Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Внедрение системы документооборота

"Предоставленные сами себе, события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему."
закон Мэрфи

Внедрение электронного документооборота - как избежать ошибок

Вы, конечно, уже поняли, что речь пойдёт о проблемах внедрения СЭД и "волшебной таблетке", которая позволит обойти все подводные камни и не сесть на мель.  Если Вы уже сталкивались с внедрением какой-нибудь программы, то мои слова не должны Вам показаться бесполезными. Я не буду слишком тратить Ваше время описывая все те многочисленные "грабли" на которые наступают при внедрении документооборота, а приведу лишь некоторые наблюдения из моей многолетней практики, а затем расскажу, что нужно предпринять для того чтобы внедрение СЭД было успешным. Но прежде, я должен сказать, что же такое внедрение и зачем оно нужно (можете пропустить следующие два абзаца) :

Что такое внедрение системы документооборота

Внедрение системы документооборота - это процесс, направленный на использование участниками документооборота в повседневной практике функций СЭД для работы с электронными документами. 

В ходе внедрения СЭД происходит перенос акцента на работу с электронными документами в единой информационной среде. Пользователи изучают программу и привыкают в ней работать.

Что даёт внедрение системы документооборота

Внедрение системы документооборота приводит к созданию эффективных средств контроля и управления процессами компании. В результате внедрения СЭД создаётся единое информационное хранилище документов организации, что способствует накоплению корпоративных знаний. Происходит постепенный переход на безбумажный документооборот. Внедряются различные современные технологии коллективной работы с документами, такие как электронное согласование договоров.

Наблюдение № 1. Кто отвечает за внедрение СЭД?

Очень часто задача внедрения возлагается на силы внутреннего IT подразделения. В таком случае внедрение сводится к раздаче пользователям учётных записей и организации доступа к серверу документооборота. Дальше пользователи начинают сами разбираться с программой.  Если руководство компании стоит в стороне от проекта внедрения, и в лучшем случае изредка спрашивает: "Ну, а как там система документооборота? Работает?", то такое внедрение может длиться очень долго и результат его непредсказуем.

Наблюдение № 2. Что даёт СЭД?

Сотрудники сомневаются зачем нужна им эта программа, что она может им дать, может ли она облегчить их работу или только усложняет им жизнь? Например, одним из узких мест автоматизированных процессов может является этап подписания документа. В случае внедрения СЭД "снизу" этап подписания документа в 99 случаях из 100 не подлежит автоматизации. Всякая электронная "бумажка" дойдя до этапа подписания помещается в электронную папку "на подписи" и будет там находиться сколь угодно долго. Естественно, что реальная жизнь такого не позволяет и сотрудник, которому нужна виза распечатывает документ и "отловив" в коридоре или "пробившись" в кабинет руководителя получает визу на свой БУМАЖНЫЙ документ. У сотрудников возникает справедливый вопрос, зачем нужно делать дополнительную работу в СЭД, когда она не решает существующих в организации проблем и только отнимает время? Постепенно работа с системой документооборота сходит на нет.
Мы очень часто сталкиваемся с ситуацией, когда сотрудники одного отдела говорили, что им гораздо проще САМОСТОЯТЕЛЬНО внести в СЭД документы, которые им приносят из других отделов. И заметьте, эти документы были подготовленные на компьютере и затем распечатаны!

Наблюдение № 3. Кто работает с СЭД?

Специфика внедрения системы документооборота заключается в том, что масштабы применения СЭД выходят за рамки одного отдела. В работе с СЭД принимают участие сотрудники разных отделов, служб, подразделений и филиалов. Когда автоматизируемый процесс выходит за границы одного подразделения, так сразу начинаются проблемы взаимоотношений. Результатом "междоусобных войн" является то, что СЭД не работает. Причём "не работает" - это не значит что при нажатии в программе кнопки появляется сообщение об ошибке, а то, что программой не пользуются, и продолжают работать так, как работали раньше.

К сожалению, аналогичных примеров из опыта внедрения системы документооборота можно привести не мало. Готовы ли Вы потратить деньги, время и свои нервы не будучи уверенным в успешном внедрении?

Так от чего же зависит успешность внедрения СЭД?

Вот небольшая история из моей практики:

"Внедряя СЭД в 2009 году в одной из "дочек" Газпрома мы столкнулись с тем, что после проведения всех обучений и семинаров в программе  работали только секретари руководителей и канцелярия. Остальные сотрудники просто наблюдали за их работой в системе. У них была установлена программа, они имели свои логины, им приходили уведомления. Они заходили в программу, смотрели поступившие им сообщения и поручения, но ничего в ней не делали. То есть не формировали отчёты об исполнении поручений, не писали ответы на запросы и т.п. Всё это за них в программу вносили секретари. Естественно они не успевали делать это своевременно. После того, как Генеральный директор поинтересовался, почему в СЭД остаётся незакрытыми большая часть выданных им поручений (секретари тоже вносили в СЭД эти поручения), было созвано совещание, на котором исполнители пожаловались на то, что у них нет времени на внесение отчётов об исполнении. После этого Генеральный директор принял решение, что выплата премии будет произведена только поле того, как все поручения будут обработаны. Несомненно, что в течении дня, все поручения были закрыты. Генеральный директор запретил секретарям вносить за исполнителей отчёты в программу. Нагрузка на секретарей была значительно снижена.  Странным образом у всех стало хватать времени на формирование отчётов". Эта история отчётливо показывает значимость роли руководителя в процессе внедрения системы электронного документооборота.

Занимаясь внедрением СЭД с 2005 года мы выработали эффективную методику внедрения. Она целиком состоит из "волшебных пилюль" и "серебренных пуль",  сформировавшихся в результате многолетней практики, опыта управления проектами, знания тонкостей данного предмета и понимания психологии пользователей. Позволю дать Вам несколько бесплатных советов по внедрению СЭД:

  • К системе документооборота нельзя относиться как к обычной программе типа excel или word, которые достаточно установить на компьютеры пользователей и ими все будут пользоваться. Ценность СЭД в том, что это не просто программа - это инструмент руководителя для обеспечения порядка в работе компании, создающий возможность для роста бизнеса. Решение о внедрении СЭД назревает тогда, когда росту компании начинает мешать отсутствие системности в работе с документами (наличие "бардака"). Внедрение системы документооборота регламентирует внутреннюю деятельность компании. Поэтому внутренним Заказчиком внедрения СЭД должно выступать Руководство компании, а не канцелярия или юридический отдел и уж тем более не IT подразделение.
  • Контроль над проектом внедрения должен осуществлять Генеральный директор или его Первый заместитель. Руководитель канцелярии или Директор по IT не имеет достаточных полномочий и авторитета для внедрения СЭД в компании.
  • Нужно определить, что будет автоматизировано с помощью СЭД, кто будет работать в СЭД,  составить программу и план внедрения.
  • Поскольку система документооборота одна из самых массовых по числу пользователей система, применяемых в большинстве организаций, то необходимо сосредоточиться на подготовке (обучении) сотрудников и их мотивации к работе с СЭД.
  • Успешность внедрения системы электронного документооборота во многом зависит от возможности её быстрой адаптации к бизнес-процессам организации. Бизнес-процессы в каждой компании имеют свою специфику и свои отличия.
  • Использование СЭД в повседневной практике сотрудниками компании необходимо закрепить на юридическом уровне в виде должностных инструкций и регламентов.

Конечно, это далеко не полный перечень того, что приведёт Ваш проект внедрения к успеху. 

По данным статистики, большая часть проектов, проводимых заказчиками самостоятельно или имеют отрицательный результат или очень сильно растягиваются во времени. Это связано с неправильной оценкой имеющихся в компании ресурсов на внедрение системы документооборота.

Как показывает практика, лучшим решением является совместный с консультантами проект внедрения СЭД.

Гарантии внедрения системы документооборота ESCOM.BPM

Реализация совместного проекта внедрения СЭД осуществляется поэтапно, в соответствии с утверждённым календарным планом-графиком. На всех этапах проекта работы выполняются совместно с персоналом Заказчика, что обеспечивает их вовлечение в работу с программой. При настройке системы документооборота учитываются их мнение и пожелания. Это создаёт доверительные отношения сотрудников к системе.
Гарантированное внедрение системы документооборота ESCOM.BPM достигается за счёт сочетания в проекте эффективных и проверенных методик внедрения с современными техническими решениями для автоматизации бизнес-процессов. 

Заключая договор на внедрение Вы можете быть уверенными, что обозначенные в нём работы будут выполнены в установленные сроки. Многие наши клиенты выбрали совместный проект внедрения СЭД, потому что доверяют нашему профессионализму, знаниям и опыту.

Что даст Вам проект совместного внедрения СЭД?

Во-первых, это сокращение сроков внедрения. Наши специалисты в сжатые сроки установят и подготовят программу к эксплуатации. Будет выполнена типовая настройка справочников системы, ролей и прав доступа, а так же типовых процессов, например, для процесса "Регистрация входящих документов" будут настроены нужные шаблоны регистрационных номеров и журналы регистрации. Перед началом эксплуатации пользователи и администраторы прослушают подготовительный курс по работе с СЭД.

Во-вторых, это снижает риски проекта,  позволит комплексно подойти ко всем аспектам автоматизации бизнес-процессов, учесть тонкости и специфику электронного документооборота Заказчика. Наши консультанты обследуют существующие бизнес-процессы на предприятии, предложат варианты их оптимизации, разработают регламенты и Техническое задание, проведут комплексную подготовку и обучение персонала, осуществят настройку системы в соответствии с разработанными регламентами и Техническим заданием.

В-третьих, это повышение качества внедрения за счёт более высокой отдачи от использования функций СЭД. Мы знаем все возможности нашей программы и сможем предложить их наиболее оптимальное использование. 








Сколько стоит внедрить СЭД?

Стоимость внедрения СЭД зависит от объёма работ. Мы снижаем стоимость консалтинговых услуг за счет выполнения многих работ дистанционно. Ориентировочно стоимость внедрения СЭД примерно равна стоимости лицензий (редакция Стандартная-ПРОФ + 20 клиентских лицензий).

Для заказа совместного проекта внедрения СЭД
отправьте нам электронное письмо на sales@escom-bpm.com, в котором расскажите о Вашей компании, и подробно о стоящих перед Вами задачах. В теме письма укажите "Внедрение СЭД ESCOM.BPM". Мы в кратчайшие сроки выработаем для Вас оптимальное коммерческое предложение.  Можно позвонить и обсудить детали по Skype (ESCOM-BPM) или по телефону +7 495 255 00 99.

Приобрести внедрение СЭД лучше сразу, вместе с покупкой лицензий. Когда решение о покупке лицензий СЭД принято, то убедить руководство компании выделить средства на её внедрение гораздо проще.
И не забывайте о существовании скидок от общей суммы заказа!  Соответственно, если заказывать внедрение отдельно, то цена его будет выше.

Несомненно, Вы найдёте приятным, наличие у нас Акций и Cпец. Предложений.

Почему нужно купить внедрение именно у нас?

Во-первых, у нас адекватные цены на услуги. Многие компании выбрали нас, потому что не нашли несколько миллионов рублей на внедрение программ конкурентов (либо нашли этим деньгам более правильное применение).

Во-вторых, с нашей стороны в проекте работают только подготовленные специалисты, имеющие реальный, практический опыт внедрения. Мне неоднократно рассказывали наши клиенты, перешедшие на работу с программой ESCOM.BPM, что когда им внедряли предыдущую программу документооборота, то представителем внедренца была девушка-студентка с небольшим опытом и слабым знанием программы и самого предмета.  Выбирая программу документооборота у наших конкурентов Вам ещё нужно будет не ошибиться в выборе партнёра, который будет Вам внедрять программу! 

В-третьих, мы поддерживаем клиентов с адаптированными решениями. Немногие из наших конкурентов идут на изменение функционала системы, подстраивая систему под Заказчика (или это очень дорого и медленно). И ещё меньше таких, которые готовы сопровождать такие решения. Мы же предлагаем в короткие сроки за разумные деньги настроить программу под Вашу специфику документооборота с её последующим сопровождением.

Какие сроки внедрения системы документооборота?

Всех интересуют сроки внедрения СЭД. Конечно, хочется уже завтра начать работать с программой. Да, это возможно в нашей системе. Многие простые вещи можно запустить достаточно быстро. Ещё раз подчеркну, что дело тут не в программе, а в людях, которые будут с ней работать. Их нужно научить пользоваться программой. Например, мы можем запустить в эксплуатацию регистрацию входящих документов за 1 - 2 дня. В этом процессе занята только одна роль - Регистратор. Потребуется установить программу на сервер и на несколько рабочих станций, и обучить Регистраторов создавать регистрационные карточки. Если же требуется автоматизировать весь процесс с этапом рассмотрения документа и формированием резолюций, этапом исполнения, на котором ведётся работа Исполнителей с поручениями, формированием ответа на письмо (исходящие письма), контролем исполнения документов и работой с электронным архивом, то может потребоваться от 1-й до 2-х недель. Потому что потребуется научить работе с программой не только Регистраторов, но и Подписантов, их Секретарей и Исполнителей. В нашем понимании "обучить" - это означает, что в результате пользователи будут уверенно ориентироваться в программе, а не просто прочитать им лекцию.

Сроки типового внедрения системы документооборота находятся в промежутке от 3х недель до 2х - 4х месяцев.  На практике сроки внедрения системы электронного документооборота зависят от:

  • Количества автоматизируемых документационных процессов
  • Количества автоматизируемых участков
  • Количества обучаемых сотрудников, их уровня начальной подготовки
  • А так же от других факторов, некоторые из которых описаны в статье про электронный документооборот.

Одним из факторов, влияющих на сроки внедрения, является человеческий фактор. Поэтому прямая заинтересованность администрации Вашей компании в быстром внедрении системы документооборота, обеспечение непосредственного контроля над проектом внедрения и участие в нём, позволяет существенно сократить сроки внедрения.

Далее я привожу, в качестве дополнительной информации, перечень основных задач комплексного проекта внедрения системы документооборота.

Задачи проекта внедрения системы документооборота

Проект внедрения системы документооборота как правило охватывает наиболее важные и ключевые процессы организации. Поэтому при внедрении программы документооборота особое внимание нужно обратить на задачи, которые необходимо решить в ходе данного проекта.




Подготовительные задачи внедрения системы документооборота:

В рамках подготовки к проекту внедрению системы документооборота потребуется:

Внедрение системы документооборота. Методологические задачи

Внедрение СЭД требует решения методологических задач, таких как:

Внедрение системы документооборота. Технологические задачи

В ходе проекта внедрения программы документооборота приходится решать ряд технологических задач, таких как:


P.S. Помните, что Заказывая проект внедрения системы документооборота Вы получаете помимо стандартной тех. поддержки гарантийное сопровождение системы в течении 6 месяцев!

Возможно, Вам будут интересны следующие ссылки: Мы всегда рады ответить на Ваши вопросы. Вы можете отправить их нам на e-mail sales@escom-bpm.com или позвонить нам по телефонам +7(495) 255-00-99
X

Задать вопрос