Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Автоматизация работы с договорами в электронном виде

 

Автоматизированный процесс работы с договором в электронном виде

Данная статья содержит наиболее подробное описание автоматизированного процесса работы с договорами.

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит процесс для комплексной автоматизации работы с договорами, их учёта и исполнения. В данной статье будет подробно рассмотрена логика работы процесса и даны инструкции по работе с ним.

По этой ссылке Вы можете узнать стоимость лицензий программы для работы с договорами

Основные функции процесса работы с договором:



Здесь можно скачать презентацию решения электронного согласования договоров.

Общие сведения об автоматизированном процессе работы с договором

Работа с электронным договором в системе ESCOM.BPM регламентирована. Автоматизированный процесс работы с договором состоит из следующих этапов:

  • Старт. Создание карточки нового договора. К карточке договора прикрепляется согласуемая версия файла договора. Заполняются поля карточки и договор отправляется на проверку юристу
  • Проверка юристом. Юрист проверяет полученный договор, формирует схему согласования и отправляет договор на согласование по маршруту
  • Согласование внутреннее. Согласующие лица, согласно заданной схемы согласования получают договор для согласования. В результате согласования формируется лист согласования договора.
  • Согласование договора с контрагентом. Фиксируется факт отправки договора контрагенту для контроля возврата документа.
  • Подписание внутреннее. Согласованный договор передаётся руководителю для подписания. 
  • Подписание договора контрагентом. Фиксируется факт отправки договора контрагенту для подписания. Осуществляется контроль возврата договора.
  • Регистрация и оформление договора. Формируется регистрационный номер и дата договора, договор сшивается, ставиться печать. Если договор подписан обеими сторонами, то договор сканируется и скан прикрепляется к карточке.
  • Исполнение договора. Договор получает статус "Действующий". Ведётся контроль сроков договора. К договору можно создавать приложения, доп. соглашения, акты, накладные, счета-фактуры и другие документы. Формируются цепочки связанных документов.
  • Архивное хранение договора. Исполненные договора помещаются в архив. Им присваивается статус "Завершён в архиве". Карточка договора блокируется.
  • Если договор расторгается, то ему присваивается статус "Расторгнут".

В зависимости от ситуации порядок следования этапов может быть изменён: "Согласование внутреннее", "Согласование с контрагентом", "Регистрация и оформление", "Подписание внутреннее", "Подписание контрагентом".

Для каждого этапа имеется свой журнал, который отображает договоры в определённом статусе.


Ведение базы данных контрагентов

В программе предусмотрено ведение базы данных контрагентов. Карточки контрагентов можно загружать из системы "1С:Предприятие 8.хх" (при наличии шлюза для интеграции с 1С) или создавать карточки вручную. В карточке контрагента отображаются его реквизиты, контакты и т.д. и все связанные с ним документы:

Карточка контрагента

Для работы с базой данных контрагентов предусмотрена специальная форма "Обозреватель контрагентов"

Обозреватель контрагентов


РОЛИ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ПРОЦЕССА

Для работы с процессом предусмотрены следующие роли:

  • Инициатор - или менеджер договора. Сотрудник, инициирующий заключение договора. Создаёт в системе документооборота карточку нового договора. После присвоения договору статуса "Действующий" может прикреплять к договору связанные документы (приложения, доп. соглашения, акты и т.д.) 
  • Юрист - сотрудник юридической службы, выполняет проверку договора, может изменить поля в карточке, может написать замечания и вернуть договор Инициатору, может внести правки в текст договора, создать новую версию договора. Он формирует схему согласования и отправляет договор на согласование.
  • Согласующие - участники процесса согласования. Лица, которых укажет юрист при составлении схемы согласования. В схему согласования Юрист может включить самого себя или другого юриста, если такое обусловлено необходимостью.
  • Регистратор -  сотрудник выполняющий сканирование договора, так же может внести в карточку договора номер и дату. Регистратор сканирует подписанный договор и прикрепляет его к карточке 
  • Руководитель юр. службы - видит все договора в системе. Может изменить указанного в карточке Юриста
  • Подписант - сотрудник, который подписывает договор с нашей стороны.
  • Читатели -  сотрудники, которым карточка процесса доступна для просмотра

ВИДИМОСТЬ ДОГОВОРА В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для работы пользователей с электронным договором предусмотрена специальная карточка процесса. Карточку процесса "Договор" создаёт Инициатор. В карточке процесса содержится вся информация относительно договора и самого процесса.

Доступ к просмотру карточки договора имеют только сотрудники, являющиеся ролями процесса. Всем остальным карточка договора не видна. Чтобы дать доступ сотруднику, не являющемуся Ролью, нужно его добавить в раздел "Читатели" в карточке договора на странице "Служебная".

Доступ к изменению атрибутов карточки договора настроен индивидуально для каждой роли автоматизированного процесса с учётом этапов.

Настройки прав доступа каждой роли Администратор системы может изменить в конструкторе маршрута и конструкторе формы карточки в Бизнес-Студии. 


ВОЗМОЖНОСТИ УЧЁТА ДОГОВОРОВ

Карточки договоров сохраняются в базе данных системы электронного документооборота. Открыть ранее сохранённую карточку можно из журналов договоров или из формы поиска. Наличие в карточке электронного договора набора различных атрибутов позволяет вести учёт договоров по всем ниже перечисленным признакам:

  • Учёт по видам договоров (услуги, аренда, продажа, лицензии и т.д.). Классификатор видов можно наполнять по ходу работы с программой.
  • Учёт по статусам договора (на согласовании, действующие, на подписании, отправлены контрагенту и т.д.
  • Учёт по контрагентам. 
  • Учёт по нашим юр. лицам.
  • Учёт по Инициаторам
  • Учёт по подразделениям и/или ЦФУ
  • Учёт по статьям БДДС (доходные и расходные статьи бюджета)
  • Учёт рамочных договоров
  • Учёт по Юристам
  • Учёт по Подписантам

Учёт договоров можно вести за любой период. Для этого при отборе договоров нужно задать период отбора. В карточке договора указываются следующие атрибуты дат:

  • Дата регистрации договора
  • Дата начала срока действия договора
  • Дата окончания срока действия договора

В журналах и форме поиска автоматически ведётся подсчёт количества договоров и суммы по каждому признаку.


НАПОМИНАНИЕ О СРОКЕ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

Если в карточке заполнено поле "Напоминание за N дней до даты завершения договора" и указана дата окончания договора, то система автоматически отправит уведомление Инициатору и Юристу о приближении срока завершения договора.

График работ договора

В карточке договора можно не только указать даты договора, но и заполнить график работ. По каждому из этапов можно задать сроки и напоминания, а так же указать ответственного исполнителя по каждому этапу.

GraficWork_s.jpg

Напоминания будут приходить менеджеру договора и исполнителю по этапу.


РУЧНАЯ и АВТОМАТИЧЕСКАЯ НУМЕРАЦИЯ ДОГОВОРОВ

В программе для учёта номеров договоров предусмотрено два поля:

  • Регистрационный номер договора
  • Номер, присвоенный контрагентом

Значение для поля "Регистрационный номер" можно ввести с клавиатуры или сформировать автоматически, по шаблону с присвоением следующего порядкового номера.

Шаблоны формирования номеров настраивает Администратор системы.

Для того чтобы сформировать номер по шаблону нужно нажать на кнопку с тремя точками в поле и выбрать из выпадающего списка пункт "АВТО...". Заголовок пункта может отличаться, в зависимости от того, какой шаблон используется.

В поле "Номер, присвоенный контрагентом" значение вводиться с клавиатуры. Если это поле  не нужно, то его можно удалить с карточки в визуальном конструкторе формы (из Бизнес -студии). 


ПУБЛИКАЦИЯ ДОГОВОРА В ПАПКИ

Карточки договоров автоматически сохраняются в базе данных на сервере системы документооборота. При необходимости в программе можно создать произвольную структуру папок, в которые будут помещаться ссылки на договор. Это позволит обращаться к карточкам договоров из папок. Поместить договор в папку может Инициатор, Юрист и Регистратор.

Структура папок создаётся в специальной форме системы документооборота "Библиотека документов".  Договор можно опубликовать сразу в несколько папок. Удаление договора из папки не приводит к удалению самого договора. Даже если удалить договор из всех папок, то он всё равно будет доступен из журналов и из поиска.


ЭТАП "СТАРТ". СОЗДАНИЕ КАРТОЧКИ НОВОГО ДОГОВОРА

Создаёт карточку нового договора Инициатор. Это может быть сотрудник любого подразделения. Разрешение на создание карточек договоров настраивает Администратор системы документооборота. Для создания новой карточки нужно нажать на кнопку "Создать" в интерфейсе рабочего места.

В карточке договора автоматически прописывается её автор (поле "Инициатор") и дата создания. В последствии Администратор или Юрист могут изменить значение поля "Инициатор", например, в случае увольнения Инициатора. В административном интерфейсе предусмотрена процедура массовой замены одного сотрудника на другого в карточках документов. Информация о том, кто был изначально автором карточки останется в журнале истории работы с документам (см. вкладка "Служебная").

После создания новой карточки необходимо на странице "Договор" заполнить обязательные поля:

  • Наше юр. лицо
  • Контрагент

Поля заполняются из соответствующих классификаторов. По умолчанию поле "Наше юр.лицо" автоматически заполнено значением организации, в которой числится Инициатор договора.

Если в классификаторе нет нужного элемента, например, нет контрагента, то нужно создать карточку нового контрагента. Сделать это нужно в форме классификатора (справочник "Контрагенты"). Права на создание новых карточек контрагентов и изменение карточек настраивает Администратор программы.

Так же можно заполнить следующие поля карточки договора:

  • Номер и дата договора
  • Номер, присвоенный контрагентом
  • Сумма и валюта договора
  • Вид договора
  • Признак "Рамочный"
  • Пояснительная записка
  • Параметр "Продление"
  • Флаг "Завершать автоматически"

Перечисленные поля так же может заполнять Юрист на этапе "Проверка юристом".


СОХРАНЕНИЕ КАРТОЧКИ ДОГОВОРА

Для сохранения изменённой карточки договора нужно нажать на кнопку с изображением дискеты на панели инструментов карточки. Если изображение дискеты серое, то это означает, что карточка сохранена и не изменялась с момента последнего сохранения.

Карточка так же сохраняется автоматически при нажатии на кнопку действия "Отправить на проверку в юридическую службу.


ПРИКРЕПЛЕНИЕ ФАЙЛОВ ДОГОВОРА

К карточке договора можно прикрепить файлы в любом формате.  Обычно для согласования используется договор в формате ms word. Но Вы так же можете прикрепить файлы в других форматах.

Для прикрепления файла перетащите его мышью из окна windows в область "Файлы вложений" карточки. Другим способом прикрепления файлов является нажатие правой кнопки мыши в области "Файлы вложений". Появиться контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт "Добавить". Затем выбрать нужный файл в диалоговом окне выбора файлов MS Windows и нажать кнопку ОК. Прикреплённые файлы будут отображаться в области вложений.

До тех пор, пока карточка не сохранена файлы не передаются на сервер документооборота. При сохранении карточки происходит передача файлов с вашего компьютера на сервер документооборота. При удалении карточки вместе с ней удаляются и файлы, сохранённые на сервере системы.

К карточке договора можно прикрепить скан подписанного с обеих сторон договора.

Скан подписанного договора


ПРИВЯЗКА ДОГОВОРА К СТАТЬЯМ БЮДЖЕТА

Имеется возможность в карточке договора указать статью бюджета движения денежных средств (БДДС). Для этого нужно открыть в карточке на странице "Договор" закладку "Статьи БДДC и объекты привязки договора" и указать вид статьи: доходная или расходная, а затем выбрать нужную статью из классификатора статей БДДС. Если нужной статьи нет, то её нужно создать в классификаторе "Статьи БДДС". Права доступа на изменение справочника настраивает Администратор системы.


ПРИВЯЗКА ДОГОВОРА К ОБЪЕКТАМ УЧЁТА

В системе предусмотрена возможность отнесения договора к одному или нескольким объектам учёта.  В программе имеется иерархический классификатор объектов учёта. Он называется "Центры фин. управления". Однако его можно переименовать в Бизнес-студии и использовать по своему усмотрению. Классификатор позволяет создавать группы объектов и в каждой группе можно указать несколько объектов.

Для отнесения договора к объекту учёта нужно открыть в карточке на странице "Договор" закладку "Статьи БДДС и объекты привязки договора", нажать правую кнопку мыши в области списка, выбрать из контекстного меню пункт "Добавить" (то же самое, если нажать кнопку "+" в панели навигации списка). Будет открыт классификатор объектов учёта "ЦФУ", в котором нужно выбрать нужный объект учёта и нажать кнопку Ок, для занесения его в карточку договора.


ПРИВЯЗКА ДОГОВОРА К ПРОЕКТАМ ОРГАНИЗАЦИИ

В программе имеется возможность вести учёт договоров по проектам организации. Ведётся база данных проектов. В карточке договора указывается ссылка на проект. После этого такой договор будет отображаться в журнале проектов.

Обозреватель проектов организации


КОММЕНТАРИИ К ДОГОВОРУ

В ходе работы с договором все участники процесса могут вносить в карточку договора свои комментарии. Для создания комментария нужно открыть карточку договора, перейти на страницу "Комментарии" и добавить новую запись. Будет открыта карточка нового комментария. После внесения текста комментария нужно нажать на кнопку Ок и комментарий будет добавлен в список. Каждая запись имеет авторство и дату создания. Редактировать комментарий может только его автор. Остальные сотрудники могут только просматривать текст комментария.


ОТПРАВКА ДОГОВОРА НА ПРОВЕРКУ ЮРИСТУ

После того как карточка договора заполнена её нужно отправить по маршруту. Следующий этап это "Проверка юристом". Для отправки договора нужно нажать в карточке на кнопку "Отправить на проверку в юридическую службу". Если программа обнаружит что обязательные поля не заполнены или заполнены некорректно, то будет выдано сообщение об ошибке.

После нажатия на кнопку будет отображено диалоговое окно, в котором необходимо указать сотрудника - получателя документа. Выбор осуществляется из списка юристов. Состав списка настраивается в административном интерфейсе программы (Группы сотрудников->Юристы).


ЭТАП "ПРОВЕРКА ДОГОВОРА ЮРИСТОМ"

О поступлении нового договора юриста информирует система с помощью уведомления. Договор получает статус "Проверка юристом". Карточка с таким статусом будет отображаться в журнале "На проверке у юриста".

Юристу доступны следующие варианты действий:

  • может написать замечание в раздел "Замечания" и затем вернуть договор инициатору
  • может составить схему согласования и отправить договор на согласование

ОТКЛОНЕНИЕ ДОГОВОРА ЮРИСТОМ

Для отклонения договора нужно сначала добавить в раздел "Замечания" на странице "Согласование" новое замечание. Затем нужно выбрать из выпадающего списка кнопки действий пункт "Отклонить". Договор будет отправлен Инициатору и получит статус "Устранение замечаний инициатором".


ФОРМИРОВАНИЕ СХЕМЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРА

Юрист может скорректировать доступные ему поля в карточке договора. Он так же может внести изменения в прикреплённый файл, создав его версию. Для отправки на согласование необходимо составить схему согласования на странице "Согласование". Для составления схемы нужно добавить в неё согласующих лиц и затем разместить их в нужном порядке (параллельно или последовательно с разбивкой на этапы или нет). Схема составляется посредством перетаскивания "мышью" блоков согласующих из одного этапа в другой. У схемы согласования есть два визуальных представления: в виде схемы и в виде списка. Переключение между представлениями осуществляется из контекстного меню схемы пункт "Вид->Список" или "Вид->Схема".

Для добавления согласующего нужно нажать правую кнопку мыши в чистой области схемы. Будет открыт список сотрудников в котором нужно выбрать согласующего и нажать кнопку Ок. Согласующий будет добавлен в конец схемы. Его можно перетащить мышью в нужный этап схемы согласования.

Схема согласования договора

Для удаления согласующего из схемы нужно выделить его мышью и нажать на клавиатуре клавишу "delete".

Для редактирования параметров поручения нужно открыть карточку согласующего двойным щелчком мыши. В карточке согласующего можно индивидуально задать срок согласования, напоминание, и указать произвольный текст. По умолчанию установлен текст "Согласовать документ".

Чтобы изменить параметры поручения сразу у нескольких согласующих нужно выделить их всех и нажать правую кнопку мыши. Будет отображено меню для группового изменения параметров поручения.


КОНТРОЛЬ СРОКОВ СОГЛАСОВАНИЯ

Для контроля срока согласования на странице "Согласование" нужно указать крайнюю дату окончания согласования. При наступлении этой даты Юрист получит уведомление о том, что согласование договора просрочено.

Срок согласования для каждого согласующего указываются в его поручении. Если срок указан в относительных единицах, например в рабочих днях, то крайняя дата окончания согласования для данного сотрудника будет вычислена в момент, когда договор поступит ему на согласование. При расчёте срока согласования будет использован корпоративный и персональный календарь сотрудника, с целью корректного расчёта и учёта нерабочих дней. Если согласующий не согласует в заданный срок договор, то его поручение станет просроченным. О приближении окончания срока согласования система напоминает согласующему с помощью специального напоминания. Если поручение просрочено, то автоматически рассчитывается и отображается (в схеме согласования , вид -> список) значение, на сколько времени было просрочено поручение. 


ОТПРАВКА ДОГОВОРА НА СОГЛАСОВАНИЕ

Перед отправкой договора на согласование Юрист должен указать в поле "Регистратор" сотрудника, который будет выполнять процедуру регистрации и оформления договора, после того как согласованный договор будет подписан.

Чтобы отправить договор на согласование Юристу нужно нажать в карточке на кнопку "Отправить на согласование". Если схема согласования не задана, то система выдаст ошибку. После отправки договору будет присвоен статус "На согласовании", а в карточке на странице "Согласование" будет отображаться статус "проводится согласование". Карточка договора будет отображаться в журнале "На согласовании".


ИЗМЕНЕНИЕ СХЕМЫ СОГЛАСОВАНИЯ

В ходе согласования Юрист может добавлять согласующих лиц в ещё не наступившие этапы согласования. Менять текущий этап согласования невозможно. После отправки договора на согласование юрист может прервать согласование. Это может потребоваться в случае необходимости изменить редакцию согласуемого документа или для изменения схемы согласования. Для прерывания согласования Юрист должен в карточке договора выбрать из выпадающего меню кнопки действия пункт "Прервать согласование". После этого договору будет присвоен статус "Проверка юристом".


ЭТАП "ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА"

Договору будет присвоен статус "Согласование". Карточка договора будет отображаться в журнале "На согласовании". Согласующие лица первого этапа получают уведомление и могут приступить к электронному согласованию договора. Договоры, которые сотрудник ещё не согласовал, отображаются в журнале "У меня на согласовании".

Согласующим доступно внесение замечаний в раздел "Замечание" а так же создание новых версий файла документа (последнюю возможность Администратор может отключить в настройках формы в конструкторе Бизнес-Студии).

Согласующий может заменить себя на своего подчинённого, с помощью команды "Заменить меня в согласовании на моего подчинённого".

Согласующий может поставить одну из отметок, которая заносится в лист согласования договора:

  • Согласовано. Нельзя выполнить данное действие, если в разделе "Замечания" есть замечание данного согласующего.
  • Согласовано с замечанием. Нельзя выполнить, если нет актуальных замечаний данного согласующего. Нужно внести замечания.
  • Отклонено. Нельзя выполнить, если нет актуальных замечаний данного согласующего. Нужно внести замечания.

Отметки ставятся Согласующими посредством нажатия в карточке договора на кнопку действия. После нажатия на кнопку карточка документа закрывается. Дальнейшее поведение процесса зависит от того, какую кнопку нажал согласующий, как согласовали договор другие согласующие,  есть ли ещё не согласовавшие.

Правила такие:

  • Если в схеме согласования в текущем этапе ещё не все согласующие поставили свои отметки, то ничего не происходит. Договор остаётся в статусе "проводиться согласование".
  • Если в схеме согласования в текущем этапе все сделали свои отметки и есть хотя бы один, кто отклонил договор, то согласование прерывается и договор возвращается Инициатору. Договору присваивается статус "Документ отклонён". Процесс переходит на этап "Устранение замечаний инициатором".
  • Если в текущем этапе согласования все одобрили договор ("Согласовано", "Согласовано с замечаниями") и есть следующий этап согласования, то договор поступает на согласование согласующим лицам следующего этапа.
  • Если больше нет этапов согласования (это означает что все одобрили договор), то договору присваивается статус "Документ согласован" и процесс переходит на этап "Согласован. У инициатора".

После успешного согласования договору присваивается статус "Согласован. У инициатора". Инициатору направляется уведомление.


ЭТАП "Устранение замечаний Инициатором"

Если в ходе проверки договора юристом или в ходе электронного согласования договора возникли замечания, то договору присваивается статус "Устранение замечаний Инициатором". Инициатор получает уведомление и может приступить к устранению замечаний.

Инициатор может внести правки непосредственно в файл согласуемого документа. Для этого ему нужно создать версию файла, которую в последствии он направит на повторное согласование.

Если нужно отправить файл договора контрагенту, то файл следует перетащить мышью на рабочий стол и отправить по e-mail. Замечания можно вывести в виде отчёта и сохранить в формат PDF. Для этого нужно нажать на кнопку предварительного просмотра, на панели инструментов карточки договора.

В случае получения от контрагента новой версии документа Инициатор должен прикрепить её как новую версию согласуемого документа. Для этого в разделе "Файлы вложений" карточки договора нужно нажать правую кнопку и выбрать команду "Создать версию -> Добавить файл". Будет открыто диалоговое окно выбора файла, в котором нужно выбрать полученный от контрагента файл (его рекомендуется заранее сохранить на рабочий стол или в папку) и нажать кнопку Ок. Файл будет прикреплен первым в ветку версии файла.

Инициатор должен открыть карточки всех замечаниях со статусом "Выдано" или "Не исправлено" и поставить в них галочку "Работа над замечанием проведена". Так же можно добавить краткое описание сделанных изменений - это будет отображаться в отчёте "Замечания" в отдельной колонке "Отчёт об устранении".

После того как замечания устранены Инициатор должен отправить договор на повторную проверку юристу. Для этого ему нужно нажать на кнопку "Замечания устранены. Отправить повторно на проверку в юридическую службу". Договору будет присвоен статус "Проверка юристом".

Если надобность в заключении договора отпала, то договору в статусе "Устранение замечаний инициатором" можно присвоить статус "Отменён". Для этого нужно выбрать из выпадающего меню кнопки действий пункт "Отменён". Сделать это может Инициатор или Юрист. Из статуса "Отменён" карточку договора может удалить Администратор.


ЭТАП "Согласован. У инициатора"

Данный этап наступает после успешного внутреннего согласования. У инициатора есть возможность или передать согласованный договор на подпись или отправить договор контрагенту для согласования.

Для внесения отметки о передачи договора на подпись нужно в карточке договора нажать на кнопку "Договор передан на подпись". Как правило перед этим выполняется распечатка последней версии договора, распечатывается лист согласования и распечатывается лист замечаний.

Лист согласования договора

Для контроля отправки договора на согласование контрагенту нужно в карточке договора нажать на кнопку "Договор отправлен контрагенту на согласование"

 

  ЭТАП "СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С КОНТРАГЕНТОМ"

Обмен документами с контрагентом организует Инициатор. Если необходимо зафиксировать тот факт, что договор был отправлен контрагенту на согласование, то из этапа "Согласован. У инициатора" договор можно перевести на этап "Согласование с контрагентом". Для этого Инициатору нужно выбрать из выпадающего меню кнопки действия пункт "Договор отправлен контрагенту на согласование".

Договору будет присвоен статус "Согласование с контрагентом". Карточка договора будет отображаться в журнале "Отправлены контрагенту".

Для контроля срока возврата договора в его карточке на странице "Согласование" на вкладке "Контроль отправки документа контрагенту" можно указать дату контроля, а так же заполнить другие поля, такие как "Вид доставки" и т.д. При наступлении даты контроля система отправит Инициатору напоминание.

В случае, если контрагент не согласовал договор, а прислал новую редакцию, то Инициатор должен прикрепить полученный файл как новую версию и отправить договор на повторное согласование. Для этого нужно нажать на кнопку "Получены замечания от контрагента. Отправить на повторное согласование".

Если контрагент согласовал договор, то Инициатор должен изменить статус процесса. Для этого нужно нажать на кнопку "Договор согласован контрагентом". После этого процесс вернётся на этап "Согласован. У инициатора".


ЭТАП "ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА"

Из этапа "Согласован. У инициатора" после выполнения действия "Договор передан на подпись" электронному договору присваивается статус "Подписание". Карточка договора будет отображаться в журнале "На подписании". Договор будет находиться в этом статусе до тех пор, пока не будет внесена отметка о подписании. Внести отметку о том, что договор подписан могут следующие роли: Инициатор, Юрист, Утверждающий и Регистратор. В Бизнес-студии, в конструкторе маршрута процесса можно изменить данную настройку.

Карточки договоров со статусом "Подписание" отображаются в журнале "На подписи". 

Для внесения отметки о подписании договора нужно открыть карточку и нажать на кнопку "Договор подписан". В программе имеется возможность выполнить подписание электронного договора с помощью ЭЦП. Для этого у подписанта должен быть ключ с действующим цифровым сертификатом.


ЭТАП "РЕГИСТРАЦИЯ и ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРА"

Процедуру регистрации и оформления договора выполняет сотрудник, указанный в поле "Регистратор" на странице "Согласование". В разных организациях по разному организован эта процедура. Где-то эту работу выполняют секретари, где-то возложено на юристов, где-то непосредственно на инициаторов договоров, а в некоторых организациях есть специальные договорные отделы. В связи с этим в процессе "Договор" на роль Регистратор сотрудник назначается на этапе "Проверка юристом".  Делает это юрист. Он может указать самого себя в этом поле, или Инициатора, или другого сотрудника из общего списка.

Карточки договоров со статусом "Регистрация и оформление договора" отображаются в журнале "На регистрации". 

Регистратору автоматически отправляется уведомление о  поступлении документа для регистрации. Получив подписанный оригинал экземпляра договора Регистратор должен выполнить следующие действия:

  • Если на руках имеются только подписанные с нашей стороны оригиналы, то тогда необходимо зафиксировать  факт отправки договора контрагенту на подписание. Для этого Инициатору нужно выбрать из выпадающего меню кнопки действия пункт "Договор отправлен контрагенту на подписание". Договору будет присвоен статус "На подписи у контрагента". Карточка договора будет отображаться в журнале "Отправлены контрагенту".
  • Если на руках имеются подписанные с обеих сторон оригиналы договора, то один экземпляр Регистратор отправляет контрагенту, а второй сканирует и архивирует.  Скан подписанного с обеих сторон договора Регистратор прикрепляется к карточке договора в специальное поле "Скан договора"

Если в карточке договора ранее не был указан номер или был указан временный номер, то необходимо внести корректный номер и дату договора.

Регистратор должен сделать в карточке договора отметку о получении оригинала договора - поставить галочку "Оригинал получен". Только после этого (наличие скана и отметки о получении оригинала) договору можно присвоить статус действующий. В Бизнес студии в конструкторе процесса можно снять это ограничение.

Для присвоения договору статуса "Действующий" нужно нажать на кнопку "Договор подписан сторонами и зарегистрирован. Присвоить статус действующий."


ЭТАП "На подписи у контрагента"

Обмен документами с контрагентом организует Инициатор. Для контроля срока возврата договора в его карточке на странице "Согласование" на вкладке "Контроль отправки документа контрагенту" можно указать дату контроля, а так же заполнить другие поля, такие как "Вид доставки" и т.д. При наступлении даты контроля система отправит Инициатору напоминание.

В случае, если контрагент не подписал договор, а прислал новую редакцию, то Инициатор должен прикрепить полученный файл как новую версию и отправить договор на повторное согласование. Для этого нужно нажать на кнопку "Получены замечания от контрагента. Отправить на повторное согласование".

Если контрагент подписал договор, то Инициатор должен изменить статус процесса. Для этого нужно нажать на кнопку "Договор подписан контрагентом". После этого процесс вернётся на этап "Регистрация и оформление".


ЭТАП "ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА". Статус "Действующий"

Договоры со статусом "Действующий" отображаются в журнале "Действующие". До тех пор, пока договор находится в статусе «Действующий» по нему можно проводить следующие операции:  

  • Система позволяет создавать цепочки связанных документов. Для договоров в статусе «Действующий» можно создавать карточки Приложений и Доп. соглашений, а так же карточки любых первичных документов: акты, накладные, счета-фактуры и т.д. В свою очередь к карточкам этих документов тоже можно создавать связанные документы.
  • В карточке документа на странице «Связанные документы» автоматически отображаются все документы, связанные с данным документом. Это позволяет видеть все документы по исполнению договора, а так же контролировать их статусы и наличие оригиналов.
  • Для создания связанной карточки Приложения или Доп. соглашения нужно в карточке договора выбрать из выпадающего меню кнопки действий команду «Создать Приложение» или «Создать доп. соглашение». Для Приложений и Доп.соглашений имеется возможность провести электронное согласование, а так же прикреплять к ним карточки первичных документов.
  • Для создания первичного документа или любого другого связанного документа (кроме Приложений и ДС) нужно в карточке документа (договоре, приложении и т.д.) нажать на кнопку «Создать связанный документ». В открывшейся новой карточке указать Вид документа, например, «Акт выполненных работ». Можно прикрепить к созданной карточке скан документа (в данном примере, скан акта). В карточке связанного документа имеется флаг «оригинал получен». 
  • Формировать связанные документы:
  • Формировать поручения исполнителям для контроля работ по договору
  • Формировать заявки на оплату

Программа будет напоминать Юристу и Инициатору о сроках действия договора.

Из статуса «Действующий» договор можно перевести в статус «Завершён. В архиве» или в статус «Расторгнут».   Если в карточке договора признак «Продление» не задан, и включен флаг «Автоматически завершать», то при наступлении даты, указанной в поле «Дата окончания» договору будет автоматически присвоен статус «Завершён. В архиве».

Для принудительного перевода договора в архивные нужно в его карточке выбрать из выпадающего меню кнопки действий команду «Договор завершён. Отправить в архив». Это может сделать Юрист и Инициатор.


УЧЁТ СВЯЗАННЫХ С ДОГОВОРОМ ДОКУМЕНТОВ

Система позволяет создавать цепочки связанных документов. Для договоров в статусе «Действующий» можно создавать карточки Приложений и Доп. соглашений, а так же карточки любых первичных документов: акты, накладные, счета-фактуры и т.д. В свою очередь к карточкам этих документов тоже можно создавать связанные документы.

В карточке документа на странице «Связанные документы» автоматически отображаются все документы, связанные с данным документом. Это позволяет видеть все документы по исполнению договора, а так же контролировать их статусы и наличие оригиналов.

Для создания связанной карточки Приложения или Доп. соглашения нужно в карточке договора выбрать из выпадающего меню кнопки действий команду «Создать Приложение» или «Создать доп. соглашение». Для Приложений и Доп.соглашений имеется возможность провести электронное согласование, а так же прикреплять к ним карточки первичных документов.

Для создания первичного документа или любого другого связанного документа (кроме Приложений и ДС) нужно в карточке документа (договоре, приложении и т.д.) нажать на кнопку «Создать связанный документ». В открывшейся новой карточке указать Вид документа, например, «Акт выполненных работ». Можно прикрепить к созданной карточке скан документа (в данном примере, скан акта). В карточке связанного документа имеется флаг «оригинал получен». 

Проверка связанного документа контролёром

Маршрут связанного документа позволяет отправить документ на проверку, произвольному сотруднику. Например, Менеджер договора может таким способом отправить полученный от контрагента Акт на проверку Бухгалтеру. Если бухгалтер примет документ, то он поставит в карточке документа отметку "Документ принят", а если нет, то отклонит документ. 
Для отправки документа на проверку нужно нажать на кнопку действия "Отправить на проверку". Будет открыта форма выбора получателя из общего списка сотрудников организации. Нужно заполнить поле "Получатель" и нажать на кнопку "Ок". О поступлении документа система проинформирует получателя с помощью уведомления. Документ также будет отображаться в интерфейсе "Мои дела" в разделе "Проконтролировать".
После того, как получатель поставит отметку о проверке документа (кнопка действия "Документ проверен и принят"), документу будет присвоен статус "В архиве" и его невозможно будет редактировать.

Принудительное помещение документа в архив

Если документ не нужно отправлять на проверку, то его достаточно сохранить и он будет отображаться в карточке родительского документа в разделе "Связанные документы". Если требуется запретить редактирование документа, то нужно выбрать из списка кнопки действия команду "Отправить в архив."  В карточке должен быть указан номер документа и включен флаг "оригинал получен". После выполнения действия документу будет присвоен статус "В архиве" и его невозможно будет редактировать.
Простой документ не помещается в папки архива, а храниться вместе с родительским документом и доступен из его карточки.


КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ РАБОТ ПО ДОГОВОРУ

Для контроля исполнения договоров в программе имеются задания. К договору можно создать нужно число заданий и распределить их по Исполнителям. Таким образом, обеспечивается контроль исполнения работ. В карточке договора есть специальный раздел «Поручения», в котором отображаются все поручения по исполнению договора, со сроками, статусами, исполнителями и отчётами. За работу заданий отвечает специальная подсистема «Контроль исполнения поручений и документов».

Контроль исполнения работ по договору

Задания могут быть персональные, групповые и периодические.


ПЕРЕНОС СРОКА ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

Для изменения срока действия договора нужно в его карточке выполнить команду «Перенести срок действия договора», доступную из выпадающего меню кнопки действий. Команда доступна Юристу и Инициатору. При выполнении действия будет открыто диалоговое окно, в котором нужно будет ввести новые значения дат. Факт изменения срока  действия будет автоматически занесён в журнал событий договора. Если включен режим автопродления (пролонгации) договора, то дата срока действия договора будет автоматически скорректирована при её наступлении.


ЭТАП "АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ"

Договоры со статусом «Завершен. В архиве» отображаются в журнале «Архив». На странице «Хранение договора» в поле «Срок хранения в базе» можно указать дату, по истечении которой карточку договора со статусом «В архиве» можно будет удалить из базы данных системы документооборота.


УЧЁТ МЕСТ ХРАНЕНИЯ ОРИГИНАЛОВ и КОНТРОЛЬ НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для учёта мест хранения оригинала договора на странице «Хранение договора» имеется раздел, в который можно заносить отметки о приёме и передаче договора. Отметка вноситься с помощью кнопки «Внести отметку о получении/передаче оригинала документа». Внести новую отметку может любой сотрудник, которому доступна карточка договора. 

В случае использования технологии штрих-кодирования процедуру внесения отметок о перемещении документа можно автоматизировать.

Программа позволяет контролировать наличие оригиналов договоров и связанных документов. Для этого в системе имеется специальный журнал - контроль наличия документов:

Контроль наличия документов


УЧЁТ РАСТОРГНУТЫХ ДОГОВОРОВ

Если договор расторгается, то в карточке электронного договора нужно на странице «Расторгнут» заполнить поля «Основание расторжения», «Дата расторжения» и нажать на кнопку «Договор расторгнут». Сделать это могут Инициатор или Юрист.

Договоры со статусом «Расторгнут» будут отображаться в журнале «Расторгнутые».


УДАЛЕНИЕ ДОГОВОРА

Удалить карточку договора может Администратор системы в том случае, если  у договора статус «Расторгнут», «Завершён. В архиве» или «Отменён». Для удаления договора нужно нажать на кнопку «Удалить».

Если договор удаляется со статусом «Завершен. В архиве», то выполняется проверка на истечение срока хранения договора. Если заданный срок хранения ещё не истёк, то удаление будет не выполнено.

Удаление карточек договоров возможно как вручную, так и с помощью автоматизированной процедуры.


НАСТРОЙКА ЖУРНАЛОВ «ДЕЙСТВУЮЩИЕ» И «АРХИВ»

Типовая настройка журнала ограничена отображением 1000 первых записей. Администратор может увеличить это значение через настройки системы, но чем больше будет в журнале записей, тем дольше он будет открываться. Чем больше пользователей будут открывать такой журнал, тем больше будет нагрузка на сервер базы данных. Поэтому необходимо ограничить количество отображаемых в журнале записей, например по периоду отбора. Нужно создать несколько журналов за определённые сроки, например, за текущий год, за предыдущий год, за период с 01.01.2011 по 31.12.2011. 

В случае, если нужно открыть договор, а его дата неизвестна, то лучше всего воспользоваться формой поиска и сделать отбор по другим признакам, например по контрагенту.

КАК КУПИТЬ РЕШЕНИЕ "УЧЁТ, РЕГИСТРАЦИЯ И СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Решение "Учёт, регистрация и согласование договоров" доступно в редакциях: "Стандартная-ДОГОВОРЫ", и "Стандартная-ПРОФ". Для того чтобы купить данное решение Вам необходимо прислать нам письмо на e-mail sales@escom-bom.com с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-0099 .

Вы также можете самостоятельно выписать счёт на оплату в интернет магазине ESCOM.BPM.


Возврат к списку

X

Задать вопрос