Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Создание карточек сотрудников в системе документооборота

 

Карточки сотрудников в системе документооборота

В системе документооборота ESCOM.BPM для объекта «сотрудник» предусмотрено две карточки:

  • Карточка пользователя. В неё указываются данные физического лица (ФИО) и данные пользователя (логин, пароль), сертификаты (ЭЦП) пользователя
  • Карточка штатной единицы. В ней указывается подразделение и должность сотрудника. В этой же карточке указываются заместители для данного сотрудника

Чтобы сотрудник мог работать с системой документооборота для него должны быть созданы обе карточки. Причём карточка пользователя может быть только одна, а карточек штатной единицы несколько. Это сделано для того, чтобы в системе можно было указать, что сотрудник занимает несколько должностей. Такие должности могут быть в разных подразделения и в разных организациях. В карточке одной из штатных единиц сотрудника должен быть включен признак «Основная должность».

EmployeeCard_s.jpg

Штатная единица может существовать без привязки к пользователю – в этом случае она будет считаться вакантной.

Для пользователей можно настроить права доступа на работу (редактирование) справочников системы, а штатные единицы участвуют в ролевой модели доступа к документам и процессам. В системе документооборота в карточках процессов и документов указываются ссылки на Штатные единицы. Для штатных единиц могут быть настроены заместители.

Создание сотрудника в системе ESCOM.BPM состоит из двух этапов:

Создание нового пользователя может происходить двумя путями:

  • 1. Загрузка пользователей из MS Active Directory посредством встроенного шлюза
  • 2. Создание карточки пользователя вручную

Создание карточек штатных единиц выполняется только вручную. Создавать карточки пользователей и карточки штатных единиц может Администратор системы (вход с учётной записью admin). Администратор, с помощью настроек прав доступа (Панель управления-> Настройка доступа-> Справочники) к группе справочников «Компания», может дать права и другим сотрудникам, например сотрудникам кадровой службы.

Не рекомендуется давать доступ на удаление записей. Если сотрудника удалить, а потом заново создать, то для системы это будут два совершенно разных объекта. Документы, которые были доступны сотруднику ранее, станут недоступны под новой штатной единицей.

Удаление пользователя

Если пользователя нужно удалить, то лучше всего в карточке пользователя поставить флаг «Уволен» и сохранить карточку. После этого его карточка не будет отображаться в формах выбора сотрудника, но в существующих карточках процессов и документов, имеющих связь с этим сотрудником, по-прежнему будут отображаться данные сотрудника. Если же удалить запись пользователя, то она не будет сразу физически удалена из базы данных, а поместится в «Корзину» из которой её можно восстановить. Корзину и список уволенных можно просмотреть из окна специального обозревателя, которое можно открыть, нажав на кнопку «Открыть обозреватель», расположенную в форме «Структура компании» (раздел «Администрирование» интерфейс «Рабочее место администратора»).

Особенности учётных записей пользователей MS AD

Как загружать пользователей из каталога MS Active Directory описано в инструкции по интеграции с MS AD. Если пользователь был загружен из MS AD, то в системе ESCOM.BPM нельзя менять его ФИО, пароль и логин. Эти данные хранятся в MS AD и если их требуется изменить, то делать это нужно в MS AD. При входе в систему такого пользователя проверка его логина и пароля осуществляется в MS AD. Поэтому в форме входа должно быть указано доменное имя пользователя в формате имя_пользователя@имя_домена. Если в MS AD будут изменены данные, то при очередном сеансе синхронизации они будут обновлены в системе ESCOM.BPM. Если в системе ESCOM.BPM удалить учётную запись пользователя, то при очередном сеансе синхронизации будет создана новая запись. Поэтому удалять учётную запись нужно сначала из каталога MS AD, а затем из системы ESCOM.BPM.

Создание карточки нового пользователя «вручную»

Если не используется интеграция с MS AD, то карточки пользователей создаются в интерфейсе администратора (WorkPlaceAdm) в разделе «Администрирование -> Учётные записи пользователей». Создать новую карточку пользователя можно:

  • с помощью кнопки «Создать» на панели формы «Учётные записи пользователей»
  • или нажав правую кнопку мыши в области списка записей и выбрав из контекстного меню пункт «Добавить->Пользователь»

В обоих случая будет создана новая карточка. Нужно заполнить поля «Фамилия», «Пользователь», «Пароль» и «Подтверждение пароля». Затем карточку нужно сохранить, нажав на кнопку «Ок».

Основная должность

В поле «Основная должность» отображается ссылка на карточку штатной единицы сотрудника. Поле предназначено только для отображения, не для редактирования. Как задать основную должность указано в разделе «Создание штатной единицы».

Прочие поля карточки пользователя

Прочие поля, такие как «Адрес», «Телефоны», «Паспортные данные» и т.д. заполняются по желанию. Видимость этих полей ограничена для пользователей системы. Только администратор и пользователи, которым дано право на создание/изменение карточек пользователей, могут их просматривать. Если у пользователя нет таких прав, то при просмотре карточки ему эти поля не будут отображены. Настройка прав пользователей выполняется администратором (Панель управления->Настройка доступа->Справочники->Пользователи).

Печать карточки пользователя

На странице «Пользователь» размещена кнопка «Печатать карточку пользователя», при нажатии на которую будет открыта для предварительного просмотра печатная форма карточки. Поскольку печатная форма содержит так же ряд полей, относящихся к персональной информации пользователя (Паспорт, адрес и др.), то доступ к кнопке ограничен. Кнопка доступна администратору и пользователям имеющим право на создание/изменение карточек пользователей.

Настройка запроса на смену пароля

Если требуется, чтобы пользователь изменил пароль, то в его карточке следует включить опцию «Потребовать смену пароля при следующем входе в систему». При входе в программу пользователю будет отображено диалоговое окно с предложением сменить пароль.

Дублирование системных уведомлений на e-mail пользователя

Чтобы системные уведомления ESCOM.BPM дублировались на e-mail нужно указать на странице «Контактная информация» e-mail пользователя, на который будут дублироваться системные уведомления. На странице «Учётная запись» нужно включить опцию «Дублировать системные сообщения на электронный адрес». Так же нужно чтобы системная задача «Служба репликации T-Mail» была настроена для интеграции с почтовым сервером (Панель управления-> Системные задачи).

Учётная запись заблокирована

Если включить опцию «Учётная запись заблокирована», то пользователь не сможет войти в программу.

Запретить смену пароля пользователем

Если включить опцию «Запретить смену пароля пользователем», то пользователь не сможет изменить пароль.

Получать сообщения используя SMS

Чтобы системные уведомления ESCOM.BPM дублировались в виде SMS на мобильный телефон пользователя нужно указать на странице «Контактная информация» номер мобильного телефона в поле «SMS», на который будут дублироваться системные уведомления. На странице «Учётная запись» нужно включить опцию «Получать сообщения используя SMS». Так же нужно чтобы системная задача «Служба отправки SMS сообщений» была настроена.

Главное меню

Главное меню – это список команд, которые появляются у пользователя при нажатии правой кнопки мыши на значке запущенной программы, в системной области windows (tray). Если пользователь включен в группу «Администраторы», то в главное меню автоматически добавляются команды «Панель управления» и «Бизнес-студия».

Рабочее место

Рабочее место – это форма, которая автоматически загружается при входе пользователя в программу – интерфейс рабочего места. В системе есть готовые интерфейсы:

  • WorkPlaceAdm – интерфейс администратора системы.
  • TaskProjectWorkplace – интерфейс для работы только с заданиями и поручениями.
  • DouWorkplace – интерфейс для работы с процессами делопроизводства и контроля исполнения для делопроизводителя, регистратора, канцелярии, секретарей и т.д.
  • ExecutorDouWorkplace – интерфейс сотрудника для работы с процессами делопроизводства и заданиями. Для исполнителей документов, поручений.
  • ContractWorkplace – интерфейс для работы с договорами и заявками на оплату.
  • ChiefDouWorkplace - интерфейс для руководителя.
  • LawyerWorkplace –интерфейс для юриста для работы с договорами.
  • ArhiveWorkplace – интерфейс для работы с электронным архивом.
  • ShortWorkplace – упрощённый интерфейс для работы с процессами делопроизводства и контроля исполнения. Для рядовых сотрудников.

В «бизнес-студии» эти интерфейсы можно настраивать, а так же создавать новые. В зависимости от приобретённой лицензии некоторые ярлыки, размещённые в интерфейсах, могут не работать.

Сертификаты пользователя

Для входа в программу с использованием ЭЦП нужно чтобы в карточке пользователя был зарегистрирован его сертификат. Добавление сертификата возможно как из файла, так и с носителя, например ключа E-Token. Важно что бы сертификат должен был действующим. После того как сертификат пользователя зарегистрирован можно осуществлять вход в программу с использованием ЭЦП. Для этого в окне авторизации при входе в программу нужно указать «Вход с использованием ЭЦП». После этого нужно указать сертификат. Если сертификат обнаружен и проверка его успешна, то произойдёт вход в программу. Если сертификат защищён ПИН кодом, то потребуется ввести ПИН код.

Группы пользователей

Включать рядового пользователя в какие-либо группы нет необходимости. Если пользователь должен иметь права администратора, то следует его добавить в группу «Администраторы». Рекомендуется иметь несколько учётных записей, входящих в группу «Администраторы». Включение сотрудника в группу имеет смысл только в случаях, когда нужно ему предоставить доступ на редактирование определённых справочников системы. В системе имеются следующие группы с настроенными правами доступа:

  • Редакторы номенклатуры дел и структуры библиотеки. Редактирование справочников номенклатуры дел и библиотеки (папок) документов (не журналов!)
  • Редакторы справочника контрагентов. Полный доступ к справочнику организаций- контрагентов и групп контрагентов
  • Редакторы справочника шаблонов документов. Редактирование справочника "Группы видов документов", "Шаблоны видов документов", Шаблоны резолюций", "Шаблоны согласования"
  • Редакторы справочников договорной деятельности. Редактирование разных справочников, относящихся к договорному блоку (кроме Контрагентов!), например "Валюты", "Ставки НДС", "Коды плательщиков в бюджет" и т.д.
  • Редакторы справочников сотрудников, орг.штатная структура, должности. Редактирование справочников Компании, Подразделения, Пользователи, Шт. единицы
  • Редакторы справочников ЦФО и статьи бюджета, лимитов по статьям ДДС. Редактирование справочников ЦФО, Группы статей ДДС, Статьи ДДС, Группы ЦФО, Лимиты и т.д.

Администратор может создать собственные группы и настроить для них права доступа.

Создание карточки штатной единицы

После того, как карточка пользователя создана и сохранена можно приступать к размещению сотрудника в орг. штатную структуру организации. Работа с карточками штатных единиц осуществляется в разделе Администрирование –>Структура компании. Форма «Структура компании» содержит иерархический список, на верхнем уровне которого отображаются записи «Компаний» - «наших» юридических лиц - организаций (это не контрагенты!). На вложенных уровнях отображается структура Подразделений компании. В подразделениях компании размещаются карточки Штатных единиц. Для создания карточки штатной единицы нужно выбрать подразделение и щелкнуть на нём правой кнопкой мыши. Выбрать из контекстного меню пункт «Добавить->Штатная единица». В созданной карточке штатной единицы нужно указать должность, пользователя и сохранить карточку, нажав на кнопку «Ок». Тем самым будет установлена связь между пользователем, должностью, подразделением и организацией (компанией).

Указание должности

Чтобы в карточке штатной единицы указать должность нужно нажать на кнопку с тремя точками в поле «Должность». Будет открыта форма выбора должностей. Щелкните в ней на ярлыке «Выбор из списка», если он не активен. В правой части списка отобразиться алфавитная панель. Используйте кнопки на панели для выбора существующей должности. Если нужной должности в списке нет, то её нужно создать. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» в области списка и выбрать из контекстного меню «Создать->Должность». Откроется карточка новой должности. Укажите название должности и сохраните карточку, нажав на кнопку «Ок». Найдите созданную должность с помощью кнопок на панели формы выбора. Выделите нужную должность и нажмите кнопку «Ок» для занесения её в карточку штатной единицы.

Занести существующую должность в карточку штатной единицы так же можно, если ввести с клавиатуры в поле «Должность» начальные буквы названия должности и нажать кнопку Enter. Система подберёт должности, названия которых начинаются с введённых символов. Если будет отобрана только одна должность, то она сразу будет занесена в поле «Должность». Если будет отобрано несколько должностей, то будет отображено окно выбора должности.

Указание пользователя

Сотрудник указывается из списка существующих пользователей. Если пользователя нет в списке, то его можно создать прямо из формы выбора. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» в области списка и выбрать из контекстного меню «Создать->Пользователь». Откроется карточка нового пользователя. Заполните и сохраните карточку пользователя. Найдите и выделите в списке пользователей нужную запись и нажмите кнопку «Ок» для занесения её в карточку штатной единицы.

Занести существующего пользователя в карточку штатной единицы так же можно, если ввести с клавиатуры в поле «Пользователь» начальные буквы названия фамилии и нажать кнопку Enter. Система подберёт пользователей, фамилии которых начинаются с введённых символов. Если будет отобран только один пользователь, то он сразу будет занесен в поле «Пользователь» Если будет отобрано несколько пользователей, то будет отображено окно выбора пользователя.

Замена пользователя в карточке штатной единицы

Для замены пользователя нужно открыть карточку штатной единицы, указать другого пользователя и сохранить карточку. После этого новый пользователь получит доступ ко всем существующим документам, которые имел предыдущий пользователь, а также получит все ролевые права, которые были у предыдущего пользователя. Старый же пользователь потеряет все права, пока не будет назначен на какую-нибудь новую должность. Чтобы дать старому пользователю доступ к документам, с которыми он ранее работал нужно сделать его заместителем нового пользователя.

В связи с такими последствиями не рекомендуется изменять пользователей в карточках штатных единиц. Лучше изменить должность, поскольку это не приведёт к изменению прав. Всегда следует помнить, что штатная единица связана с Ролями и её изменение может повлиять на работу пользователей с процессами и документами (но не справочниками).

Замена должности в карточке штатной единицы

Для замены должности нужно открыть карточку штатной единицы, указать другую должность и сохранить карточку. Ни к каким последствиям такая замена не приведёт (никакие права доступа не изменятся).

Удаление штатной единицы

Если в карточке пользователя установить флаг «Уволен», то карточки штатных единиц, связанные с данным пользователем не будут отображаться в формах, при этом ранее созданные карточки документов и процессов останутся не изменёнными. Если удалить запись штатное единицы, то она не будет сразу удалена из базы данных, а будет помещена в Корзину, из которой её можно восстановить. Корзину и список уволенных можно просмотреть из окна специального обозревателя, которое можно открыть, нажав на кнопку «Открыть обозреватель», расположенную в форме «Структура компании» (раздел «Администрирование» интерфейс «Рабочее место администратора»). Если запись штатной единицы удалить, то в связанных с ней карточках процессов и документов исчезнет информация о сотруднике.

Изменение подразделения штатной единицы

Если штатная единица была создана не в том подразделении, то запись можно перетащить «мышью» в нужное подразделение. Так же можно перетаскивать подразделения целиком.

Настройка разрешений на создание экземпляров карточек процессов и документов (страницы «роли» и «группы»)

Дать доступ на создание новых карточек процессов можно двумя способами:

  1. Указать, что данный сотрудник (штатная единица) является ролью Инициатор в конкретном процессе. Это делается на странице «Роли» карточки штатной единицы. Для добавления в Инициаторы нужно нажать на кнопку «Добавить». Будет открыто окно выбора ролей видов процессов, в котором нужно выделить нужную роль (доступен выбор только роли «Инициатор») и нажать на кнопку «Ок». Выбранная роль будет добавлена в список.
  2. Указать, что данный сотрудник (штатная единица) входит в одну или несколько групп сотрудников, которые в свою очередь включены в состав роли Инициатор. Это делается на странице «Группы сотрудников». Для добавления в группу нужно нажать на кнопку «Добавить». Будет открыто окно выбора группы, в котором нужно выделить нужную группу и нажать на кнопку «Ок». Выбранная группа будет добавлена в список.

Второй способ упрощает работу по раздаче прав в том случае, если группа включена в роль Инициатор для нескольких процессов (Панель управления->Настройка системы->Конфигуратор ролей). Так же группы легче администрировать – если нужно отключить сотруднику возможность создавать документы, то его достаточно удалить из группы. В первом-же случае сотрудника нужно будет указывать Инициатором для всех нужных видов документов/процессов, что может потребовать больше времени. Администратор системы может настраивать и создавать новые группы сотрудников (раздел Администрирование->Группы сотрудников) .

Заместители и секретари

На странице «Заместители и секретари» можно указать сотрудников, имеющих отношение к данной штатной единице:

  • Секретарь – сотрудник, который в некоторых карточках процессах используется для автоподстановки в поле «Секретарь», при указании таких ролей как «Утверждающий», «Председатель» и т.п. Функциональность роли «Секретарь» будет зависеть от настроек конкретного процесса.
  • Подчинённый – сотрудник, не выполняющий обязанностей заместителя, но являющийся подчинённым данной штатной единице. Используется при назначении заданий, особенно если в орг.штатной структуре отсутствует прямая связь между объектами.
  • Заместитель – сотрудник выполняющий обязанности заместителя. Так же используется при назначении заданий, но и может обладать некоторыми дополнительными возможностями, которые зависят от настроек, указанных в карточке заместителя.

Настройка заместителей

Чтобы у штатной единицы появился заместитель, его нужно добавить в раздел «Заместители и секретари». В карточке заместителя нужно с помощью переключателя режимов, указать, что сотрудник является заместителем, иначе это т сотрудник будет только подчинённым.

Чтобы права замещения действовали ограниченный период времени нужно задать даты периода замещения.

Чтобы дублировать заместителю системные уведомления, адресованные руководителю нужно в карточке заместителя включить флаг «Дублировать уведомления …».

Замечание для программистов: Не все уведомления могут быть продублированы. Дело в том, что большинство уведомлений отправляются в момент, когда выполняется действие маршрута. Если процесс в результате действия меняет своё состояние, то в этот момент времени права замещения ещё не применились (действуют права состояния, из которого процесс выходит). Когда процесс перейдёт в новое состояние, тогда применятся права замещения, но уведомления уже были отправлены и поэтому заместитель не получит уведомлений. Чтобы дублирование уведомлений работало корректно, нужно в маршруте процесса изменить момент отправки уведомлений и перенести их из действий маршрута в событие входа состояния. Это можно сделать в среде разработки бизнес-студии.

 Для предоставления заместителю возможности выполнять действия за руководителя, нужно проставить галочки в чекбоксах действий (согласование, утверждение, исполнение и т.д.). Отмеченные действия будут доступны заместителю только для тех видов процессов, которые будут перечислены на странице «Доступные виды процессов/документов». Функциональность доступных действий заместителя определяется возможностями руководителя в тех состояниях маршрута (по замещаемым процессам), у которых в свойстве «Тип состояния» (см. в конструкторе процессов в бизнес-студии) указано такое значение, по которому разрешено замещение (согласование, утверждение, исполнение и т.д.).

Например, в процессе «Входящий документ» есть состояние «На рассмотрении». Данное состояние определено как «Утверждение» (тип состояние = утверждение – см. маршрут). Если у заместителя разрешено действие «Утверждение» для процесса «Входящий документ», то ему будут доступны все возможности роли Утверждающий, определённые в маршруте процесса, например, выполнение действия «Направить в работу (публикация резолюций)» и «Документ поступил не по адресу», а так же ввод резолюций в карточку входящего документа.

Другими словами, заместитель будет иметь возможность делать то же самое, что и руководитель, но только на определённых этапах маршрута процесса.

Что дальше

После того как для пользователя создана штатная единица, он может приступать к работе с программой документооборота.

Возврат к списку

X

Задать вопрос