Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99

Автоматизированные функции контроля исполнения документов

"При печатании книги в нее всегда вкрадывается несколько ошибок, которые никто не заметит."
Закон публикации

Автоматизируемые функции контроля

Поскольку мы собираемся автоматизировать контроль, то нам сначала необходимо определиться с функциями контроля, подлежащим автоматизации. При работе с бумажными документами в роли контролёра выступает человек, которому вменяется в обязанности осуществление функций контроля. Следует отметить, что контролёр, в большинстве случаев, работает только с документами, имеющими гриф «На контроль», или как ещё говорят «поставленными на контроль». Что происходит с другими исполняемыми документами в бумажном виде – известно только самому исполнителю. Если по такому неконтролируемому документу возникает проблема, то остаётся только её исправлять, нет никаких способов заранее диагностировать проблему, так же как и найти причины её возникновения.

В идеале, чтобы повысить исполнительскую дисциплину в целом, нужно все документы ставить на контроль. Но это, конечно, очень трудоёмко – осуществлять контроль всех документов. Поэтому мы и говорим об автоматизации контроля исполнения документов, так как видим решение проблемы в переводе трудоёмких процедур контроля на плечи автоматизированной системы.

Так какие же функции контроля исполнения документов мы хотим автоматизировать?


Формирование контрольной карточки

Контроль исполнения документа начинается с создания для него контрольной карточки. В неё заноситься информация о документе, поручениях, сроках исполнения, исполнителях. В ходе контроля в неё вносятся различные отметки о ходе исполнения. Работа это очень трудоёмкая. Но использование системы электронного документооборота может её облегчить. Если в систему уже имеется электронная регистрационная карточка документа, то для осуществления контроля в ней добавляются страницы «Контроль» и «Ход исполнения». Значит, вводить данные о самом документе уже не требуется, а достаточно указать сроки и исполнителей.

Контроль исполнения документов

Однако, ведение вручную, контрольных карточек не позволяет отследить в динамике весь ход исполнения документа. Каждый из исполнителей может отписать документ на уровень ниже, в подчинённые ему подразделения, а те в свою очередь в подчинённые им подразделения. Ход исполнения получит несколько ветвей, а цепочки исполнения станут очень длинными. Для учёта статусов поручений и отслеживания сроков исполнения без автоматизированной системы контроля не обойтись. В электронной контрольной карточке документа автоматически будет отображаться весь ход исполнения документа. Все цепочки, статусы поручений, исполнители, сроки выдачи, сроки исполнения, текущее состояние и т.д., всё это становиться доступно сразу, из единой точки просмотра. Не нужно ничего и никого искать. Карточку любого электронного, поручения из любой цепочки можно открыть и посмотреть, как и кем и какая ведётся работа. Можно своевременно вмешаться и предотвратить срыв сроков исполнения документов. Система документооборота позволяет отправить любому исполнителю уведомление, прямо из карточки документа или из карточки его поручения. Можно поставить напоминание о данном документе. Это позволит не забыть про документ и вернуться к нему через некоторое время.

Учёт сроков исполнения документов

В чём заключается контроль срока исполнения документа? Во-первых, в том чтобы заранее сигнализировать и напоминать исполнителям и контролёру о его приближении. Возможно, что это позволит им своевременно приложить усилия и исполнить документ в срок. Если срок указан в бумажной карточке, то чтобы оповестить о его приближении исполнителя нужно ему позвонить. Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить на автоматизированную систему. Это снимет большой объём работы с контролёра. Кроме того автоматическая фиксация факта прочтения сотрудником уведомления позволяет не сомневаться что он теперь в курсе происходящего. Во-вторых, срок используется для контроля просроченности документа.


Формирование журнала «просроченные документы»

Если срок исполнения документа истёк, а по документу так и не был исполнен, например не подготовлен ответ, то документу нужно присвоить статус «Просрочен». Сделать это вручную по контрольным карточкам документов очень трудоёмкая операция. Система контроля исполнения документов позволяет автоматически присвоить не исполненным документам статус «Просрочен» и сформировать журнал из карточек просроченных документов. Наличие такого журнала позволяет руководителям принимать оперативные меры по исправлению ситуации.


Постановка документа на контроль

Контроль исполнения документов включает в себя важную процедуру постановки документа на контроль. Процедура заключается в занесении в контрольную карточку даты постановки на контроль, даты контроля и внесении записи о контролируемом документе в журнал контроля. При большом количестве контролируемых документов это достаточно трудоёмкое занятие. Система документооборота позволяет автоматизировать постановку документа на контроль. Если на этапе рассмотрения документа в карточке был включен признак «На контроль», то после отправке документа на исполнение он будет помещён в журнал контроля, а в карточку будет занесена отметка о постановке на контроль.


Формирование журнала «на контроле»

Как уже было сказано Выше, для особо важных документов устанавливается специальный признак «На контроль». Информация о таких документах вноситься в журнал вручную контролёром. Эту работу необходимо переложить на автоматизированную систему контроля исполнения. Она должна документы с признаком «На контроль» автоматически отображать в журнале контроля. Ведение журнала в электронном виде очень удобно и значительно облегчает работу контролёра. В карточке каждого контролируемого документа должна быть установлена дата контроля. Как правило, это несколько дней до срока исполнения документа. Электронный журнал контроля должен быть сгруппирован по датам контроля. Это позволит всем участникам процесса исполнения видеть документы, срок контроля которых наступает сегодня, завтра, на следующей неделе, в следующем месяце и т.д. и принимать меры к их своевременному исполнению.

Внесение в документ контрольных отметок

В ходе исполнения документа Контролёр может запрашивать у исполнителей информацию о ходе исполнения и вносить её в контрольные карточки документов. В автоматизированной системе это сделать прощё. Не надо звонить, разыскивать сотрудников и «пытать» их. Достаточно отправить прямо из электронной карточки контролируемого документа сообщение сотруднику и тот сможет на него ответить. Текст ответа из карточки сообщения можно перенести в специальный раздел «Контрольные отметки» в электронной карточке документа. Все заинтересованные лица могут просматривать карточку документа и видеть ход исполнения. Это позволяет проводить оперативный мониторинг исполнения документов без необходимости собирать всех участников процесса в одном кабинете.

Проверка отчётов исполнителей

Каждый из исполнителей документа может подготовить отчёт и прийти с ним на приём к руководителю в кабинет. Иногда это нужно и без этого не обойтись. Но по многим вопросам проверку отчётов можно организовать в системе контроля исполнения документов. Отчёт можно подготовить в электронном виде, отсканировать, прикрепить файлы к карточке поручения и отправить отчёт на проверку. В автоматизированной системе отчёт сначала поступает на предварительную проверку контролёру и после его одобрения отправляется Руководителю, выдавшему резолюцию.

Важно то, что в системе документооборота автоматически фиксируются все события. Так и событие отправки отчёта содержит запись даты и времени. Если отчёт будет отклонён и отправлен на доработку, то тоже будет записана дата этого события. Это важно для всех участников процесса.

Удобной функцией системы контроля исполнения является формирование версий документов. В данном случае, если исполнитель подготовил отчёт, а его вернули ему на доработку, то он может создать новую версию отчёта и в ней выделить свои доработки, исправления.

Все перечисленные возможности позволяют существенно снизить затраты на сбор и проверку отчётов исполнителей, а так же сделать этот этап прозрачным для всех участников процесса.

Учёт переносов срока исполнения

Важной процедурой контроля является учёт переносов срока исполнения документа. Такие факты вносятся в контрольную карточку документа и позволяют видеть, сколько раз уже срок переносился, как долго исполняется документ, насколько он был просрочен. Если внести отметку о переносе сроков в бумажную контрольную карточку ещё возможно, то учитывать вручную временные рамки работы с документом – практически не реально. Автоматизированная система позволяет решить эти проблемы, и в результате повысить эффективность контроля. При проверке отчёта и отправке его на доработку система контролирует срок исполнения документа и если он истёк, то предлагает проверяющему лицу выполнить перенос срока. Автоматически в карточку документа в специальный раздел «Учёт переноса срока исполнения» заноситься запись о событии: кем и когда был изменён срок, новый срок и старый срок исполнения.

Ну и конечно, для автоматизированной системы нет никакой проблемы вести учёт времени. Расчёт временных рамок осуществляется автоматически, и они отображаются в электронной карточке документа на странице «Контроль», например: «сколько времени осталось до срока исполнения», «сколько времени исполняется документ», «насколько времени документ просрочен».

Снятие документа с контроля

После того как отчёты по исполнению документа проверены и принимается решение, что документ исполнен и его нужно передать на архивное хранение, то перед этим нужно снять документ с контроля. Эту процедуру нужно выполнить только для документов, которые были ранее поставлены на контроль. Из чего же состоит эта функция?

Для снятия документа с контроля нужно найти его контрольную карточку, в карточке сделать соответствующую отметку и потом в журнале контроля то же сделать отметку. Вот вроде бы и всё. В принципе, действий у Контролёра по выполнению данной функции немного, но при большом количестве документов это может занимать достаточно времени. Чем же может помочь автоматизированное решение? В системе документооборота эта функция может быть автоматизирована. При нажатии на кнопку «Снять документ с контроля» в карточку контролируемого документа автоматически запишется дата и время снятия с контроля, кем снят документ с контроля. А вообще-то документ после проверки отчётов об исполнении может быть снят с контроля автоматически, если для него включен такой режим. И ни надо нажимать никаких дополнительных кнопок.

Снятие документа с контроля приводит к тому, что он автоматически перестаёт отображаться в журнале «На контроле». Система контроля исполнения присваивает документу статус «Исполнен» и его карточка перемещается в электронный архив документов. Однако вся информация о том что документ был на контроле и как он исполнялся, сохраняется в его карточке и её можно всегда посмотреть.

Резюме

Автоматизированный контроль исполнения документов однозначно может помочь в трудоёмких процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Однако целиком и полностью система контроля исполнения не может заменить человека. Зато она может значительно облегчить его работу, а так же работу исполнителей, и как следствие повысить в целом эффективность контроля исполнения документов в организации.

Подробнее о контроле исполнения и других не менее важных и удобных функциях системы электронного документооборота Вы можете узнать на сайте www.escom-bpm.com

Возврат к списку

X

Задать вопрос