Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Ведение базы данных контактов и контрагентов

 

НАЗНАЧЕНИЕ СПРАВОЧНИКА ОРГАНИЗАЦИИ (КОНТРАГЕНТЫ)

База данных организаций в СЭД ESCOM.BPM представлена в виде справочника "Организации", карточки "Организация", формы выбора "Выбор организации" и других форм (в Бизнес-Студии проект "Partners").
"Справочник "Организации" используется во многих документационных процессах, например таких как: "Учёт и регистрация договоров", Заявка на оплату, Регистрация входящих документов и регистрация исходящей корреспонденции. В карточках таких процессов требуется заполнить поле, связанное со справочником "Организации", например, "Получатель", "Отправитель", "Контрагент" и т.п. Когда в карточке процесса заполняется такое поле, то создаётся связь между карточкой процесса и карточкой организации. 
Такая связь позволяет решать такие задачи как:
 - просмотр всех документов, имеющихся в базе данных СЭД, связанных с данной организацией (контрагентом)
 - проверка на дубликат документа при регистрации нового документа
 - быстрое заполнение поля в карточке документа за счёт автоподстановок - достаточно набрать несколько символов из названия организации и нажать клавишу Enter и программа подберёт из базы данных подходящую организацию и подставит её в поле
- формирование различных отчётов по документам в разрезе организаций


ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ ПРИ РАБОТЕ СО СПРАВОЧНИКОМ "ОРГАНИЗАЦИИ"

Для возможности изменения данных (создание, редактирование, удаление) у пользователя должны быть специальные права доступа - он должен быть включен в группу "Редакторы справочника контрагенты".
При работе со справочником доступны следующие операции:

ПРОСМОТР КАРТОЧКИ ОРГАНИЗАЦИИ
Для просмотра карточки её нужно открыть любым из способов:
  • Карточку организации можно открыть с помощью двойного щелчка мыши в списке организаций
  • Или нажать на записи организации в списке правую кнопку мыши и выбрать из контекстного меню пункт "Открыть" 

Будет открыта карточка организации.


СОЗДАНИЕ КАРТОЧКИ ОРГАНИЗАЦИИ
Для создания карточки организации нужно открыть справочник и нажать в нём на кнопку "Создать карточку". Откроется пустая карточка. В ней нужно заполнить обязательные для заполнения поля и нажать кнопку "Ок" для сохранения карточки.

Для закрытия карточки и отмены изменений нажмите кнопку "Отменить".

Создание карточки с автоматической привязкой к группе

Для того чтобы создать карточку организации и сразу поместить её в одну из групп нужно в справочнике "Организации" открыть страницу "Контрагенты по группам", выбрать нужную группу, нажать на ней правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт "Создать карточку организации". В результате будет открыта новая карточка организации, у которой в разделе "Группы контрагента" будет отображаться выбранная группа.


РЕДАКТИРОВАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ КАРТОЧКИ
Для редактирования карточки её нужно открыть. Если поля карточки Вам недоступны для редактирования, то это означает что у Вас нет прав доступа на изменение карточки, обратитесь к администратору СЭД.
Для сохранения изменений нажмите кнопку "Ок" или "Применить". При нажатии на кнопку "Ок" карточка будет закрыта.
Для закрытия карточки и отмены изменений нажмите кнопку "Отменить".

УДАЛЕНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ КАРТОЧКИ ОРГАНИЗАЦИИ

Для того чтобы удалить карточку организации нужно выделить её в списке, нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт "Удалить". Если такой пункт Вам не доступен, то это означает, что у Вас нет прав на удаление. Обратитесь к Администратору СЭД.


ПОИСК КАРТОЧКИ КОНТРАГЕНТА
Найти в справочнике "Организации" нужную карточку организации можно следующими способами:
  • Ввести в строку поиска часть названия организации и нажать на кнопку "Найти". Программа отберёт все карточки с подходящими названиями
  • Нажать на одну из алфавитно-цифровых кнопок. Программа отберёт все организации, название которых начинается на указанную букву или цифру

Отобранный список записей можно пролистывать. 

Для расширенного поиска карточек организаций предназначена специальная форма поиска. Для её открытия нужно нажать на кнопку "Расширенный поиск". В форме расширенного поиска имеется возможность выполнять отбор карточек организаций по ИНН, КПП, группам. Форму поиска (PartnerStandartSearch) можно настроить в Бизнес-студии для поиска по дополнительным критериям.


ПРИВЯЗКА КАРТОЧКИ КОНТРАГЕНТА К ГРУППЕ
Если организация связана с группами, то её запись будет отображаться в разделе "Контрагенты по группам". Для того чтобы привязать организацию к одной или нескольким группам нужно открыть карточку организации и заполнить в неё поле "Основная группа". При сохранении карточки организации указанная группа будет автоматически добавлена в раздел "Группы контрагента". Для того чтобы организация отображалась и в других группах нужно добавить нужные группы в раздел "Группы контрагента".

Возврат к списку

X

Задать вопрос