ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ESCOM.BPM
 Внедрение системы документооборота ESCOM.BPM приводит к созданию эффективных средств контроля и рычагов управления компанией.
Успешность внедрения системы электронного документооборота во многом зависит от возможности её быстрой адаптации к бизнес-процессам организации и возможности полноценной самостоятельной поддержки IT-подразделением организации.
Мы исходим из того, что бизнес-процессы в каждой компании имеют свою специфику и свои отличия. Поэтому мы предлагаем нашим клиентам возможность выбора подхода к внедрению системы документооборота :
Обеспечение комплексного решения задач внедрения СЭД достигается за счёт сочетания в проекте эффективных методик и регламентации документационных процессов от консалтинговой компании ЗАО "Евроменеджмент" с современными техническими решениями для автоматизации бизнес-процессов от компании ООО "Максфилл".
Типовое внедрение системы документооборота
В короткие сроки специалисты нашей компании установят и подготовят программу к эксплуатации. Будет выполнена типовая настройка справочников системы, ролей и прав доступа, а так же процессов, например, для процесса "Регистрация входящих документов" будут настроены нужные шаблоны регистрационных номеров и журналы регистрации. Перед началом эксплуатации пользователи и администраторы прослушают подготовительный курс по работе с СЭД. Данный вариант внедрения оптимален, если требуется внедрить готовое решение без существенных изменений в конфигурациях.
Совместный проект по внедрению системы документооборота
 Это позволит комплексно подойти ко всем аспектам автоматизации бизнес-процессов, учесть тонкости и специфику электронного документооборота Заказчика. Наши консультанты обследуют существующие бизнес-процессы на предприятии, предложат варианты их оптимизации, разработают регламенты, проведут комплексную подготовку и обучение персонала, осуществят настройку системы в соответствии с разработанными регламентами и Техническим заданием. Реализация комплексного проекта по внедрению СЭД осуществляется поэтапно, совместно с персоналом Заказчика. Внедрение системы документооборота вместе с консультантами снижает риски проекта и сокращает сроки внедрения. Мы снижаем стоимость консалтинговых услуг за счет выполнения многих работ дистанционно. В рамках этого проекта на платформе ESCOM.BPM может быть разработано специализированное решение по управлению бизнес-процессами для Вашей организации. Объем работ, сроки исполнения и стоимость в этом случае определяются после проведения экспертизы нашими специалистами.
Самостоятельное внедрение системы документооборота
Многие наши клиенты выбрали этот вариант, потому что у ESCOM.BPM простая процедура установки, а сама СЭД проста и удобна в использовании. Поскольку ESCOM.BPM имеет трёхзвенную архитектуру, то развёртывание начинается с инсталляции сервера СУБД. Затем устанавливается серверное окружение (Apache, PHP). Следующим шагом инсталлируется сервер и база данных. При установке нужно ввести регистрационный номер, выданный при покупке. Для инсталляции программного обеспечения используются специальные дистрибутивы. Имеется подробная инструкция по установке. Установленное программное обеспечение должно быть активировано. Процедура активации заключается в отправке автоматически сгенерённого кода продукта в службу технической поддержки по электронной почте. В ответ Вам будет выслан файл активации. После активации необходимо подключиться к СЭД с учётной записью администратора и заполнить справочники:
-
"Сотрудники" - вводятся ФИО сотрудников, логин, пароль
-
"Орг. штатная структура" - вводятся филиалы, подразделения, штатные единицы (должножность + сотрудник).
-
"Иерархия подчинённости" - указывается, кто кому может выдавать задания. Данный справочник используется при работе с системой контроля исполнения и при формировании резолюций по исполнению документов
Следующие справочники можно заполнять уже в ходе работы с программой:
ESCOM.BPM содержит весь необходимый инструментарий разработчика для настройки и адаптации бизнес-процессов и других объектов СЭД. Кроме того, мы включили в поставку набор типовых процессов с открытым кодом, которые можно использовать непосредственно в работе, так и при обучении, как примеры по настройке системы. Клиентам, которые хотят самостоятельно настраивать процессы, необходимо пройти учебный курс по использованию средств настройки.
задачи проекта внедрения системы документооборота:
 Проект внедрения системы документооборота как правило охватывает наиболее важные и ключевые процессы организации. Поэтому при внедрении программы документооборота особое внимание нужно обратить на задачи, которые необходимо решить в ходе данного проекта.
К таким задачам проекта внедрения СЭД относятся:
Методологические задачи внедрения системы документооборота
Внедрение СЭД требует решения методологических задач, таких как:
-
Создание единого информационного пространства, связывающего всех работников организации, объединенных общими деловыми процессами
-
Единое методологическое управление документами на уровне компании с применением унифицированных средств и технологий
-
Повышение эффективности управления с помощью комплексной автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений, совершенствования организации делопроизводства на основе современных информационных технологий, создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами
-
Регламентация документационных процессов
Технологические задачи внедрения системы документооборота
Входе проекта приходится так же решать ряд технологических задач, таких как:
ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ задачи внедрения системы документооборота:
В рамках подготовки к проекту внедрению системы документооборота потребуется:
-
Проведение анализа документационных процессов в Компании и их усовершенствование в части более четкого распределения функций и обязанностей;
-
Формализация документационных процедур с передачей управляющих и контрольных функций ответственному лицу (в части документов корпоративного уровня);
-
Формализация прохождения основных типов документов с описанием их жизненного цикла, определением точек входа, выхода и промежуточных состояний;
-
Принятие комплекса организационных мер по упорядочиванию движения документов в пределах Компании;
-
Разработка или доработка положений и инструкций по документообороту в Компании.
-
Состав работ типового внедрения системы документооборота
Типовое внедрение системы документооборота включает в себя следующие виды работ:
-
Установку серверной части системы ESCOM.BPM на сервер Заказчика под управлением OC MS Windows 2008 Server.
-
Создание базы данных ESCOM на сервере Заказчика под управлением MS SQL 2008 Server .
-
Установка рабочего места администратора. Установка клиентского приложения на рабочие станции пользователей Заказчик осуществляет самостоятельно.
-
Ввод учётных записей пользователей, создание карточек сотрудников, штатных единиц, подразделений на основании представленной Заказчиком орг.штатной структуры организации, настройка ролевой модели.
-
Тестирование работоспособности всего комплекса
-
Подготовка проекта Приказа о проведении опытной эксплуатации и утверждении программы опытной эксплуатации.
-
Обучение пользователей работе
-
Обучение администраторов
-
Сопровождение опытной эксплуатации (длительность зависит от выбранной редакции ESCOM.BPM):
-
консультации пользователей и администраторов на рабочих местах до 2-х часов в день по рабочим дням
-
консультации по e-mail, ICQ, телефону в течение рабочего дня
СРОКИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Объём типового внедрения СЭД учитывает только варианты стандартной поставки для каждой из редакций ESCOM.BPM. Если клиентом приобретаются дополнительные опции к редакции, то стоимость и длительность работ по типовому внедрению может быть изменена.
На практике сроки внедрения системы документооборота зависят от:
-
Количества автоматизируемых документационных процессов
-
Количества автоматизируемых участков
-
Количества обучаемых сотрудников
-
Одним из ключевых факторов влияющих на сроки внедрения является, к сожалению, человеческий фактор. Поэтому прямая заинтересованность администрации компании в быстром внедрении системы документооборота и как следствие этого, обеспечение непосредственного контроля над проектом внедрения и участие в нём в несколько раз сокращает сроки внедрения.
Сроки типового внедрения системы документооборота находятся в промежутке от 2х-3х недель до 3х-4х месяцев.
Гарантированное внедрение системы документооборота
Гарантированное внедрение системы документооборота заключается в реализации в ходе проекта ожиданий Заказчика и предъявляемых к системе требований. Для того, что бы это произошло необходимо их зафиксировать (формализовать) и согласовать в форме базового документа проекта – Технического задания (ТЗ). Это позволит максимально сконцентрировать усилия участников проекта (Заказчика и Исполнителя) на достижение поставленных в документе целей. Иногда, из-за несогласованных действий Заказчика и Исполнителя, и в том числе несогласованных действий между сотрудниками Заказчика сроки реализации проекта внедрения затягиваются. Для того чтобы этого избежать нужно согласовать и учесть интересы всех участников проекта. Важным моментом является согласование календарного плана-графика работ, который включается в ТЗ в виде приложения.
Техническое здание, как правило, содержит:
-
требования к автоматизированным функциям и процедурам системы
-
требования к режимам эксплуатации
-
требования к подготовке пользователей
-
требования к документированию
-
требования к проведению организационных мероприятий, в рамках внедрения системы
-
календарный план график выполнения работ
Закрепление в документе зон ответственности, как за Исполнителем, так и за Заказчиком позволяет избежать спорных ситуаций. Наличие требований к проведению организационных мероприятий проекта внедрения, а также требований к обучению и подготовке персонала позволяет снизить человеческий фактор. Наличие календарного плана-графика позволяет чётко видеть и контролировать все стадии проекта, определять зоны риска и своевременно принимать меры к их локализации. Всё это в целом обеспечивает гарантированное внедрение системы документооборота в заданные сроки и с заданным бюджетом
Возможно, Вам будут интересны следующие ссылки:
Мы всегда рады ответить на Ваши вопросы. Вы можете отправить их нам на e-mail sales@escom-bpm.com или позвонить нам по телефону +7-915-2288885
На главную
|
