Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Система контроля исполнения поручений и документов

 

"Именно в тот единственный за весь день момент, когда вы откинулись в кресле и расслабились, через контору пройдет с обходом босс."
Теория выборочного контроля

Система контроля исполнения ESCOM.BPM

Назначение автоматизированной системы контроля исполнения

Одной из важнейших задач, которые ставятся перед системами электронного документооборота это автоматизация контроля исполнения документов. Переход на автоматизированное решение обеспечивает повышение исполнительской дисциплины и сокращение срывов сроков исполнения за счёт внедрения эффективных методов управления контролем. Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) на базе системы документооборота ESCOM.BPM обеспечивает качественное повышение исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения документов и поручений.

Вы можете узнать стоимость автоматизированной системы контроля исполнения

Скачать регламент контроля исполнения поручений

Наше решение является не только одним из наиболее мощных, комплексных и полнофункциональных среди аналогичных программ для контроля исполнения поручений, но и одним из самых доступных с точки зрения финансовых затрат: систему контроля исполнения поручений можно приобрести в редакции "Старт" на 21 подключение всего за 33 600 рублей. При этом лицензии не имеют срока действия и приобретать дополнительное программное обеспечение не требуется.

Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) является готовым комплексным адаптируемым решением для автоматизации процессов работы с поручениями, автоматического контроля сроков исполнения, оперативного уведомления участников процессов о событиях и сроках, рассылки напоминаний, автоматизированного мониторинга и контроля исполнения.

Программа содержит отчёты по исполнительской дисциплине и трудозатратам, которые позволяют оперативно представить текущую ситуацию по исполнению поручений в организации, как в разрезе подразделений, так и по каждому исполнителю.

Особенностью Системы контроля исполнения поручений является то, что работа с поручениями в автоматизированной системе чётко регламентирована. Например, нельзя удалить задание находящееся на исполнении, нельзя скорректировать задание, не уведомив об этом исполнителя, задание можно отправить только подчинённому сотруднику, а не кому либо и т.д.

Видео курс. Работа с персональным заданием в системе ESCOM.BPM

Важным преимуществом системы контроля исполнения является возможность расчёта по каждому исполнителю коэффициента исполнительской дисциплины, который можно использовать при расчётах мотивационной составляющей сотрудника (премии).

Система контроля исполнения может поставляться как самостоятельное решение (редакция "Старт"), так и в составе с системой электронного документооборота (редакции "Стандартная-ДЕЛО, Стандартная-ДОГОВОРЫ, Стандартная-ПРОФ, Большой бизнес и Корпоративная").


Функции системы контроля исполнения

Система контроля исполнения поручений содержит следующие автоматизированные функции:


Перейти на страницу с презентацией системы контроля исполнения в формате PowerPoint 


РОЛИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ

Работа с поручениями в системе контроля исполнения осуществляется в соответствии с заданной моделью маршрута. Это готовый процесс, модель которого определяет этапы работы Ролей с поручением: кто и в какой последовательности работает с поручением. Система контроля исполнения документов содержит за счёт ролевую модель и осуществляет разграничение прав доступа при работе с заданиями и документами. Интегрированная в систему Бизнес-студия позволяет настраивать Роли, права доступа и маршрут работы с поручением.

Система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM содержит следующие роли:

  • Автор карточки – тот, кто создает карточку задания. Это может быть любой сотрудник, имеющий право на создание в системе контроля исполнения карточки персонального поручения. Как правило, автором задания является руководитель или его секретарь-референт.
  • Руководитель – тот, от чьего имени назначается поручение. На этапе исполнения задания руководитель может отозвать поручение для корректировки или аннулирования. Руководитель проверяет исполнение и может отправить поручение на доработку или подтвердить исполнение задания.
  • Контролёр – тот, на кого возложена обязанность контроля. Как правило, контролер и руководитель одно и то же лицо. Если это разные сотрудники, то выполненное Исполнителем задание отправляется в системе контроля исполнения на проверку сначала контролёру. На этапе проверки Контролёр проверяет отчёт об исполнении задания и может отправить поручение на доработку. Если у Контролёра нет замечаний, то задание отправляется на проверку Руководителю. Так же Контролёру возможно предоставление права подтверждать исполнение задания без отправки задания на проверку Руководителю.
  • Исполнитель – тот, кто исполняет задание. Исполнитель формирует в системе контроля исполнения документов промежуточные отчёты и итоговый отчет об исполнении поручения. Исполнитель может делегировать порученное ему задание подчинённому сотруднику. Если Исполнитель делегировал задание другому сотруднику, то отчёты об исполнении задания будет формировать сотрудник, которому делегировано задание. Исполнитель может создать подзадания своим подчинённым для распределения работы над назначенным ему поручением.
  • Соисполнители - сотрудники, выделенные Руководителем в помощь Исполнителю задания в виде дополнительного ресурса, который Исполнитель может использовать для исполнения поставленной перед ним задачи. Исполнитель может распределить работу над поручением между Соисполнителями создав для них подчинённые задания, которые автоматически связываются с главным поручением.
  • Супервайзер - сотрудник или группа сотрудников, которым доступны для просмотра все задания в системе контроля исполнения.
  • Читатель – Система контроля исполнения поручений автоматически ограничивает видимость карточки поручения.  По умолчанию карточку видят только вышеперечисленные Роли. Добавление сотрудников в Роль читателей, позволяет им просматривать карточку задания.

Доступ к каждой карточке задания в системе контроля исполнения поручений имеют только те сотрудники, которые являются Ролями для данного поручения.  


КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Автоматизированный контроль исполнения документов однозначно может помочь в трудоёмких процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Однако целиком и полностью система контроля исполнения документов не может заменить человека. Зато она может значительно облегчить его работу и как следствие повысить в целом эффективность контроля исполнения документов в организации.

При работе с бумажными документами в роли контролёра выступает человек, которому вменяется в обязанности осуществление функций контроля. Следует отметить, что контролёр, в большинстве случаев, работает только с документами, имеющими гриф «На контроль», или как ещё говорят «поставленными на контроль». Что происходит с другими исполняемыми документами в бумажном виде – известно только самому исполнителю. Если по такому неконтролируемому документу возникает проблема, то остаётся только её исправлять, нет никаких способов заранее диагностировать проблему, так же как и найти причины её возникновения.

В идеале, чтобы повысить исполнительскую дисциплину в целом, нужно все документы ставить на контроль. Но это, конечно, очень трудоёмко – осуществлять контроль всех документов. Поэтому мы и говорим об автоматизации контроля исполнения документов, так как видим решение проблемы в переводе трудоёмких процедур контроля на плечи автоматизированной системы.

В чём заключается контроль срока исполнения документа? Во-первых, в том чтобы заранее сигнализировать и напоминать исполнителям и контролёру о его приближении. Это позволит им своевременно приложить усилия и исполнить документ в срок. Если срок указан в бумажной карточке, то чтобы оповестить исполнителя о приближении срока нужно ему позвонить. Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить на автоматизированную систему. Это снимет большой объём работы с контролёра. Кроме того автоматическая фиксация факта прочтения сотрудником уведомления позволяет не сомневаться что он теперь в курсе.


ФОРМИРОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА

Контроль исполнения документа начинается с создания для него контрольной карточки. В неё заноситься информация о документе, поручениях, сроках исполнения, исполнителях. В ходе контроля в карточку вносятся различные отметки о ходе исполнения. Работа это очень трудоёмкая. Но использование системы электронного документооборота может её облегчить. Если в систему уже имеется электронная регистрационная карточка документа, то для осуществления контроля в ней добавляются страницы «Контроль» и «Ход исполнения». Значит, вводить данные о самом документе уже не требуется, а достаточно указать сроки и исполнителей.

Ведение вручную контрольных карточек не позволяет отследить в динамике весь ход исполнения документа. Каждый из исполнителей может отписать документ на уровень ниже, в подчинённые ему подразделения, а те в свою очередь в подчинённые им подразделения. Ход исполнения получит несколько ветвей, а цепочки исполнения станут очень длинными. Для учёта статусов поручений и отслеживания сроков исполнения без автоматизированной системы контроля не обойтись. В электронной контрольной карточке документа автоматически будет отображаться весь ход исполнения документа. Все цепочки, статусы поручений, исполнители, сроки выдачи, сроки исполнения, текущее состояние и т.д., всё это становиться доступно сразу, из единой точки просмотра. Не нужно ничего и никого искать. Карточку любого электронного, поручения из любой цепочки можно открыть и посмотреть, как и кем и какая ведётся работа. Можно своевременно вмешаться и предотвратить срыв сроков исполнения документов. Система документооборота ESCOM.BPM позволяет отправить любому исполнителю уведомление, прямо из карточки документа или из карточки его поручения. Можно поставить напоминание о данном документе. Это позволит не забыть про документ и вернуться к нему через некоторое время.


ФОРМИРОВАНИЕ ЖУРНАЛА «ПРОСРОЧЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Если срок исполнения документа истёк, а по документу так и не был исполнен, например не подготовлен ответ, то документу нужно присвоить статус «Просрочен». Сделать это вручную по контрольным карточкам документов очень трудоёмкая операция. Система контроля исполнения документов позволяет автоматически присвоить не исполненным документам статус «Просрочен» и сформировать журнал из карточек просроченных документов. Наличие такого журнала позволяет руководителям принимать оперативные меры по исправлению ситуации.


ПОСТАНОВКА ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ

Постановка документа на контроль заключается в занесении в контрольную карточку даты постановки на контроль, даты контроля и внесении записи о контролируемом документе в журнал контроля. При большом количестве контролируемых документов это достаточно трудоёмкое занятие. Система документооборота позволяет автоматизировать постановку документа на контроль. Если на этапе рассмотрения документа в карточке был включен признак «На контроль», то после отправке документа на исполнение он будет помещён в журнал контроля, а в карточку будет занесена отметка о постановке на контроль.


ФОРМИРОВАНИЕ ЖУРНАЛА «ДОКУМЕНТЫ НА КОНТРОЛЕ»

Как уже было сказано Выше, для особо важных документов устанавливается специальный признак «На контроль». Информация о таких документах вноситься в журнал вручную контролёром. Эту работу необходимо переложить на автоматизированную систему контроля исполнения. Она должна документы с признаком «На контроль» автоматически отображать в журнале контроля. Ведение журнала в электронном виде очень удобно и значительно облегчает работу контролёра. В карточке каждого контролируемого документа должна быть установлена дата контроля. Как правило, это несколько дней до срока исполнения документа. Электронный журнал контроля должен быть сгруппирован по датам контроля. Это позволит всем участникам процесса исполнения видеть документы, срок контроля которых наступает сегодня, завтра, на следующеё неделе, в следующем месяце и т.д. и принимать меры к их своевременному исполнению.


ВНЕСЕНИЕ В ДОКУМЕНТ КОНТРОЛЬНЫХ ОТМЕТОК

В ходе исполнения документа Контролёр может запрашивать у исполнителей информацию о ходе исполнения и вносить её в контрольные карточки документов. В автоматизированной системе это сделать прощё. Не надо звонить, разыскивать сотрудников и «пытать» их. Достаточно отправить прямо из электронной карточки контролируемого документа сообщение сотруднику и тот сможет на него ответить. Текст ответа из карточки сообщения можно перенести в специальный раздел «Контрольные отметки» в электронной карточке документа. Все заинтересованные лица могут просматривать карточку документа и видеть ход исполнения. Это позволяет проводить оперативный мониторинг исполнения документов без необходимости собирать всех участников процесса в одном кабинете.


ПРОВЕРКА ОТЧЁТОВ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

Каждый из исполнителей документа может подготовить отчёт и прийти с ним на приём к руководителю в кабинет. Иногда это нужно и без этого не обойтись. Но по многим вопросам проверку отчётов можно организовать в системе контроля исполнения документов. Отчёт можно подготовить в электронном виде, отсканировать, прикрепить файлы к карточке поручения и отправить отчёт на проверку. В автоматизированной системе отчёт сначала поступает на предварительную проверку контролёру и после его одобрения отправляется Руководителю, выдавшему резолюцию.

Важно то, что в системе документооборота автоматически фиксируются все события. Так и событие отправки отчёта содержит запись даты и времени. Если отчёт будет отклонён и отправлен на доработку, то тоже будет записана дата этого события. Это важно для всех участников процесса.

Удобной функцией системы электронного документооборота является формирование версий документов. В данном случае, если исполнитель подготовил отчёт, а его вернули ему на доработку, то он может создать новую версию отчёта и в ней выделить свои доработки, исправления.

Все перечисленные возможности позволяют существенно снизить затраты на сбор и проверку отчётов исполнителей, а так же сделать этот этап прозрачным для всех участников процесса.


УЧЁТ ПЕРЕНОСОВ СРОКА ИСПОЛНЕНИЯ

Важной процедурой контроля является учёт переносов срока исполнения документа. Такие факты вносятся в контрольную карточку документа и позволяют видеть, сколько раз уже срок переносился, как долго исполняется документ, насколько он был просрочен. Если внести отметку о переносе сроков в бумажную контрольную карточку ещё возможно, то учитывать вручную временные рамки работы с документом – практически не реально. Автоматизированная система позволяет решить эти проблемы, и в результате повысить эффективность контроля. При проверке отчёта и отправке его на доработку система контролирует срок исполнения документа и если он истёк, то предлагает проверяющему лицу выполнить перенос срока. Автоматически в карточку документа в специальный раздел «Учёт переноса срока исполнения» заноситься запись о событии: кем и когда был изменён срок, новый срок и старый срок исполнения.

Ну и конечно, для автоматизированной системы нет никакой проблемы вести учёт времени. Расчёт временных рамок осуществляется автоматически, и они отображаются в электронной карточке документа на странице «Контроль», например: «сколько времени осталось до срока исполнения», «сколько времени исполняется документ», «насколько времени документ просрочен».


СНЯТИЕ ДОКУМЕНТА С КОНТРОЛЯ

После того как отчёты по исполнению документа проверены и принимается решение, что документ исполнен и его нужно передать на архивное хранение, то перед этим нужно снять документ с контроля. Эту процедуру нужно выполнить только для документов, которые были ранее поставлены на контроль. Из чего же состоит эта функция?

Для снятия документа с контроля нужно найти его контрольную карточку, в карточке сделать соответствующую отметку и потом в журнале контроля то же сделать отметку. Вот вроде бы и всё. В принципе, действий у Контролёра по выполнению данной функции немного, но при большом количестве документов это может занимать достаточно времени. Чем же может помочь автоматизированное решение? В системе документооборота эта функция может быть автоматизирована. При нажатии на кнопку «Снять документ с контроля» в карточку контролируемого документа автоматически запишется дата и время снятия с контроля, кем снят документ с контроля. А вообще-то документ после проверки отчётов об исполнении может быть снят с контроля автоматически, если для него включен такой режим. И ни надо нажимать никаких дополнительных кнопок.

Снятие документа с контроля приводит к тому, что он автоматически перестаёт отображаться в журнале «На контроле». Система присваивает документу статус «Исполнен» и его карточка перемещается в электронный архив. Однако вся информация о том что документ был на контроле и как он исполнялся, сохраняется в его карточке и её можно всегда посмотреть.


МАРШРУТ ПОРУЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ

Система контроля исполнения содержит электронный маршрут поручения, который в свою очередь содержит  следующие этапы работы:

  • Подготовка проекта - на этом этапе формируется карточка поручения, задаются различные параметры (срок, важность и т.д.), а также указываются Роли. К карточке поручения можно прикрепить произвольные файлы.
  • Согласование - Если задание требует согласования с Руководителем, то система контроля исполнения автоматически направляет карточку задания на согласование сотруднику, указанному в поле "Руководитель".
  • Исполнение - О поступлении задания система контроля исполнения информирует Исполнителя с помощью уведомления. Исполнитель должен принять задание в работу и после исполнения внести в карточку поручения Отчёт об исполнении задания. Кроме того, система контроля исполнения позволяет вносить промежуточные отчёты и указывать текущий процент исполнения задания.
  • Проверка исполнения - На данном этапе Контролёр и Руководитель задания проверяют отчёт об исполнении и подтверждают исполнение задания, либо формируют замечания и возвращают задание Исполнителю для доработки. Система контроля исполнения фиксирует все события и переносы сроков исполнения.
  • Архивное хранение - После того, как Руководитель подтвердил исполнение задания ему присваивается статус "Завершено". Карточка завершённого поручения попадает в архив заданий.

В ходе работы с заданием СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ автоматически присваивает заданию один из статусов:

  • Назначение
  • Согласование
  • Опубликовано
  • Не начато
  • В работе
  • Выполнено
  • Корректировка
  • Доработка
  • Завершено
  • Отклонено
  • Отменено

Вся работа с заданием, осуществляется в соответствии с автоматизированной моделью (маршрутом) процесса, которая описывает последовательность переходов, состав этапов работы, смена статусов задания, роли процесса и их права доступа и т.д. Это обеспечивает регламентную работу с поручением.


Справочник орг.штатной структуры

Система контроля исполнения содержит справочник оргштатной структуры организации. До начала работы с системой контроля исполнения его необходимо заполнить. В справочник вносятся организация и её филиалы, подразделения, сотрудники и штатные единицы. Данные из этого справочника используются при актуализации ролей – при заполнении полей в карточках заданий, а так же при формировании отчётов по исполнению поручений, например, в разрезе подразделений. 

Справочник оргштатной структуры также позволяет задать отношение Руководитель - Подчинённые.

Система контроля исполнения использует данное отношение при заполнении карточки поручения - список исполнителей будет ограничен для каждого руководителя.

Для каждой штатной единицы предусмотрена возможность настройки одного или нескольких заместителей.


Заместители в системе контроля исполнения

Система контроля исполнения поддерживает режим замещения сотрудников. Это позволяет заместителям выполнять в системе контроля исполнения действия за других сотрудников - согласовывать задания, отмечать исполнение, выполнять проверку и т.д. Однако, при выполнении действий в карточке поручения автоматически фиксируется, кто конкретно и когда выполнил данное действие.

Для любого сотрудника в системе контроля исполнения документов можно создать одного или нескольких заместителей. Замещение может быть постоянным или на указанный период времени.

Смотрите видео-курс по настройке заместителя в системе документооборота

Заместителю может быть дано право согласовывать за Руководителя поручения и отправлять их исполнителям, проверять, отклонять и подтверждать исполнение поручения.

Заместителю Исполнителя может быть дано право на формирование отчётов по исполнению задания. Для заместителя можно настроить дублирование уведомлений, поступающих сотруднику, которого он замещает.


Персональное задание

Персональное задание является основным средством формализации и контроля поставленной задачи в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM. Все оrezolution.JPGтчёты об исполнении строятся на информации из карточек персональных поручений. В карточке поручения автоматически ведётся журнал событий, в который записываются всё, что происходило от момента создания до завершения.

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет создавать персональные задания в «ручном» режиме или автоматически в контексте исполнения документов (публикация и исполнение резолюций). При создании поручения из карточки документа (например, Приказа) происходит автоматическое создание карточки поручения и заполнение её полей. Созданные карточки заданий система контроля исполнения автоматически связывает с карточкой документа.

В карточке документа на странице "Ход исполнения" отображаются созданные подчинённые задания и их статусы, а так же информация об оставшемся времени до срока исполнения. Если задание просрочено, то выводится время, на которое задание просрочено. Такое задание отображается специальным значком.

TaskCard1.JPG

Если у задания есть подзадания, то они также отображаются в карточке документа, создавая вместе с главным заданием иерархический список поручений. Такая структура с динамическим отображением статусов и времени позволяет наглядно отобразить ход исполнения документа.

Персональное задание в системе контроля исполнения может быть назначено только одному Исполнителю. Каждый исполнитель отвечает за выполнение назначенных ему персональных заданий.

Для обеспечения возможности назначить поручение сразу нескольким сотрудникам в система контроля исполнения содержит Групповое задание.

Для отображения персональных заданий в системе контроля исполнения ESCOM.BPM предусмотрен настраиваемый набор журналов «Персональные задания». Журналы содержат настраиваемые фильтры, которые отбирают из базы данных карточки заданий по заданным критериям и отображают их в виде списка - журнала. Система контроля исполнения также позволяет создавать новые журналы поручений и настраивать имеющиеся в ней журналы.


Групповые задания

Одно из применений группового задания является сокращение времени на создание однотипных карточек персональных поручений с общим текстом поручения и сроком. Ещё Групповое задание можно использовать как некую задачу верхнего уровня, исполнение которой разбивается на несколько подзадач, каждая из которых в свою очередь может быть разбита на подзадачи.

В отличие от персонального задания, групповое задание содержит список исполнителей, который можно быстро заполнить, используя шаблоны. Когда групповое задание отправляется в работу, то оно автоматически разбивается на персональные поручения по числу исполнителей. В поля карточек персональных поручений будут занесены значения из соответствующих полей карточки группового задания. В карточке группового задания отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход исполнения общей задачи. Групповое задание будет завершено после того как все созданные персональные задания будут завершены.

Для отображения групповых заданий Система контроля исполнения документов содержит настраиваемый журнал «Групповые задания».


Задание с расписанием

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет автоматически создавать персональные поручения по графику - расписанию. Для этого в системе предназначен специальный процесс "Задание с расписанием". Например, Вам нужно, чтобы подчиненные сотрудники 25 числа каждого месяца представляли Вам месячный отчет о выполнении плана работы. Задание с расписанием позволяет реализовать данную задачу. По настроенному расписанию система контроля исполнения автоматически будет создавать и доставлять исполнителям персональные задания. По своей сути, задание с расписанием – это групповое задание, к которому добавлено расписание запуска.

При наступлении заданного в расписании срока система контроля исполнения документов автоматически создаст карточки персональных заданий для каждого исполнителя. В карточке задания с расписание отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход их исполнения. Задание с расписанием не завершается после исполнения персональных заданий, а будет автоматически запущено вновь при наступлении следующего срока запуска. При необходимости задание с расписанием можно остановить, а потом запустить вновь.

Для отображения заданий с расписанием в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Задания с расписанием».


Подготовка персонального задания

В карточке задания указывается заголовок задания, который кратко описывает суть задачи и отображается в журналах задания. В системе контроля исполнения документов существует возможность выбрать тип задачи из классификатора типовых задач. При этом поле заголовка будет заполнено автоматически, а так же задан типовой срок исполнения задания. Так же можно указать подробное описание задачи, указать её важность, указать соисполнителей, прикрепить к карточке файлы вложений.


Назначение РОЛЕЙ исполнителя и руководителя

После создания карточки персонального задания в роли Автор и Руководитель автоматически заносится сотрудник создавший карточку. Роль Автор изменить нельзя. Система контроля исполнения ESCOM.BPM автоматически заносит в журнал истории задания информацию о том, кто и когда создал карточку персонального задания, а так же информацию о других событиях.

Выбор Исполнителя задания осуществляется из диалогового окна, содержащего список сотрудников, подчиненных указанному Руководителю. Если требуется дать задание сотруднику, которого нет в списке исполнителей, то сначала нужно очистить поле «Руководитель», затем выбрать нужного исполнителя (система отобразит список всех сотрудников). После того, как исполнитель указан, нужно указать руководителя задания из диалогового окна выбора сотрудника, которое будет содержать список руководителей для данного исполнителя.


Срок и исполнения и контроля

У персонального задания обязательно должен быть указан срок исполнения. В системе контроля исполнения поручений поле «Срок исполнения» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах с даты начала задания, указанной в поле «Дата начала».

Поле «Дата контроля» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах от даты срока исполнения. Если контрольный срок и срок исполнения задан в относительных единицах (рабочих днях и часах), то конкретные даты будут вычислены автоматически при отправке задания в работу. Для корректного вычисления сроков исполнения используется подсистема "Учёт рабочего времени сотрудников".

На карточке задания также отображается вычисленная информация о плановой длительности задания, плановом объёме трудозатрат и объеме просроченного времени (для просроченных заданий). Объём трудозатрат вносится Руководителем или рассчитывается системой контроля исполнения поручений автоматически.

  • Включение флага «Доставить задание немедленно» приведет к немедленной доставке задания Исполнителю после опубликования задания. Если флаг выключен, то задание будет доставлено системой контроля исполнения поручений после наступления срока, указанного в поле «Дата начала».
  • Включение флага "Задание не актуально после наступления срока исполнения" приводит к тому что система контроля исполнения автоматически присваивает такому заданию статус "Аннулировано", если по заданию, до наступления указанного в карточке срока исполнения, не будет внесена отметка о его выполнении.


ФАЙЛЫ ВЛОЖЕНИЙ ЗАДАНИЯ

Система контроля исполнения документов позволяет прикреплять к карточке задания несколько файлов вложений произвольных типов. Редактировать файл вложения может только его владелец. Другие сотрудники могут создавать версии файлов.

Важность задания

В карточке задания можно указать степень важности задания. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM заданиям с высокой важностью присваивается максимальный коэффициент важности. Если задание просрочено или не выполнено, то ему присваивается максимальный коэффициент важности.

В зависимости от статуса задания (выполнено в срок; выполнено не в срок – просрочено; не выполнено) и указанного коэффициент важности при формировании отчёта по исполнительской дисциплине будет рассчитан коэффициент исполнительской дисциплины от 0 до 1 для каждого исполнителя. Чем выше коэффициент, тем лучше показатель исполнительской дисциплины сотрудника. Данные об исполнительской дисциплине можно использовать при начислении премий.

Отправка задания в работу В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

При отправке задания в работу система контроля исполнения документов ESCOM.BPM проверяет заполнение полей карточки. Если будет обнаружена ошибка, то система контроля исполнения выдаст сообщение. Система контроля исполнения поручений так же проверяет, может ли сотрудник, отправляющий задание, назначить задание Исполнителю. Если нет, то задание будет направлено на согласование сотруднику, указанному в поле «Руководитель». Перед непосредственной отправкой задания Исполнителю система контроля исполнения поручений проверяет флаг «Доставить задание немедленно» и если он включен, то задание доставляется немедленно. Иначе, заданию присваивается статус «Отложенная доставка» и задание будет доставлено исполнителю при наступлении срока, указанного в поле «Дата начала». 

Удаление ПОРУЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

В системе контроля исполнения поручений карточку персонального задания можно удалить, только если она не была отправлена в работу. Администратор может удалить завершённые и аннулированные задания. Если поручение находиться на исполнении, то его нужно отозвать и только после этого можно удалить.

Согласование задания В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

Система контроля исполнения документов ESCOM.BPM информирует Руководителя о поступившем на согласование задании с помощью уведомления. Доставку уведомлений в ESCOM.BPM обеспечивает "Система уведомлений и напоминаний". В ходе согласования Руководитель может:

  • Согласовать задание и отправить его исполнителю. При этом исполнитель получит уведомление о назначении задания.
  • Отклонить задание и вернуть его инициатору. При этом инициатор получит уведомление об отклонении задания. 

Руководитель так же может:

  • Скорректировать поля карточки задания (сроки, важность и др.)
  • Изменить исполнителя

Для отображения карточек заданий находящихся на согласовании в системе контроля исполнения имеется журнал «Задания –> Согласование».

Отложенная доставка

Если в карточке задания выключен флаг «Доставить задание немедленно», то после публикации задание будет находиться в состоянии «Отложенная доставка». При наступлении срока указанного в поле «Дата начала» задание будет автоматически доставлено Исполнителю. Для отображения карточек заданий в состоянии «Отложенная доставка» в системе контроля исполнения поручений предназначен журнал «Задания –> Ожидают доставки».


Исполнение задания

Доставка заданий исполнителям

В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM для своевременного доведения назначенных заданий до исполнителей доставка задания сопровождается автоматической доставкой уведомления Исполнителю. Уведомление так же дублируется на электронную почту исполнителя. message.JPGКарточка уведомления «всплывает» поверх открытых окон на мониторе исполнителя.

Уведомление содержит текст, дату отправки, дату доставки, гиперссылку на задание и кнопку «Подтвердить прочтение». При нажатии на кнопку подтверждения прочтения или при открытии карточки задания через гиперссылку, происходит автоматическая фиксация даты прочтения уведомления. Уведомление нельзя удалить.

Прочитанные уведомления в системе контроля поручений помещаются в специальный журнал. Когда сотрудник нажимает в карточке уведомления кнопку «Подтвердить прочтение» или нажимает на гиперссылку, то автоматически записывается дата прочтения уведомлении. В карточке задания можно вызвать форму, содержащую список всех отправленных в контексте задания уведомлениях. Список содержит заголовки уведомлений, информацию о статусах уведомлений, датах отправки и датах прочтения.

В комплексе все эти средства обеспечивают гарантированное уведомление сотрудника о назначенном ему задании и обеспечивают контроль доставки задания исполнителю. Доставленные исполнителю задания имеют статус «В работе».

Для отображения заданий, находящихся в работе в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Задания -> Исполнение».

Для удобства исполнителей в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрена группа журналов «Назначенные задания», которая включает в себя журналы, отбирающие задания, назначенные исполнителю с определённым сроком исполнения:

  • Задания высокой важности
  • Срок исполнения сегодня
  • Срок исполнения текущая неделя
  • Срок исполнения текущий месяц
  • Срок исполнения следующая неделя
  • и другие.

Регистрация заданий

Доставленным заданиям в системе контроля исполнения поручений автоматически присваивается уникальный порядковый номер. Номер отображается в карточке задания и в журналах. Номер задания позволяет ссылаться на задание и отличать его от других заданий с одинаковым заголовком. У связанных заданий автоматически добавляется через точку к номеру главного задания индивидуальный номер, например 012.1 или 012.1.2

Распределение работы над заданием

Исполнитель может непосредственно из карточки назначенного ему задания создать персональные задания своим подчиненным, которые в свою очередь также могут создать задания для своих подчиненных. Между такими заданиями в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически создается связь, которая позволяет наглядно отследить ход выполнения всей цепочки заданий в виде иерархической (древовидной) структуры.

Ход исполнения заданий отображается в карточке главного задания или документа. Исполнители подчинённых заданий вносят в карточки своих заданий информацию о фактических трудозатратах и формируют отчёты об исполнении. После подтверждения Руководителем исполнения подчинённого задания в карточку главного задания переносится из подчинённого задания итоговая информация по фактическим трудозатратам и отчёт исполнителя.

При включении в карточке задания специального флага, задание может быть завершено автоматически, после завершения исполнения подчинённых заданий. Таким образом, Исполнителю задания достаточно проверить и подтвердить исполнение подчинённых задач. Как только он это сделает, его задание будет системой контроля исполнения поручений автоматически отмечено как исполненное.

Делегирование задания

Для активизирования резервов организации благодаря оптимальному использованию компетенции сотрудников и высвобождению времени руководителей в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрена возможность делегирования задания.

При выполнении делегирования указывается сотрудник из числа подчиненных исполнителю, которому будут делегированы права по исполнению задания. Система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM автоматически информирует нового исполнителя о назначенном задании. Сотрудник, которому делегировано задание, работает с ним так, как если бы он был назначен Исполнителем задания.

Контроль исполнения задания

При отправке задания Исполнителю в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически инициализируется таймер контроля, который будет отслеживать контрольный срок исполнения задания. При наступлении контрольного срока система контроля исполнения отобразит на экране монитора Исполнителя окно с напоминанием об оставшемся времени.

Если при наступлении планового срока исполнения поручение будет оставаться в состоянии «В работе», то система контроля исполнения внесет в карточку задания отметку «Просрочено». При этом система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM автоматически отправит уведомления Исполнителю и Контролеру, и с этого момента ежедневно будет напоминать им о просроченном задании.

В карточке поручения, а так же в журналах заданий отображается время, оставшееся до срока исполнения, а если поручение просрочено, то время, на которое оно просрочено. Если в форме поручения включен флаг «Считать задание не выполненным если оно просрочено на указанное число дней», то просроченное поручение система контроля исполнения поручений автоматически отметит как не выполненное после указанного в карточке числа дней.

Поручения со статусом «Просрочено» отображаются в журнале «Задания -> Просроченные». Поручения, находящиеся на контроле отображаются в системе контроля исполнения ESCOM.BPM в журнале «Задания -> На контроле».

Перенос срока исполнения

При необходимости Исполнитель может направить запрос Руководителю с просьбой изменить срок исполнения или скорректировать задание. Руководитель может сам инициировать процесс корректировки задания. В этом случае поручение будет отозвано с этапа «Исполнение» и будет переведено на этап «Проверка руководителем». Изменение срока исполнения фиксируется системой контроля исполнения в разделе «Перенос сроков» карточки поручения и учитывается при формировании отчетов по исполнению заданий.

Руководитель может отклонить просьбу Исполнителя. При этом срок исполнения поручения не изменится.

Поручения, находящиеся на проверке (корректировке), отображаются в журнале «Задания -> На проверке». Задания с переносом срока отображаются в журнале «Задания -> с переносом срока»

Учёт фактических трудозатрат

В ходе работы над заданием Исполнитель может внести в раздел «Фактические трудозатраты» информацию о фактически затраченном на исполнение задания времени. Внесённая информация о затраченном времени автоматически суммируется системой контроля исполнения документов ESCOM.BPM, и вычисленная сумма записывается в поле карточки поручения «Объём фактических трудозатрат».

Если у главного поручения есть подчинённые задания, то при их завершении в раздел «Фактические трудозатраты» главного поручения автоматически вносится итоговая информация о фактических трудозатратах из карточек подчинённых заданий. Таким образом в карточке главного поручения собираются все трудозатраты по исполнению.

Отчет исполнителя

В системе контроля исполнения документов Исполнитель задания имеет возможность вносить в карточку поручения промежуточные отчеты о ходе работы, в которых можно указать текущий процент выполнения задания. При создании отчёта в него автоматически подставляется текущий объём фактических трудозатрат. reportexecutor.JPGОтчёты об исполнении отображаются в карточке поручения, в соответствующем разделе. Исполнитель должен указать процент исполнения поручения, заполнить содержание отчета и сохранить отчет по заданию, нажав на кнопку «ОК».

Система контроля исполнения поручений автоматически уведомляет Руководителя об отчете.

В карточке поручения отображается текущий процент исполнения задания, объём фактических трудозатрат, и время, оставшееся до срока исполнения.

Итоговый отчёт формируется так же, как и промежуточный. В карточке итогового отчета необходимо указать процент выполнения 100% и поставить флаг «Отметить задание как выполненное».

Для отображения исполненных, но не проверенных персональных заданий в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрен специальный журнале «На проверке».

Проверка исполнения

Если Контролер и Руководитель - разные сотрудники, то в системе контроля исполнения документов исполненное задание сначала поступает на проверку Контролеру. В этом случае поручение переходит на этап «Проверка контролером». monitorexe.jpgПри проверке выполненного задания Контролер просматривает карточку поручения на предмет корректности заполнения отчета исполнителя и при необходимости возвращает задание Исполнителю для доработки. Если у Контролера нет замечаний, то он пересылает поручение Руководителю для рассмотрения и принятия решения. Заданию, отправленному на проверку руководителю, присваивается статус «Проверка руководителем».

Если в результате проверки Руководителем поручения, он принял решение вернуть задание Исполнителю на доработку, прежде чем это сделать от него требуется указание нового срока исполнения. 

Система контроля исполнения документов автоматически информирует Исполнителя о необходимости доработать задание с помощью уведомления. Руководитель и Контролёр могут внести свои замечания в раздел «Замечания» карточки задания. При доработке задания Исполнитель должен будет внести отметки об устранении замечаний.

Руководитель может подтвердить выполнение задание, при этом автоматически записывается дата фактического завершения работ. В тех случаях, когда поручение не может быть выполнено по каким-либо причинам либо при проверке выполнения задание выявилось плохое качество, Руководитель может отметить поручение как невыполненное.

Для отображения невыполненных заданий система контроля исполнения документов содержит журнал «Не выполненные».

Наличие таких поручений негативно отражается на коэффициенте исполнительской дисциплины исполнителя.

Поручения, требующие доработки, в системе контроля исполнения ESCOM.BPM отображаются в журнале «Задания –> На доработке».

Если продолжение работ по поручению не требуется, то Руководитель может отметить задание, как «Аннулированное». Такие поручения не влияют на коэффициент исполнительской дисциплины. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM выполненные задания отображаются в журнале «Задания –> Исполненные».


ОТЧЁТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ поручений

Данные о ходе и результатах контроля исполнения должны учитываться и анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении jurnalexe.jpgдокументов и заданий, которые предоставляются руководителям.

В системе контроля исполнения документов предусмотрена возможность формирования различных отчетов по исполнению поручений и по исполнительской дисциплине. Отчеты позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины за определенный период времени, предоставляя информацию об исполненных, неисполненных и просроченных заданиях как по организации в целом, так и в масштабах деятельности отдельно взятого подразделения или сотрудника. 

Для целей мониторинга система контроля исполнения содержит настраиваемые журналы заданий, которые отображают карточки документов и поручений за определенный период времени, с определённым статусом (в работе, проверка, доработка и т.д.).

jurnalitogexe.jpgЖурналы системы контроля исполнения документов имеют возможность представлять информацию в разных информационных срезах, например:

- По текущему статусу поручения; - По исполнителям; - По руководителям; - По подразделению; - По сроку исполнения; - По просроченным и другим атрибутам заданий; - По составным группировкам, например, по исполнителям и статусу, по руководителям и исполнителям и т.д.

В журнале системы контроля исполнения автоматически подсчитывается итоговое количество поручений, а так же количество заданий в каждой группе. Кроме того в журналах имеются возможности сортировки по нескольким колонкам, фильтрация данных в колонках, подсветка записей с нужными значениями, поиск данных, настройки порядка следования и состава колонок.

  • Сформированный таким образом отчет можно вывести на печать или экспортировать в файл. 
  • Система контроля исполнения позволяет формировать графики и диаграммы по данным из журналов заданий, что обеспечивает оперативность и наглядность анализируемой информации. 
  • Для руководителей имеются специальные отчёты, позволяющие быстро оценить состояние дел по исполнению поручений
grafic.JPG


   АТРИБУТНЫЙ И ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК ЗАДАНИЙ

Кроме журналов заданий система контроля исполнения содержит специальные формы для атрибутного и полнотекстового поиска карточек поручений. Формы поиска позволяют быстро отобрать нужные карточки по произвольным критериям отбора. При выполнении поиска

Отчёты для руководителя. Монитор исполнения поручений

учитываются права доступа пользователя, выполняющего поиск. Пользователь может увидеть только те задания, в карточках которых он указан – то есть является ролью. Отобранные карточки поручений выводятся в виде журнала заданий.


Как купить решение "Система контроля исполнения поручений"

Решение "Автоматизированная система контроля исполнения" доступно во всех редакциях ESCOM.BPM.

Купить данное решение Вы можете самостоятельно в нашем интернет-магазине sales.escom-bpm.com. Для этого нужно поместить в корзину одну серверную лицензию выбранной редакции, например, серверную лицензию редакции "Старт" и нужное число клиентских лицензий, например клиентскую лицензию редакции "Старт". Затем сформировать заказ.

Вы так же можете написать нам письмо на sales@escom-bpm.com с указанием основных параметров Вашей задачи автоматизации и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

Возврат к списку

X

Задать вопрос