Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Интеграция с системой «1С: Предприятие»

 

Интеграция с системой «1С: Предприятие»

Интеграция СЭД с системой «1С: Предприятие»

ЗАДАЧИ ИНТЕГРАЦИИ СЭД

Перед нами стояла непростая задача – автоматизировать процесс работы с доходными и расходными договорами в крупном энергетическом предприятии. Требовалось не просто внедрить систему документооборота ESCOM.BPM, но и проинтегрировать систему документооборота с системой «1С Предприятие 8», в которой велся учёт договоров.

Система документооборота ESCOM.BPM должна была заменить используемую на предприятии и устаревшую систему документооборота, а так же заменить устаревшую систему регистрации договоров, работающую параллельно с системой «1С». Необходимо было выполнить перегрузку информации из этих систем в базу данных системы документооборота ESCOM.BPM

На предприятии существует централизованная бухгалтерия, ведущая учёт договоров в «1С», а заключением договоров, их регистрацией, организацией согласования, контролем исполнения договоров занимались менеджеры клиентов в договорных отделах на местах в территориально удалённых подразделениях.

Система документооборота ESCOM.BPM должна была стать основным интеграционным звеном в информационной системе предприятии.

Стартовый объём перегружаемых документов из наследуемых системы был более одного миллиона экземпляров. Система документооборота должна была обеспечить высокую надёжность хранения данных, высокую отказоустойчивость и стабильность при большом числе одновременно работающих пользователей и огромном числе транзакций. Система документооборота ESCOM.BPM поддерживает два стандарта промышленных СУБД – это MS SQL Server и Oracle. В данном случае был выбран стандарт Oracle.

Перегрузка данных из наследуемых систем в СЭД не вызвала каких-то серьёзных затруднений. Поскольку перегрузка была разовая, то для её выполнения были написаны скрипты, которые автоматизировали 99% работ по загрузке и обработке информации. Система документооборота ESCOM.BPM содержит интегрированную среду разработки, в которой на широко распространённом объектно-ориентированном языке PHP можно написать любые скрипты, используя не только все возможности языка, но и встроенных функций API ESCOM.BPM специально адаптированных для задач документооборота. Для работы с базами данных система документооборота ESCOM.BPM содержит специальный визуальный конструктор, позволяющий создавать и настраивать всю структуру базы данных прикладного решения.

integration03.jpg


СИНХРОНИЗАЦИЯ СПРАВОЧНИКОВ

Первой задачей интеграции системы документооборота и учётной системы «1СПредприятие» стала задача синхронизации справочников. В-первую очередь это был справочник контрагентов. Дело в том, что до начала процедуры согласования договора в системе документооборота нужно создать карточку договора и указать в ней контрагента, то есть контрагент должен быть введён в систему документооборота раньше, чем в учётную систему. Но поскольку в ходе согласования договора может быть принято отрицательное решение и договор будет аннулирован, то перегружать карточку контрагента из системы документооборота в систему «1С Предприятие» не нужно. Таким образом, первым требованием стало то, что перегрузка карточки контрагента из системы документооборота должна осуществляться только после успешного согласования и подписания договора сторонами. Причём карточку контрагента нужно перегрузить до перегрузки карточки договора, иначе в системе «1С Предприятие» карточку договора нельзя будет сохранить.

Кроме технических вопросов интеграции системы документооборота и системы «1С Предприятие» возникали и организационные. До внедрения системы документооборота в учётной системе карточки контрагентов заполнял бухгалтер. Теперь же карточки контрагентов будут создавать в системе документооборота менеджеры в подразделениях. Бухгалтер настоял на том, что он может вносить корректировки в перегруженные из системы документооборота карточки. Пришлось с этим согласиться. Но возникла задача передавать изменённые бухгалтером карточки контрагентов в систему документооборота. Так же необходимо было передавать в систему документооборота карточки контрагентов, созданных бухгалтером в «1С» для того, чтобы в случае заключения менеджерами договора с данным контрагентом им бы не потребовалось создавать карточку контрагента. И тут сразу видно, поскольку данные вводятся в разных системах, то назревает проблема дублирования данных. Требовалось разработать двухстороннюю синхронизацию справочников системы документооборота и системы «1С Предприятие» с контролем целостности и уникальности данных.

Такое решение необходимо было применять практически ко всем синхронизируемым справочникам. Например, справочник банков и расчётных счетов. Ввод данных в эти справочники целиком лежал на сотрудниках бухгалтерии, поэтому справочники перегружались из системы «1С Предприятие» в систему документооборота. Но, поскольку, в ходе работы от контрагентов поступает информация об изменении реквизитов контрагентов, то менеджерам необходимо было вносить корректировки в справочники непосредственно в системе документооборота.

Одним из важных вопросов интеграции системы документооборота с системой «1С Предприятие» стал вопрос, связанный с удалением данных в справочниках. При удалении записи в справочнике системы «1С» необходимо удалить связанный элемент в справочнике системы документооборота. Но не всё так просто. Например, если в системе документооборота данный элемент используется в карточке договора, то после удаления элемента в карточке договора будет пустое поле. В «1С» этот договор удалён, но нужно ли удалять договор в системе документооборота? Менеджерам нужна история работы с контрагентом. Возможно, что контакты с этим контрагентов возобновятся впоследствии, и нужно будет знать причины аннулирования договора. Таким образом, в системе документооборота не все объекты нужно и можно удалять при удалении соответствующих объектов в «1С Предприятие». Поэтому было принято решение, помечать в системе документооборота те записи, у которых в «1С» связанные записи были удалены, и предоставлять менеджерам возможность просматривать и удалять такие записи в системе документооборота.

integration02.jpg


СИНХРОНИЗАЦИЯ С НЕСКОЛЬКИМИ БАЗАМИ "1С" 

Следующий важный вопрос, который нам предстояло решить, это то как синхронизировать систему документооборота с несколькими базами «1С Предприятие». Дело в том, что в бухгалтерии данного предприятия принято для каждого года создавать новую базу данных «1С» и переносить в неё только действующие документы. В системе документооборота ESCOM.BPM одна база данных и рассчитана она на постоянное использование. У документов есть срок хранения, и они удаляются из базы данных системы документооборота только после истечения заданного рока хранения.

Для решения этой задачи необходимо было определить, каким образом связывать объекты системы документооборота и системы «1С Предприятие». Использовать уникальный идентификатор ID объекта «1С» нельзя, так как при перегрузке данных из старой базы данных «1С» в новую, этот идентификатор меняется. А объект в системе документооборота должен ссылаться однозначно на один и тот же договор, даже если договор есть в нескольких базах «1С». Принято было решение создать в «1С» для всех синхронизируемых объектов дополнительное поле и при первой перегрузке заполнять его уникальным идентификатором GUID, который формировался системой документооборота. Использование GUID позволяло однозначно идентифицировать каждый объект в системе «1С» в любой из баз данных.

Синхронизация справочников должна осуществляться не только по графику, но и по событиям, например, при перегрузке контрагента и договора из системы документооборота требовалось проверить и перегрузить, все связанные с данными объектами справочники: статьи движения денежных средств, банковские реквизиты, адреса и др.

Другими словами интеграция системы документооборота должна выполняться в режиме on-line по оперативным данным, а основной массив информации должен перегружаться по заданному графику в основном ночью.

Интеграция системы документооборота кроме непосредственно синхронизации справочников и перегрузки договоров, так же предполагала перегрузку из системы документооборота в систему «1С Предприятие» счетов на оплату, согласованных заявок на оплату по договорам. Из системы «1С Предприятие» требовалось перегрузить в систему документооборота статусов заявок (в реестре платежей, оплачена) и информацию о поступивших платежах по доходным договорам.

Счета на оплату по расходным договорам создавались менеджерами в системе документооборота и после их регистрации перегружались в систему «1С» для оплаты. Информация об оплате счёта поступала из системы «1С» и автоматически отображалась в системе документооборота в карточке счёта.

Информация о статусах заявок по оплате расходных договоров требовалась руководителям подразделений, в чьих интересах заключались расходные договора. В системе документооборота велись лимиты по статьям бюджета для каждого центра финансовой ответственности. Руководитель ЦФО мог в системе документооборота создать заявку на оплату по договору и отправить её на согласование. Заявка автоматически проверялась сервисами системы документооборота на превышение лимита по заданным статьям бюджета и в зависимости от результата проверки направлялась по нужному маршруту.

Информация о поступивших платежах по доходным договорам необходима была менеджерам клиентов, а так же руководителям подразделений и служб, исполняющим работы по доходным договорам. В системе документооборота информация о поступивших платежах автоматически относилась к нужному договору и отображалась в его карточке.

Для подключения системы документооборота к базе данных системы «1С Предприятие» был разработан специальный шлюз, на базе COM объектов, предоставляемых компанией 1С для задач интеграции. Данный шлюз позволяет создавать подключение системы документооборота к нескольким базам данных «1С» с разными форматами данных. Подключение осуществляется с правами пользователя системы «1С», для которого в «1С» должна быть создана учётная запись и настроены права доступа. Это обеспечивает требуемый уровень безопасности. Шлюз запускается на сервере системы «1С». Сервер системы документооборота может выполнять операции чтения и записи в необходимые объекты системы «1С».

integration01.jpgСледующей важной задачей интеграции системы документооборота и системы «1С Предприятие» являлось создание удобного инструмента для настройки непосредственно процедуры перегрузки данных, включающая отбор данных для перегрузки, связывание соответствующих полей справочников, преобразование и обработка данных, ведение журнала обработки.

Интеграционная утилита системы документооборота должна была уметь вычитать и отобразить метаданные конфигурации системы «1С Предприятие», что бы предоставить разработчику возможность визуально связать поля объектов двух систем.

Как уже было сказано ранее, выполнение операций по перегрузке данных из системы документооборота в систему «1С» должно выполняться в определённом порядке. Это связано с тем, что большинство объектов связаны друг с другом и не могут быть сохранены, если отсутствуют данные в связанных справочниках. Поэтому выполнение процедур перегрузки было решено выполнять в рамках специального интеграционного процесса.

Система документооборота ESCOM.BPM содержит визуальный конструктор для разработки автоматизированных бизнес-процессов. Интеграционный процесс был полностью разработан с помощью данного конструктора, стандартными средствами разработки процессов.

integration04.jpgИнтеграционный процесс запускается в системе документооборота по таймеру или по событию, выполняет подключение к базе данных «1С» и в заданной последовательности выполняет синхронизацию данных между системами. Результаты операции записываются в специальный журнал. Запуск интеграционного процесса по заданному расписанию осуществляет специальная служба системы документооборота.

Важным элементом интеграции системы документооборота является возможность мониторинга процесса. Это связано с тем, что в обеих системах могут быть изменения метаданных, что может повлечь невозможность выполнения процедур синхронизации данных. Ошибки могут возникать при преобразовании данных, при создании и сохранении изменённых записей. Администратор системы документооборота должен быть своевременно оповещён об ошибках, возникших при перегрузке данных. При выполнении интеграционного процесса система документооборота ESCOM.BPM формирует специальные журналы, а в случае возникновения ошибки отправляет администратору специальное уведомление.

Данный проект внедрения показал, что система ESCOM.BPM может выступать не только как система документооборота и управления бизнес-процессами, но и как интеграционная платформа.


Купить решение "Интеграция с системой "1С:Предприятие" в интернет-магазине ESCOM.BPM

Возврат к списку

X

Задать вопрос