Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Согласование документов в электронном виде

 

Согласование документов в электронном виде

"Хочешь жить в согласии — соглашайся!"
Правило Рейберна

Электронное согласование документов в ESCOM.BPM

Одной из наиболее важных и востребованных функций системы электронного документооборота является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов произвольных типов.

Выгоды от внедрения электронного согласования документов

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

  • сократить сроки согласования
  • снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов 
  • облегчить работу с версиями документов
  • обеспечить прозрачность процедуры согласования

По этой ссылке Вы можете узнать стоимость программы для автоматизации согласования документов


Преимущества электронного согласования в системе ESCOM.BPM

Система ESCOM.BPM содержит большое количество преимуществ для электронного согласования документов:
  • Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью "мыши"
  • Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
  • Возможность запрета на изменение схемы согласования
  • Автоматическое управление статусами документа
  • Автоматические уведомления и напоминания
  • Автоматический контроль сроков согласования
  • Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
  • Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
  • Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
  • Учёт статусов замечаний - какие замечания сняты, а какие нет
  • Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
  • Автоматическое формирование журнала "Документы на согласовании"
Этот список можно продолжить...

Процесс электронного согласования - как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Видео-курс. Согласование документов в ESCOM.BPM на примере процесса согласования проекта протокола совещания 

Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Модель электронного согласования документа - последовательная или параллельная?

ConcorderProc.JPGВ программе предусмотрена возможность проведения  электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает выполнение любой модели согласования:

  • Последовательной. Система автоматически доставляет документ следующему согласующему.
  • Параллельной. Все участники одновременно работают с документом.
  • Смешанной. Комбинируются возможности последовательного и параллельного согласования.

ConcorderMessage.JPGВ режиме согласования каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл, при этом автоматически создаётся новая версия документа, добавить новые файлы, внести замечания в журнал замечаний, внести отметку о согласовании или отклонении. При этом внесенная каждым согласующим информация будет сохранена. Такой режим одновременной работы позволяет сократить время на согласование – не нужно дожидаться уведомления об освобождении документа.

Модель согласования формируется инициатором согласования непосредственно в карточке документа на основании шаблонов или создается путем выбора участников согласования из справочника сотрудников с последующим указанием последовательности согласования. Настроенную таким образом схему можно сохранить для повторного использования. Применение типовых схем согласования, сохраненные в виде шаблонов, значительно сокращают время на подготовку согласования.

ConcorderProc2.JPGПроцедура согласования документа осуществляется в последовательности, определенной в модели согласования.

При отправке документа на согласование, согласующим лицам первого этапа автоматически поступает уведомление о необходимости выполнить согласование документа. Кроме того, согласующим лицам автоматически назначается поручение по согласованию документа.

Документу, находящемуся на стадии согласования присваивается статус «Проводится согласование».


Выполнение согласования. Кто заполнит лист согласования? 

При выполнении согласования согласующий может внести отметку «Согласовано» или «Отклонено». Отметка «Согласовано с замечаниями» в типовых процессах отсутствует, но при необходимости её нетрудно добавить в процесс. Согласующий может:

  • Одобрить документ
  • Сформировать замечание и отклонить документ

Кроме того, ему доступны следующие возможности:

  • Сформировать версию документа
  • Отправить сообщение другим участникам процесса
  • Создать напоминание

Согласующий видит замечания и версии документа созданные другими участниками процесса.

При выполнении выбранного действия в лист согласования документа автоматически заносится отметка "Согласованно" или "Отклонено", ФИО согласующего, дата и время внесения отметки, а так же примечание "Согласовано в электронном виде". Если электронный документ поступит на повторное согласование лицу, который ранее согласовывал документ, то после выполнения им нового согласования предыдущая отметка будет удалена и заменена на новую. Например, если согласующий при первом согласовании поставил отметку "Отклонено", а при повторном "Согласовано", то лист согласования будет содержать последнюю отметку согласующего, в данном примере это будет "Согласовано". Однако в истории работы с документом сохраняются все действия с документом, в том числе и внесение отметок о согласовании. Так же в списке замечаний сохраняются все замечания, которые были сформированы в ходе согласования. Меняются только их статусы.


Формирование и учёт замечаний к согласуемому документу

ConcorderJurnalTask.JPGВ ESCOM.BPM предусмотрена возможность внесения замечаний согласующими лицами непосредственно в файл согласования с последующим созданием версий и возможностью объединения версий. На повторное согласование согласующему лицу направляется не только новый документ, но и файл предыдущей версии с замечаниями данного согласующего. Это позволяет согласующему лицу увидеть, какие он выдал замечания и как они были устранены в новой версии.

Если на согласование поступает документ в нередактируемом формате, например в PDF, то для внесения замечаний в карточке процесса предусмотрен раздел "Замечания". Каждое замечание содержит информацию о дате выдачи, авторе замечания и имеет статус (исправлено/не исправлено).


Замещение в ходе согласования. Что делать если согласующий отсутствует?

Механизм замещения в системе ESCOM.BPM предназначен для обеспечения возможности выполнения действий с документами за других лиц. Режим замещения позволяет предоставлять права доступа Руководителя замещающим его сотрудникам, как на определенный период, так и постоянно.

Если согласующее лицо отсутствует, то выполнить за него согласование может замещающий его сотрудник. Другой случай. Согласующий может рассмотреть документ в бумажном виде, не прибегая к электронной системе. Тогда отметку о согласовании и текст замечания за него в систему внесут его секретарь или помощник, для которых настроен режим «Заместитель». 


Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее,  то в его карточке будет отображаться статус "Согласование не проводилось"ConcorderProc3.JPG. Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на "Проводится согласование".

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус "Не согласован" и документ  отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения. Инициатор вносит правки в документ, формирует новую версию, отмечает, что провёл работу над замечаниями. После внесения необходимых корректировок документ отправляется на повторное согласование.

Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован»,  а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Как купить решение "Электронное согласование документов"

Решение доступно в редакциях "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на sales@escom-bpm.com с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в интернет-магазине ESCOM.BPM. Для покупки нужно положить в корзину серверную лицензию редакции Стандартная-ДЕЛО и необходимое число клиентских лицензий редакции Стандартная-ДЕЛО. 

Возврат к списку

X

Задать вопрос