Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Планирование и учёт трудозатрат при работе с заданиями

 

Планирование и учёт трудозатрат при работе с заданиями

Учёт трудозатрат и процента исполнения задания

При работе с проектами и заданиями зачастую требуется вести учёт плановых и фактических трудозатрат, чтобы впоследствии можно было бы оценить загрузку сотрудников. При формировании планов работы, а так же при выдаче новых заданий важно знать, какая текущая загрузка у сотрудников. Для формирования чёткой картины по загрузке исполнителей простого учёта заданий по принципу, сколько выполнил, а сколько не выполнил, крайне не достаточно. Наличие информации о плановых и фактических трудозатратах даёт более объективную картину по текущей загрузке Исполнителей.

Система ESCOM.BPM содержит блок автоматизированного учёта трудозатрат, обеспечивающий следующие функции:

  • Указание процента загрузки исполнителя.
  •  Ввод плановых (оценочных) трудозатрат по заданию.
  •  Расчёт плановых трудозатрат.
  •  Указание исполнителем фактических трудозатрат по заданию (регулярно или разово).
  •  Формирование отчётов по трудозатратам.

Ввод плановых трудозатрат по заданию

Когда руководитель создаёт новое задание, ему необходимо указать плановый срок исполнения и дату начала работы над заданием. При использовании блока учёта трудозатрат ему дополнительно потребуется ввести плановый объем трудозатрат в часах. Для упрощения этой задачи в программе имеется возможность расчёта трудозатрат. Для этого нужно указать процент (%) загрузки Исполнителя по данному заданию, дату начала и срок исполнения. Дальше система автоматически рассчитает трудозатраты, причём сделает это с учётом календаря рабочего времени Исполнителя. Полученное значение (оценку) трудозатрат можно скорректировать вручную.

Плановое значение трудозатрат может быть в дальнейшем скорректировано Руководителем в ходе процедуры корректировки задания (например, при переносе сроков задания), когда ему становиться доступно изменение сроков, важности и других атрибутов задания.

Указание исполнителем фактических трудозатрат по заданию

Исполнитель может списывать рабочее время ежедневно в назначенные ему задания или делать это непосредственно перед формированием итогового отчёта об исполнении задания. Отметки о фактических трудозатратах вносятся вручную, в специальный раздел карточки задания.

MakeWorkTimeCheck_S.jpg

Внести отметку о трудозатратах можно и через специальную команду, доступную из контекстного меню задания. Это удобно, так как не нужно открывать карточку задания. При внесении трудозатрат можно указать комментарий и дату, на которую вносится информация. Кроме перечисленного, Исполнитель может указать процент исполнения задания.

Для автоматического учёта трудозатрат в программе имеется сервис учёта фактически затраченного времени. При принятии задания в работу у исполнителя имеется возможность включить данный сервис. Сделать это можно и позже: на странице «Трудозатраты» имеется кнопка «Старт», для запуска сервиса и кнопка «Стоп» для его остановки. Сервис учитывает рабочее время по календарю Исполнителя с Отметка о фактических трудозатратахмомента запуска сервиса, до его остановки. Когда сервис останавливается, выполняется вычисление времени и занесение результатов вычисления в таблицу «фактические трудозатраты по заданию». Сервис можно многократно запускать и останавливать в ходе работы над заданием.

Система автоматически суммирует фактические трудозатраты (как введённые вручную, так и сформированные сервисом) по заданию и отображает их в карточке задания в разделе «Трудозатраты». После того, как Исполнитель отправит исполненное задание на проверку, ввод новых данных о трудозатратах блокируется.

Указание исполнителем процента исполнения задания

В ходе работы над заданием Исполнителю предоставляется возможность указывать % исполнения задания. Сделать это можно непосредственно в карточке задания на странице «Исполнение». Но более удобным способом является указание процента исполнения через форму отметки о фактических трудозатратах. В тот момент, когда исполнитель разносит затраченное рабочее время на задачу, он может указать и процент исполнения. Форма для внесения информации открывается по правой кнопке мыши в журнале заданий.

В отчётах «Монитор исполнения заданий» и «Контроль исполнения документов» процент исполнения задания отображается в виде заполняющейся полосы. При формировании итогового отчёта по заданию процент исполнения устанавливается в 100. Если Руководитель в ходе проверки задания принимает решение отклонить задание и отправить его на доработку, то ему предоставляется возможность указать % исполнения задания на его усмотрение.

Формирование отчётов по трудозатратам

В программе имеются два отчёта, содержащих информацию о трудозатратах.

Отчёт «Мои трудозатраты» отображает в виде таблицы информацию о фактических трудозатратах, которую внёс в систему текущий пользователь. По сути - это персональный отчёт. Он позволяет сотруднику посмотреть и отредактировать информацию по внесённым в систему трудозатратам. Например, с помощью этого отчёта сотрудник, может посмотреть все записи, сделанные им за любой промежуток времени и по любому проекту. В отчёте автоматически суммируются трудозатраты по каждому дню.

Второй отчёт называется «Отчёт по трудозатратам». Он предназначен для отображения плановых и фактических трудозатрат по заданиям. В отличие от отчёта «Мои трудозатраты» данный отчёт отображает данные по любому Исполнителю.

Отчёт по трудозатратамОтчёт формируется в специальной экранной форме, которая содержит панель критериев формирования отчёта и таблицу отобранных заданий. Отчёт формируется за произвольный промежуток времени. Отбор заданий осуществляется по попаданию даты срока исполнения в заданный критерием диапазон дат.

Состав заданий, попадающих в отчёт можно ограничить, указав такие критерии как:

  • Проект – будет сформирован отчёт по указанному проекту
  • Подразделение – будет сформирован отчёт по указанному подразделению
  • Исполнитель – будет сформирован отчёт по указанному сотруднику

В отчёте выводится информация о задании, плановых и фактических трудозатратах, длительности и просроченности задания, текущем статусе. Карточку задания можно открыть двойным щелчком мыши.

В журнале предусмотрены возможности сортировки, группировки и фильтрации записей. Это позволяет настроить визуальное отображение отчёта в нужном виде. Например, сформированный отчёт по подразделению можно сгруппировать по исполнителям – сотрудникам подразделения. С помощью фильтрации, например, можно отобразить только задания, находящиеся в работе или только завершённые. Полученный отчёт можно вывести на печать или экспортировать во внешний файл.

Учёт трудозатрат входит в решение "Контроль исполнения поручений".

Возврат к списку

X

Задать вопрос