Регистрация и учёт документов в системе документооборота
РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЁТ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ESCOM.BPM
Процедура регистрации документов предназначена для присвоения электронному документу регистрационной информации (номер, дата, подразделение, дело и т.д.) в соответствии с требованиями ГСДОУ.
Видео курс. Регистрация карточки документа на примере регистрации протокола совещания
Система документооборота ESCOM.BPM содержит следующие возможности для выполнения электронной регистрации документов:
Для каждого типа документа может быть предусмотрен индивидуальный режим регистрации c индивидуальным шаблоном регистрационного номера.
При формировании уникальных регистрационных номеров применяются различные классификаторы (виды доставки, номенклатура дел, организаций и физические лица, виды документов и т.д.).
Использование номенклатуры дел позволяет регистрировать документы в определенные дела в соответствии с требованиями ГСДОУ. Система документооборота поддерживает возможность создания и использования неограниченного числа произвольных шаблонов регистрационного номера.
Регистрация может осуществляться централизованно или децентрализовано с возможностью сквозной нумерации или формированием уникальных регистрационных номеров в рамках регистрирующих подразделений и организаций.
Система документооборота обеспечивает возможность раздельного учета документов для разных компаний. Для каждой компании, включенной в справочник орг.штатной структуры, будет формироваться индивидуальный порядковый регистрационный номер.
Этап регистрации документа наступает в соответствии с моделью бизнес-процесса документа. Так регистрация входящих документов наступает сразу после создания новой карточки входящего документа, а регистрация исходящих выполняется после того, как документ согласован и подписан. Для других типов документов этап регистрации может быть настроен индивидуально. При наступлении этапа регистрации Регистратор получает уведомление о необходимости внесения регистрационной информации в документ. Уведомление содержит гиперссылку, позволяющую быстро перейти к карточке документа.
Предусмотрена возможность автоматического формирования регистрационного номера с записью даты-времени регистрации. После выполнения регистрации документ автоматически перемещается далее по маршруту, определенному моделью бизнес-процесса.
Назначение на роль Регистратора сотрудников осуществляется из предопределенной группы. Для каждого вида документа могут быть определены персональные регистраторы или группы регистраторов с помощью справочника «Виды документов». Регистратор формирует регистрационный номер вручную либо с использованием предопределенного шаблона (в полуавтоматическом режиме). Регистратор имеет возможность отправить карточку документа автору на доработку, если заметит некорректное оформление или содержание документа.
Осуществляется проверка дублирования регистрационных и входящих номеров для исключения повторной регистрации.
Возможна печать этикетки с уникальным штрих-кодом для регистрации входящих документов и печать штрих кода на бланках исходящих и внутренних документов.
Автоматически ведутся журналы регистрации: «Документы на регистрации» и «Зарегистрированные документы», отображаемых в «Обозревателе документов», например, «Журналы регистрации за текущий год», «Журналы регистрации за предыдущий год». Можно настроить журналы регистрации для каждого вида документа, для каждой организации или подразделения, в котором регистрируются документы
Выполняется автоматический контроль срока регистрации и формирование Регистратору напоминания о необходимости зарегистрировать документ
Автоматическая запись в журнал истории документа события регистрации и данных пользователя, выполнившего регистрацию.
По умолчанию все имеющиеся нумераторы формируют порядковые номера в рамках организации и текущего года. С нового года нумерация начинается с 1 номера в каждой организации. Данный порядок можно изменить, настроив алгоритм формирования номера.
