Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Учёт договоров и регистрация договоров в системе документооборота

 

Автоматизация учёта и регистрации договоров. Возможности ESCOM.BPM

В данной статье пойдёт речь о возможностях системы документооборота ESCOM.BPM для автоматизации учёта и регистрации договоров. Статья довольно объёмная и читать её всю нужно только в том случае, если Вы хотите получить глубокое представление о возможностях данного решения. Есть так же презентация данного решения. В начале статьи я кратко расскажу об основных выгодах от его внедрения. Затем идёт подробное описание функции, и в конце статьи я расскажу как купить и внедрить данное решение. Но сначала несколько строк об истории создания этого модуля. 

Согласование договора в электронном виде

Узнать стоимость программы для учёта и регистрации договоров Вы можете перейдя по ссылке.

История создания модуля учёта договоров

Сначала был разработан модуль "Согласования договоров". Этот модуль был написан по заказу одной крупной энергетической компании в период реформы энергетики. Задача была в том чтобы существенно сократить сроки согласования договоров на технологическое присоединение к электрическим сетям. Проблем у них было очень много. Сроки согласования договоров зашкаливали и доходили до полугода! Сами договора с приложениями огромные по объёму: 500 листов и даже больше. Приходилось их копировать в несколько экземпляров. Огромные затраты на бумагу и расходники к оргтехнике. Внесение правок в документы создавало огромную проблему. Крайне сложно было отследить у какого сотрудника находится договор на согласовании. Документы часто терялись или согласовывались устаревшие версии. Зачастую приходилось делать одну и ту же работу по нескольку раз. Например, принесут специалисту договор, а он говорит, что он этот договор уже рассматривал и написал замечания. Но найти версию с его замечаниями не всегда удавалось. Из-за всего этого возникали конфликты в коллективе. Из-за срыва сроков компания несла убытки финансовые, страдала репутация. Возможно, что Вам знакомая такая ситуация? Может быть не в таких масштабах, но проблемы-то типичные. От нас требовалось простое решение, способное обеспечить доступ к согласуемому договору сразу нескольким подразделениям. Модуль написан и внедрен. За счёт применения в нём системы управления версиями документов и параллельного согласования сократились сроки согласования договора. После того как модуль стал эксплуатироваться было принято решение о его расширении, так чтобы обеспечить совместную работу с договором на всех этапах его жизненного цикла. Был обеспечен контроль за движением договора. Модуль многократно внедрялся в других компаниях, что приводило к его постоянному развитию. Сейчас это готовое комплексное решение для автоматизации работы с договорами.

Выгоды от внедрения системы автоматизации работы с договорами 

Приобретая наше решение для автоматизации работы с договорами Вы получаете:

  • Сокращение сроков подготовки и стандартизация. Использование шаблонов для формирования текстов договоров. Хранение реквизитов в базе данных. Автоматическая подстановка реквизитов в текст договора. Ограничение возможности на изменение шаблонов. Штрихкодирование сформированных в системе договоров
  • Сокращение сроков согласования договоров. Можно применять любые схемы согласования, сохранять их в виде шаблонов и использовать повторно. Система автоматически контролирует сроки согласования и рассылает уведомления и напоминания. Автоматически ведётся журнал контроля согласования документов.
  • Надёжность хранения документов. Документы не теряются. Карточка договора объединяет все связанные с договором документы: приложения, дополнительные соглашения, первичные документы и т.д. Ведётся учёт мест хранения документов и их движения. Имеется быстрый поиск документов в базе данных. Хранятся как итоговые сканы подписанных документов, так и рабочие версии. По каждому договору можно проконтролировать наличие первичных документов (акты, накладные) и наличие их оригиналов.
  • Снижение затрат на бумагу и расходные материалы. Не нужно создавать многочисленные бумажные копии. Обеспечивается одновременный доступ к договору, ведётся учёт версий.
  • Важные замечания не будут забыты. Ведётся контроль выданных замечаний. На листе согласования автоматически распечатываются не снятые замечания. Так же можно посмотреть все замечания и все версии договора.
  • Будет обеспечена конфиденциальность. Договор не попадёт "случайно" тому, кто не должен его видеть. Доступ к просмотру договора ограничен. Разграничиваются права на редактирование вплоть до каждого поля карточки.
  • Важные даты не будут забыты. Договор вовремя будет пролонгирован. Оплаты вовремя будут сделаны. Ведётся автоматизированный контроль сроков действия договора, как в целом, так и по этапам. Ведётся автоматический контроль платежей.
  • Изменение в порядке работы с договором не приведёт к необходимости замены программы. Программа поставляется с открытым кодом. Можно изменять маршрут процесса, настраивать роли, прав доступа, экранные формы и отчёты

Вот далеко не полный перечень выгод, которые Вы получите, внедрив у себя нашу программу.


Назначение и состав системы учёта договоров

Для начала немного терминов, используемых в данной статье.

  • Договор – соглашение организации и иного лица (нескольких лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
  • Контрагент - сторона(ы) по договору.
  • Подразделение-инициатор – филиалы организации, департаменты, службы и отделы Исполнительного аппарата организации, по чьей инициативе готовятся и заключаются договоры с Контрагентом.
  • Расходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет организации, в соответствии со статьями расходов организации, являющейся заказчиком в договорных отношениях.
  • Доходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет Контрагента. Организация является исполнителем в договорных отношениях.
  • Действующий договор – это договор, подписанный всеми сторонами, скрепленный печатями сторон, срок действия, которого не истек по условиям договора.

Управление договорами. ПрезентацияВы можете скачать презентацию по регистрации, учёту и управлению договорами в системе документооборота ESCOM.BPM 

Система документооборота ESCOM.BPM содержит специализированный процесс, предназначенный для комплексной автоматизации работы с договорами. Это процесс электронного документооборота включает в себя следующие автоматизированные процедуры:

Говоря об учёте договоров, следует отметить, что система ESCOM.BPM позволяет вести учёт как расходных, так и доходных договоров. Но, как правило, выписка и учёт договоров с клиентами ведётся в системах типа «1С: Предприятие», а на систему документооборота возлагаются задачи проведения электронного согласования договоров. Например, расходные договора вводятся бухгалтерами в систему «1С: Предприятие» перед тем как необходимо произвести оплату. До этого договор в информационной системе не существует. И только после того как менеджер придёт к бухгалтеру с договором, счётом на оплату и возможно, что ещё и с подписанной заявкой на оплату, то только тогда информация будет внесена в систему. Хорошим же подходом является ввод информации в местах её возникновения. Но об этом чуть позже.

Учёт договоров в системе документооборота

Вернёмся к автоматизированному процессу работу с договорами. Электронный процесс регламентирует работу сотрудников, определяет, в какой последовательности выполняются операции обработки документа, кто с ним работает, какие действия сотрудник может выполнить. Для этого в процессе имеется ролевая модель, которая содержит следующие роли:

  • Инициатор
  • Регистратор
  • Руководитель юр. службы
  • Юрист
  • Бухгалтер
  • Исполнительный директор
  • Финансовый директор
  • Менеджер
  • Согласующие лица
  • Утверждающий (подписант)

Ролевую модель можно изменять, настраивать. Каждая роль выполняет свою задачу. Некоторые роли общие для всех документов, а некоторые задаются в каждом экземпляре. Например, роль Инициатор договора индивидуальна для каждого экземпляра, а роль Руководитель юридической службы – единая для всех договоров.

Процесс работы с договором содержит автоматизированный контроль сроков нахождения документа на каждом из этапов маршрута. При переходе на новый этап автоматически отправляются уведомления, и меняется статус документа. Информация о статусе договора отображается в его карточке и в журналах договоров. Все события, связанные с перемещением договора по маршруту автоматически записываются в специальный журнал истории работы.


Электронное согласование договоров

Использование электронного согласования договоров позволяет сократить сроки согласования и объём бумажных документов. Универсальные возможности электронного согласования, предоставляемые системой ESCOM.BPM, позволяют провести согласование любого вида договора по типовой схеме или по любой другой, которая используется в организации. В ходе согласования участникам направляются электронные уведомления и формируются напоминания. Согласующие могут создавать версии. Ведётся учёт замечаний. При согласовании договоров рекомендуется использовать электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Система позволяет сформировать итоговый лист согласования договора в формате PDF и прикрепить его к карточке процесса. Читать далее про согласование договоров.

Как, правило, после того как в СЭД проведено согласование договора, и была внесена отметка о подписании и регистрации договор, то его карточка автоматически перегружается в систему учёта, например в «1С: Предприятие». Где и продолжается работа с договором.

Регистрация договоров

Регистрация расходных договоров

Принято, что номер расходному договору присваивает контрагент. В большинстве случаев договор поступает как проект, для согласования с клиентом. А присваивает контрагент номер договору после того, как договор согласован и подписан клиентом. Однако бывают и исключения, когда договор поступает от контрагента клиенту уже с номером. Рассмотрим оба варианта регистрации договора в автоматизированной системе учёта договоров на базе ESCOM.BPM.

Если договор поступил в организацию от контрагента (например, поставщика) уже в зарегистрированном виде, то при вводе его в систему учёта в его карточке сразу указывается номер, присвоенный контрагентом. Кроме этого, система документооборота позволяет вести внутреннюю регистрацию поступивших договоров. В таком случае, в карточку договора вносится внутренний регистрационный номер. Причём этот номер формируется системой автоматически, по порядку. В итоге, карточка договора содержит два номера. Это может быть составной номер, в таком случае номера разделяются специальным символом. Или это два независимых номера. Оба варианта возможны.

Если документ поступил без номера, как проект, то регистрация договора будет выполнена после того, как он будет подписан сторонами. Регистрационный номер будет внесён в электронную карточку договора Регистратором после того, как он получит на руки подписанный с двух сторон оригинал договора. Причём возможности регистрации такие же, как и указано в предыдущем абзаце – то есть, можно, не только указать номер, присвоенный контрагентом, но и ещё сформировать внутренний регистрационный номер. Напомню, что речь шла о расходных договорах.

Регистрация доходных договоров

Поскольку работа с доходными договорами для многих организаций, является крайне важной, то учёт и регистрация, как правило, уже автоматизирована. Как я уже упомянул выше, для регистрации и учёта договоров используются разные учётные системы, например, такие как «1С: Предприятие». Но как и в случае с расходными договорами в некоторых организациях, жизненный цикл договора начинается намного раньше. От момента запроса от клиента на заключение договора до момента его регистрации в системе учёта проходит иногда много времени и кроме того, выполняются разные процедуры, например, согласование параметров договора как внутри организации, так и с клиентом. Хочу сказать, что я не стремлюсь углубиться в аспекты применения CRM системы, а постараюсь остаться на уровне задач регистрации и учёта договоров. Зачастую CRM система либо отсутствует, либо не выполняет функции электронного согласования. Система документооборота же может существенно помочь нам в этом. И не только в проведении электронного согласования. Например, в карточке договора можно указать дату отправки документа клиенту и дату контроля получения ответа. СЭД позволит проконтролировать получение ответа, и если его нет, то напомнит об этом. Ну а если мы создали в СЭД карточку договора, провели его согласование, то почему бы нам его тут и не зарегистрировать? Зачем нагружать бухгалтеров повторно создавать у себя в системе карточку договора, вносить реквизиты контрагента, когда это уже всё сделано в СЭД? Логичнее сделать интеграцию между системами и как только договор будет зарегистрирован в системе, то перегружать его в учётную систему, например, в ту же «1С».

Есть ещё одно существенное преимущество регистрации договора в СЭД. Дело в том, что нам, менеджерам – исполнителям работ по договору, для работы с клиентом одной карточки договора недостаточно. Кроме самого договора с ним зачастую идёт множество других документов, и всё это где-то должно храниться. Лучшее место для хранения всех связанных с договором файлов является карточка договора в системе документооборота. Где же ещё хранить файлы, как не в СЭД?

Формирование регистрационных номеров договоров

Несколько слов о порядке формирования регистрационных номеров договоров. Это, конечно, относиться к процедуре автоматического формирования, которая может использоваться при регистрации доходных договоров или в качестве внутренней регистрации расходных договоров. При автоматической генерации номера возможны любые форматы. Номер может добавляться незначащими нулями. В номер могут вставляться различные разделители и префиксы. Следует отметить, что если в системе документооборота ведётся учёт документов по нескольким компаниям, то при регистрации будет вестись раздельная нумерация документов. Так же возможна раздельная нумерация в разрезе видов договоров. По умолчанию, все используемые в системе ESCOM.BPM готовые нумераторы формируют номера в рамках одного года и автоматически начинают нумерацию с единицы с нового года.

В начале этой статьи я указал, что зарегистрировать договор может специальная роль Регистратор. Однако в некоторых случаях требуется автоматическая регистрация документа, без участия человека. Это возможно. Для этого в маршрут процесса нужно включить автоматизированную процедуру, которая и будет присваивать договору регистрационный номер.

Все эти правила и настройки могут быть изменены. Делается это, как правило, при внедрении системы, специалистами поставщика программного продукта, но может также выполняться и Администратором системы. А помочь ему в этом всегда готова служба технической поддержки.

Учёт договоров

Минимум для чего нужно автоматизировать учёт договоров, так это для того чтобы договора не терялись и их можно было бы быстро найти. Однако этого ещё не всё. Для управленческого учёта требуется ведение учёта договоров в различных разрезах. При большом количестве экземпляров договоров без автоматизированной системы учёта сделать это практически не возможно.

Учёт договоров заключается в формировании в системе документооборота структурированной базы данных, состоящей из регистрационных карточек договоров. К карточкам прикрепляются файлы, относящиеся к договору. Это могут быть предварительные версии и итоговые версии договора, сканы подписанных документов, приложения, доверенности и другие сопутствующие документы. Сами карточки содержат различные атрибуты (поля). Например, «сумма», «заголовок», «Инициатор» и т.д. А так же атрибуты, позволяющие вести учёт договоров в различных разрезах, например, «Контрагент», «Вид договора». В системе учёта договоров ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения учёта договоров в следующих разрезах:

Автоматизированный учёт договоров по организациям

В системе документооборота ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения раздельного учёта документов по нескольким организациям. Все организации, по которым нужно вести учёт вносятся в специальный справочник «Компании». В карточке договора имеется поле «Организация», которое заполняется из этого справочника. Наличие такой связи позволяет отбирать договора по каждой из организаций, а при регистрации договора, формировать регистрационный номер по порядку номеров для данной организации.

Это справочник может быть синхронизирован с системой «1С: Предприятие».

Автоматизированный учёт договоров по видам

В карточке договора имеется специальное поле «Вид договора», которое заполняется из классификатора видов договоров. Справочник содержит группы договоров, каждая из которых содержит одну или несколько записей видов договоров. Например: группа «Договора аренды» может содержать такие виды, как «Аренда офиса», «Аренда склада» и т.д.

Данный справочник может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие 8.хх».

Учёт договоров по подразделениям

Для учёта договоров в разрезе подразделений инициаторов необходимо в карточке договора заполнить поле «Подразделение». Поле заполняется из справочника орг.штатной структуры организации. Следует сказать, что данное поле заполняется автоматически при создании Инициатором карточки договора. В поле подставляется подразделение, в котором числиться Инициатор. Однако, после создания карточки, это поле можно изменить, указав в нём другое подразделение. Наличие в базе данных ссылочной связи между карточками договоров и подразделениями позволяет отобрать договора, связанные с конкретным подразделением.

Автоматизированный учёт договоров по контрагентам

В системе ESCOM.BPM имеется справочник «Контрагенты», который содержит карточки всех организаций, с которыми ведётся какое-либо взаимодействие: например, переписка, или заключение договоров. Карточка контрагента содержит подробную информацию о реквизитах и контактах данного контрагента.

В карточке договора имеется поле «Контрагент», которое заполняется из этого справочника. При этом в базе данных автоматически создаётся ссылочная связь между контрагентом и договором. Наличие такой связи позволяет отобразить в карточке контрагента все связанные с ним договора.

Справочник «Контрагенты» может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие» или другой учётной системы (Парус, Галактика, Axapta и т.д.).

Однако, в СЭД, в карточке контрагента может быть намного больше информационных полей, необходимых менеджерам для учёта различной информации о контрагенте. При синхронизации справочников эти поля не будут затронуты, в отличии от синхронизируемых полей, таких как «Наименование», «Группа», «ИНН», «КПП», «ОГРН» , «Адрес» и др.

Учёт договоров в разрезе статей бюджета движения денежных средств

Поскольку статьи движения денежных средств бывают доходные и расходные, то для возможности такого разделения в системе ESCOM.BPM справочник «Статьи БДДС» содержит два раздела: «Доходные статьи» и «Расходные статьи». Каждый из разделов содержит группы статей.

В карточке договора можно указать статью БДДС: доходную или расходную, в зависимости от типа договора. Это позволяет отнести договор к одной из статей БДДС.

Учёт договоров в разрезе центров финансовой ответственности

Для учёта договоров в разрезе центров финансовой ответственности в системе документооборота ESCOM.BPM имеется специальный справочник «ЦФУ». Справочник имеет иерархическую структуру. ЦФУ объединяются в группы. Данные справочника, как правило, синхронизируются с системой «1С:Предприятие», но также имеется возможность его независимого ведения.

В карточке договора можно указать несколько ЦФУ, что позволяет отнести договор сразу к нескольким центрам финансовой ответственности. Наличие в базе данных такой связи позволят отобразить в карточке ЦФУ все связанные с ним договора.

ЦФУ можно использовать как объекты учёта. В справочнике можно создать группу, например, "Объекты учёта" и указать в ней элементы, которые будут характеризовать некоторые объекты, по которым требуется ведение учёта. В карточке договора можно указать несколько таких объектов, что позволяет вести учёт договоров по объектам учёта.

Журналы регистрации договоров и динамические отчёты

Для работы с договорами в системе ESCOM.BPM предусмотрены универсальные настраиваемые журналы. Особенностью журналов является возможность их предварительной настройки на отбор карточек договоров по различным критериям. Критерии отбора могут быть самые различные (даты, статусы, роли, любые поля карточки и так далее). Другими словами сформированный журнал будет представлять собой отчёт, позволяющий просматривать договора в различных срезах. Например, отобрать договора за текущий квартал (период дат), все агентские (вид договора) и действующие (статус) и т.п.

Журналы договоров можно объединять в группы. В журналах есть возможность настройки внешнего вида: сортировка записей, группировка, настройка ширины колонок, настройка состава колонок журнала, настройка порядка следования колонок, фильтрация записей (как фильтр в excel), поиск, подсветка записей, имеющих определённые значения (например, сумма договора больше миллиона и т.п.). Если в журнале применяется группировка, то можно вычислить и вывести различные групповые показатели, такие как сумма, количество, среднее значение, максимум и минимум значения. Итоговые значения выводятся в подвале отчёта и подвалах групп. Настроенный таким образом отчёт (журнал) можно вывести на печать или сохранить в виде файла, например в формате PDF.

Помимо использования журналов система ESCOM.BPM предоставляет пользователям универсальные средства поиска договоров, которые при большом количестве документов, зачастую становятся более удобными, чем журналы. Атрибутный (поиск по карточке) и полнотекстовый поиск (поиск внутри файлов вложений) договоров позволяет пользователям быстро находить в базе данных нужную информацию.

Учёт мест хранения договоров

Подписанные и зарегистрированные договора в бумажном виде передаются на хранение в подразделения. Для того чтобы вести автоматизированный учёт мест хранения договоров в системе документооборота в электронных карточках договоров на странице «Регистрация» имеется специальный раздел «Учёт мест хранения». В этот раздел можно вносить отметки о приёме и передачи бумажных документов. Делать это можно вручную. Если использовать технологию штрих кодирования, то отметки о перемещении документа будут вноситься в карточку договора автоматически при сканировании штрих кода сканером. Запись в разделе «Учёт мест хранения» содержит следующую информацию: от кого и кому поступил документ, дату приёма-передачи, дату записи, автора записи, а так же место хранения и примечание.

Контроль исполнения договоров

После того, как договор подписан обеими сторонами, то в системе документооборота Регистратором делается отметка о присвоении договору статуса «Действующий». Договора с такими статусами могут использоваться в качестве основания в процессах «Заявка на оплату».

Если имеется интеграция с учётной системой, то в этот момент происходит перегрузка информации из СЭД в базу данных учётной системы. Кроме данных самого договора могут быть перегружены реквизиты контрагента и его карточка.

Для контроля наступления срока окончания договора в его карточке указывается срок действия договора. При приближении этого срока система автоматически напомнит закреплённому за договором Менеджеру.

В ходе исполнения договора к его карточке Менеджер может прикреплять различные документы, например, сканы актов, накладных, счетов – фактур и т.д.

Менеджер может создавать для себя напоминания о важных событиях, относящихся к данному договору. Все события отображаются в СЭД в персональном органайзере менеджера. В карточке события присутствует гиперссылка, связывающая событие и договор. Для вывода напоминания можно указать срок, когда напоминание должно отобразиться.

Если необходимо проинформировать других сотрудников, то Менеджер может непосредственно из карточки договора можно отправить сообщение одному или нескольким пользователям системы ESCOM.BPM. Такое сообщение будет содержать текст, введённый Менеджером и гиперссылку, нажав на которую получатели сообщения, смогут открыть карточку договора.

Несомненно, важной функцией контроля исполнения договоров является отслеживание платежей. Это касается как расходных, так и доходных договоров. Для отслеживания платежей по расходным договорам в системе документооборота ESCOM.BPM имеется процесс «Заявка на оплату». Как правило, данный процесс используется для согласования оплаты счетов. Все заявки, относящиеся к договору, отображаются в его карточке в специальном разделе. По каждой заявке отображается её сумма и статус.

В случае применения интеграции с системой «1С: Предприятие» возможна автоматическая загрузка в карточку договора из базы данных «1С» информации о платежах.

Формирование цепочек сопроводительных документов к договору

В системе учёта и регистрации с договором может быть связано значительное количество документов:

  • приложения
  • доп. соглашения
  • протоколы переговоров
  • протоколы разногласий
  • подрядные договоры
  • акты
  • накладные
  • переписка по договору
  • и т.п.

Формирование цепочек связанных документов

ESCOM.BPM позволяет отобразить в карточке договора всю структуру связей. Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору. Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Архивное хранение договоров

Как и любой другой документ в системе ESCOM.BPM договор после присвоения ему статуса «Завершён» или «Исполнен», автоматически помещается в электронный архив. В карточке договора может быть указано дело из номенклатуры дел организации. Тогда срок хранения документа в электронном архиве будет равен сроку, указанному в карточке дела.

Доступ к карточкам договоров в архиве ограничен. Роль Архивариус имеет возможность добавить сотрудника в роль Читатели документа для предоставления ему возможности просмотра карточки договора. Изменение карточек в архиве запрещено.

Удаление из архива происходит с помощью регламентной автоматизированной процедуры. При удалении карточки автоматически удаляются все прикреплённые к ней файлы документов.

Как купить модуль регистрации и учёта договоров

Как уже было сказано в начале статьи данный модуль являются частью автоматизированного процесса работы с договорами, реализованного на платформе ESCOM.BPM. Приобрести лицензии на его использование можно в составе редакций "Стандартная-ДОГОВОРЫ", «Стандартная-ПРОФ», «Большой бизнес» и «Корпоративная».

Для того чтобы приобрести данное решение Вам необходимо отправить письмо на e-mail sales@escom-bpm.com или позвонить по телефону 8-495-255-0099

Информацию о ценах на лицензии системы документооборота ESCOM.BPM Вы можете узнать на странице «Стоимость лицензий».

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт в интернет-магазине ESCOM.BPM. 

Внедрение системы регистрации и учёта договоров

Внедрение системы автоматизированного учёта договоров требует организации комплексного проекта, поскольку данная задача затрагивает интересы практически всех подразделений организации. Это и отдел продаж и бухгалтерия и финансово-экономический департамент и юридическая служба, и исполнители (менеджеры), руководители подразделений (подробнее о том как избежать ошибок при внедрении я написал в статье "внедрение системы документооборота").  Потребуется достаточно усилий, чтобы выработать общую концепцию учёта и регистрации договоров, разработать и согласовать со всеми участниками техническое задание на настройку системы. Реализация проекта должна осуществляться в соответствии с утверждённым планом-графиком работ, в котором как за исполнителем, так и за заказчиком закреплены конкретные работы и сроки.

Кроме этого требуется провести работы по интеграции имеющихся в организации программ с системой электронного документооборота, а так же выполнить начальную перегрузку информации в справочники НСИ. Немаловажной и объёмной является задача по обучению персонала работе с программой.

Итогом внедрения системы регистрации и учёта договоров является упорядочение работы с документами, повышает ответственность руководителей и сотрудников, участвующих в договорной работе. Кроме этого достигается сокращение сроков поиска, сокращаются факты утери документов.

Возврат к списку

X

Задать вопрос