Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Автоматизация делопроизводства. Система делопроизводства ESCOM.BPM

 

Автоматизация делопроизводства. Система делопроизводства ESCOM.BPM

Автоматизация делопроизводства на базе ESCOM.BPM

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) предназначена для повышения производительности и оптимизации документооборота в организациях. Это достигается посредством комплексной автоматизации и унификации процессов работы с документами в структурных подразделениях. Объектами автоматизации АСДОУ являются рабочие места всех сотрудников, чья служебная деятельность связана с процессами обработки документов.

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит простое и недорогое решение для комплексной автоматизации работы канцелярии, делопроизводителей, секретариата, службы архива. Это простое и недорогое решение для автоматизации делопроизводства. Многие наши клиенты выбрали это решение не только из-за невысокой стоимости лицензий, но и из-за его комплексности: программа автоматизации делопроизводства включает в себя кроме стандартных процедур регистрации и регламентного учёта документов ещё и процессы подготовки и согласования документов, а также систему контроля исполнения поручений , систему уведомлений и напоминаний и электронный архив документов.

По этой ссылке Вы можете узнать стоимость программы для автоматизации делопроизводства.

Какие результаты автоматизации делопроизводства?

Необходимость автоматизации делопроизводства возникает, когда в организации начинают значительно проявляться проблемы бумажного документооборота. Некоторые из них становятся критичными. Например, когда на одно обращение клиента формируется несколько ответов, причём содержащих прямо противоположные или взаимоисключающие сведения. Это возникает из-за несогласованности исполнителей документов при подготовке ответов и отсутствия контроля за формированием и за отправкой ответов на обращения. Потери документов, множественное дублирование, трудоёмкий и неэффективный контроль исполнения, долгий поиск - все эти проблемы в совокупности становятся толчком к автоматизации делопроизводства.

Внедрение системы делопроизводства и как следствие автоматизация процессов делопроизводства позволяет достичь следующих результатов:

  • Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Компании и дочерних организаций
  • Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений и документов.
  • Сокращение сроков обработки документов
  • Регламентирование документационных процессов организации. Оптимизация маршрутов прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины.
  • Повышение качества, достоверности и наглядности информации. Исключение дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами, в том числе исключение повторной регистрации
  • Возможность коллективной работы с документами. Сокращение сроков подготовки, согласования и движения документов.
  • Сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов. Сокращение числа бумажных документов, переход на безбумажный документооборот
  • Сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение
  • Достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, оперативность доставки их исполнителям. Оперативное доведение до сотрудников необходимой информации.
  • Повышение эффективности управления и координации работ по документационному обеспечению
  • Повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов на каждом уровне исполнения и в целом по организации
  • Организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности Компании. Создание единого централизованного информационного хранилища документов организации. Регистрация карточек документов в соответствии с ГСДОУ
  • Переход на безбумажный документооборот - электронные формы взаимодействия между структурными подразделениями Компании, а также между ее дочерними организациями
  • Обеспечение высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности, защита данных от несанкционированного доступа.

Для гарантированного ввода системы автоматизации делопроизводства в эксплуатацию и достижения перечисленных результатов необходимо организовать проект внедрения. Реализовать его можно как своими силами, так и с помощью привлечения внешних консультантов по внедрению СЭД.


Из чего состоит проект внедрения системы автоматизации делопроизводства?

Проект внедрения  системы автоматизации делопроизводства включает в себя следующие виды работ:

  • Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных процессов, потоков документов, центров ввода и обработки документов, создание схемы движения документов;
  • Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов
  • Разработка технического задания на настройку системы делопроизводства
  • Адаптация инструкций пользователей
  • Адаптация автоматизированной системы на основе информации, полученной на этапе обследования
  • Установка и настройка программного обеспечения
  • Проведение тестирования и опытной эксплуатации программы делопроизводства
  • Окончательная настройка системы с учетом замечаний, выявленных во время опытной эксплуатации
  • Обучение администраторов и пользователей работе с программой
  • Сопровождение эксплуатации системы делопроизводства и техподдержка

Более подробно о проекте внедрения читайте на странице "Внедрение системы документооборота"


Модули системы автоматизации делопроизводства

Система делопроизводства на базе ESCOM.BPM обеспечивает регламентацию и автоматизацию процессов работы с документами и управляет документационными потоками организациях любого профиля и масштаба. АСДОУ содержит следующие модули:

  • Модуль "Входящая корреспонденция" обеспечивает создание карточек и регистрацию входящих документов, помещение документа в дело, отправку на визирование, формирование и публикацию резолюции, постановку документа на контроль, контроль исполнения поручений, архивное хранение в базе данных системы документооборота
  • Модуль "Учёт и регистрация обращений граждан" предназначен для автоматизации полного жизненного цикла обращения, поступившего в организацию от физического лица. Автоматизируются такие задачи, как ведение базы данных обращений, регистрация, рассмотрение обращений в электронном виде, контроль исполнения резолюций, формирование ответа на обращение, архивное хранение.
  • Модуль Исходящая корреспонденция обеспечивает создание карточек исходящих документов, проведение электронного согласования проекта документа, подписание документа утверждающим лицом, автоматическую регистрацию документа, контроль отправки документа и контроль получения ответа.
  • Модуль Организационно-распорядительные документы обеспечивает создание карточек приказов и распоряжений, проведение электронного согласования проекта документа, подписание документа, регистрацию документа и помещение его в дело, постановку документа на контроль, контроль исполнения поручений, архивное хранение документа в базе данных системы документооборота.
  • Модуль Вутренние документы обеспечивает создание карточек служебных записок и других внутренних документов, проведение электронного согласования проекта документа, подписание документа утверждающим лицом, автоматическую регистрацию документа, отправку документа на визирование, формирование и публикацию резолюции по документу, постановку документа на контроль, контроль исполнения поручений, архивное хранение документа в базе данных системы документооборота.
  • Модуль Протокол совещания обеспечивает процедуры подготовки и проведения совещания, а так же формирования, согласования и регистрации протокола совещания с последующей публикацией поручений исполнителям, постановки на контроль и архивным хранением документа в базе данных системы документооборота.
  • Модуль Доверенности предназначен для формирования и учёта карточек доверенностей, а так же позволяет в автоматическом режиме контролировать сроки действия доверенностей.
  • Модуль Задания и поручения обеспечивает регламентную работу с персональными поручениями. Он позволяет создавать карточки поручений, отправлять их исполнителям, получать от них отчёты, контролировать в автоматическом режиме сроки исполнения поручений, менять статусы, проводить проверку исполненных поручений, формировать замечания, учитывать перенос сроков исполнения, вести журналы и архив заданий.

Перейти на страницу с презентацией системы автоматизации делопроизводства в формате PowerPoint


Видео курс. Автоматизация работы с внутренними документами. Подготовка, согласование, выдача резолюции, исполнение

Функции системы автоматизации делопроизводства

Автоматизация делопроизводства преследует в первую очередь обеспечение оперативности и сокращение ошибок в работе с документами, а так же снижение времени на рутинные операции, такие как регистрация, учёт, поиск и т.д.. Кроме этого возникает желание сократить количество бумажных документов. Для решения перечисленных задач автоматизированная система делопроизводства должна содержать необходимый набор функций электронного документооборота :

Система автоматизации делопроизводства на базе ESCOM.BPM так же содержит следующие дополнительные сервисы, расширяющие её возможности:

Маршрутизация электронных документов в системе делопроизводства

Для комплексной автоматизации делопроизводства в системе для большинства документов предусмотрена возможность автоматизации полного жизненного цикла документа. Для этого в программе у каждого вида документа есть свой маршрут, имеющий графическую блок схему, определяющую состав и последовательность этапов обработки документа, сотрудников, участвующих в процессе (Роли процесса), и различные автоматизированные процедуры и проверки, которые выполняются в ходе исполнения процесса.

Все маршруты документов могут быть настроены в интегрированной в систему среде визуальной разработки процессов документооборота.

Роли процесса - это пользователи или группы пользователей, которым предоставляются определённые права доступа на выполнение работы с документом на протяжении всего жизненного цикла. В программе имеются следующие Роли:

Название роли Стандартные права доступа
Инициатор Тот, кто создал в системе делопроизводства новую карточку документа. Права доступа на создание карточек ограничены. Указывает согласующих лиц и отправляет проект документа на электронное согласование.
Регистратор Тот, кто имеет право зарегистрировать документ в системе. Как только документ будет зарегистрирован автоматически в его карточку будет записана фамилия сотрудника, выполнившего регистрацию.
Согласующие Сотрудники, участники процесса электронного согласования документа. Процесс согласования предусмотрен для "Организационно-распорядительных", "Исходящих" и "Внутренних" документов, а так же для "Протоколов совещаний"
Утверждающий Сотрудник, которому будет доставлен документ на подпись. Он так же может внести резолюцию по исполнению документа.
Исполнители и соисполнители Сотрудники, которым направляется зарегистрированный и подписанный документ для исполнения. Исполнители указываются в карточках резолюций
Контролёр Обеспечивает контроль исполнения документа. Контролёр указывается в карточке документа. По отдельным резолюциям можно назначить другого контролёра.
Руководитель канцелярии Видит все зарегистрированные в СЭД документы
Архивариус Управляет документом в электронном архиве.

Состав Ролей и их права доступа можно настраивать. Можно добавлять роли, усложнять логику процесса или наоборот, упрощать процесс, убирая из него лишние этапы, действия, роли.

В системе имеется возможность выполнять замещение одного сотрудника другим на время его отсутствия или постоянно.

Справочники системы автоматизации делопроизводства

В системе автоматизации делопроизводства предусмотрено ведение следующих баз данных нормативно-справочной информации:

  • Орг.штатная структура (компании, филиалы, подразделения, должности, штатные единицы, сотрудники). Справочник содержит в иерархическом виде информацию о структуре компании, на верхнем уровне которой находятся юридические лица - члены группы компаний или филиалы. В каждой компании имеется собственная структура подразделений, в каждой из которых содержатся карточки штатных единиц.
  • Шаблоны видов документов. Данный справочник позволяет классифицировать карточки документов по их видам.
  • Номенклатура дел. Справочник содержит иерархическую структуру, состоящую из разделов и папок дел, каждое из которых имеет свой уникальный индекс.
  • Организации (контрагенты, контакты, адреса). Справочник содержит информацию об организациях и физических лицах с которыми ведётся переписка. Для каждой организации имеется карточка, в которой содержится подробная информация о контактах, адресах, реквизитах. Кроме того, в карточке контакта автоматически отображаются связанные с ним документы, имеющиеся в базе данных.

StaffList.JPG


Как купить решение "Автоматизация канцелярии, делопроизводства"

Для того чтобы купить систему автоматизации делопроизводства Вам необходимо прислать нам письмо на sales@escom-bpm.com с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации и мы подготовим для Вас коммерческое предложение или позвонить по телефону 8-495-255-0099. Более подробно о покупке решений на базе системы ESCOM.BPM читайте на странице "Купить систему документооборота."

Купить решение "Автоматизация делопроизводства" можно самостоятельно, сделав заказ в интернет-магазине ESCOM.BPM. Для покупки нужно положить в корзину одну серверную лицензию редакции Стандартная-ДЕЛО и необходимое число клиентских лицензий редакции Стандартная-ДЕЛО. После этого оформить заказ.


3p4.jpgСкачать описание системы автоматизации делопроизводства

Скачать инструкцию по делопроизводству

Возврат к списку

X

Задать вопрос