Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Рассылка документов в электронном виде

 

Рассылка документов в электронном виде

РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает возможность электронной рассылки документов сотрудникам с целью их ознакомления и получения от них электронного подтверждения об ознакомлении с документом. Рассылка документа является одним из основных процессов электронного документооборота обеспечивающая безбумажный документооборот в организации.


ФУНКЦИИ ПРОЦЕССА ЭЛЕКТРОННОЙ РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТОВ

Процесс электронной рассылки в системе документооборота ESCOM.BPM обеспечивает:

  • Создание карточки процесса. Как и любой процесс в системы электронного документооборота ESCOM.BPM процесс рассылки имеет свою атрибутную карточку, в которой отображается вся информация по процессу. К карточке рассылки можно прикрепить файлы документов.
  • Указание в карточке списка получателей с возможностью использования шаблонов. В списке "Получатели" указываются сотрудники, или группы сотрудников, которым нужно направить электронный документ. Если в списке рассылки есть группы сотрудников, то система документооборота ESCOM.BPM преобразует группы в списки конкретных сотрудников.
  • Указание сопроводительного текста рассылки.
  • Указание срока ознакомления.
  • Автоматическая отправка уведомлений получателям о новом документе.После публикации рассылки получателям будут доставлены уведомления и они смогут ознакомиться с документом. Причём им вменяется в обязанность внести в карточку рассылки отметку о своём ознакомлении.
  • Просмотр сотрудниками файлов документа.
  • Внесение отметок об ознакомлении с документом в карточку рассылки. При внесении отметок фиксируется дата и время отметки и кто внёс отметку. Это позволяет наглядно видеть кто и когда ознакомился с документом, а кто нет.
  • Отображение в карточке рассылки отметок об ознакомлении по каждому из получателей, а так же даты и времени внесения отметки.
  • Отображение статуса процесса.
  • Ведение журналов рассылки.

Если процесс рассылки создаётся из документационного процесса, например из "Входящий документ", то к карточке рассылки автоматически будут прикреплены файлы из карточки документа. Так же в карточку рассылки будет добавлена ссылка на карточку документа.

После публикации рассылки в список получателей можно добавлять новых сотрудников, чтобы они могли ознакомиться с документом. Это нужно для того чтобы ознакомить новых сотрудников под роспись с ранее опубликованными в организации документами.

Возврат к списку

X

Задать вопрос