяет включать в модель бизнес-процесса подпроцессы, передавать в них информацию, получать из подпроцессов информацию и управлять поведением процесса и других объектов в зависимости от состояния (событий) запущенного экземпляра подпроцесса.

В качестве подпроцесса может выступать любой бизнес-процесс из существующих в системе. Одним из наиболее часто используемых системных подпроцессов является подпроцесс согласования и подпроцесс работы с персональным заданием.

Использование подпроцессов позволяет создавать модели бизнес-процессов любой вложенности. В карточках связанных процессов отображаются ссылки на ссылающиеся процессы.


УВЕДОМЛЕНИЯ И НАПОМИНАНИЯ

СИСТЕМНЫЕ УВЕДОМЛЕНИЯ

При возникновении события в ходе работы с процессом система управления бизнес-процессами автоматически доставляет уведомление на компьютер пользователя и выводит его в специальном окне и в журнале уведомлений. Уведомление содержит гиперссылку на карточку бизнес-процесса, что позволяет быстро перейти к работе с ней. Такие уведомления называются системными.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ СООБЩЕНИЯ

Пользователи системы управления бизнес-процессами ESCOM.BPM могут обмениваться сообщениями между собой. Для этого в систему сообщений содержит персональный список контактов пользователя, журнал сообщений и карточку сообщения.

Напоминания в системе управления бизнес-процессами создаются автоматически, а так же могут быть созданы пользователем вручную. Напоминания всегда создаются в контексте экземпляра конкретного бизнес-процесса  и содержат гиперссылку на карточку бизнес-процесса. В карточке напоминания выводится информация об оставшемся до заданного срока времени


УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ

Вся информация, необходимая бизнес-процессу сохраняется в базе данных системы управления бизнес-процессами. Мощная система управление базой данных отличает систему бизнес-процессов ESCOM.BPM от своих конкурентов. При автоматизации бизнес-процессов работа с базой данных приобретает принципиальное значение. Невозможно автоматизировать такие, например, процессы как «оформление заказа», «выписка счёта», «выписка накладной» без проверки и корректировки товарных остатков и запасов. Система автоматизации бизнес процессов ESCOM.BPM содержит готовую для решения многих задач базу данных.  


ГРАФИЧЕСКИЕ ИНТЕРФЕЙСЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Система управления бизнес-процессами содержит набор настраиваемых графических интерфейсов пользователей. К таким интерфейсам относятся:

  • Карточки бизнес-процессов
  • Журналы бизнес-процессов
  • Диалоговые формы
  • Формы выбора данных из справочников системы
  • Формы поиска
  • и др

КОНТРОЛЬ СРОКОВ

При автоматизации бизнес-процессов не обойтись без контроля сроков. Любая задача, работа или операция в системе автоматизации бизнес-процессов должна контролироваться во времени.

Система управления бизнес-процессами по любой операции бизнес-процесса может предоставить информацию о том:

  • когда операция началась
  • сколько времени потребуется
  • сколько времени выполняется операция
  • сколько времени осталось
  • насколько времени выполнение операции просрочено
  • когда операция завершилась
  • сколько времени операция длилась.

Для контроля сроков в системе бизнес-процессов ESCOM.BPM применяются таймеры. Использование таймеров позволяет не только информировать участников процессов, но и выполнять в автоматическом режиме любые процедуры, создавать задачи, запускать подпроцессы, выполнять действия маршрута процесса и т.д.

Запуск таймера осуществляется при наступлении указанной даты или по заданному в системе автоматизации процессов графику.


Купить решение "Автоматизация процессов" в интернет-магазине ESCOM.BPM

Возврат к списку

X

Задать вопрос